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Posté le 5 décembre 2011 par La rédaction dans Entreprises et marchés La procédure de maîtrise des documents est une des procédures obligatoires de tout système de management (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001... ). Que faut-il définir dans la procédure de maîtrise des documents? Que signifie la revue documentaire? Explications. Pourquoi une procédure de maîtrise des documents? Dans tout système de management ( qualité, environnement, sécurité…), il est important de maîtriser non seulement les documents crées en interne (procédure, instruction, par exemple), mais également ceux qui proviennent de l'extérieur (normes liées aux produits, réglementations, informations clients, par exemple). Quels mécanismes faut-il maîtriser? Simplifiez votre gestion documentaire. Toute information utilisée dans le cadre des activités d'un organisme doit être exacte afin d'éviter toute situation non conforme. Pour cela, il est important de maîtriser les mécanismes suivants: Pour les documents internes Approuver les documents avant diffusion: L'information doit être exacte.
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Elle demande simplement que certaines informations figurent comme le titre, la date, l'auteur, etc. Il faut donc conserver l'ensemble des informations ou références précédemment rassemblées dans les cartouches et plus généralement sur la page de garde des documents du système documentaire. L'absence d'obligations quant au format utilisé vous laisse libre de choisir comment vous voulez faire apparaître ces références. 4.2.3 Maitrise des documents. De nombreuses entreprises choisissent de garder cette page de garde dans un premier temps pour ne pas commettre d'impaire. Le plus intéressant selon moi, peut être de remplacer toute la partie texte par des logigrammes ou schémas par exemple. Dans le cadre de documents pour lesquels les remontées de collaborateurs se résument souvent à un contenu trop lourd ou peu encourageant, les logigrammes ou schémas peuvent vous permettre d'apporter plus de légèreté à votre système documentaire et à les encourager à aller vers celui-ci. En passant par ces formats, vous vous forcez à synthétiser vos informations pour aller à l'essentiel.
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Après validation de la demande par le supérieur hiérarchique et par le Responsable Qualité, ce dernier donne suite à la création/modification/suppression d'un document. Si le besoin est ressenti par le Responsable Qualité, ce dernier déclenche la création/modification/suppression d'un document et cela en concertation avec les personnes concernées. ]
Le mot de passe, que ce soit pour l'ouverture d'une session, ou les droits serveurs ou encore le partage des dossiers/fichiers avec certains type d'utilisateurs vous aideront à maîtriser le flux de diffusion et confidentialité des données). Pour l'utilisation/modification inadéquate, le mot de passe protégera vos documents de type office ou PDF par exemple. Maitrise des documents qualité de vie. 7. 2 Pour maîtriser les informations documentées, l'organisme doit mettre en œuvre les activités suivantes, quand elles sont applicables: a) distribution, accès, récupération et utilisation; b) stockage et protection, y compris préservation de la lisibilité; c) maîtrise des modifications (par exemple, contrôle des versions); d) conservation et élimination. Ici deux cas de figure: Vous avez un système documentaire informatisé basé sur la synchronisation, dans ce cas il vous suffira de notifier que seuls les documents consultables en ligne font foi avec interdiction de télécharger/imprimer les documents Vous avez un système documentaire basé sur le téléchargement / distribution sur les ordinateurs et postes de travail et dans ce cas, il vous faudra émettre une information à chaque MAJ / création/ suppression de document et édicter une règle pour exiger la suppression immédiate des versions précédentes.
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