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Tuesday, 2 July 2024

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Youhou! Bientôt mon anniversaire! Eh oui je prends ça avec le sourire, alors rejoignez-moi pour l'occasion! Quoi de mieux qu'être entouré de sa famille et ses amis lorsqu'on prend un an de plus?! Invitation-a-mon-anniversaire-de-mes-13-ans. Avec le temps, tout s'en va.... Oui mais pas les soirées de folie chez moi! Alors venez fêter mon anniversaire! Bientôt mon anniversaire, je suis sûre que vous ne devinerez jamais mon âge, je suis au top! Venez voir ça!! !

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Il existe deux méthodes très répandues d'organisation du plan de classement, à savoir un classement par fonction de documents ou par service de l'entreprise. Plusieurs étapes interviennent dans ce processus de classement. a) Lister les différents types de documents à intégrer dans la GED Lister et caractériser les différents types de documents métiers: type de document métier, origine (interne/externe), format d'origine (papier/électronique), fréquence (utilisation, envoi, réception…), volumétrie (faible, forte), nombre de services et/ou utilisateurs concernés. Exemples de types de documents possibles Devis Bon d'intervention Facture Rapport de visite etc. Identifier les index (métadonnées) qui caractérisent chaque document métier. Gestion des flux physiques au collège. Ainsi pour chaque type de document, identifier les index techniques, fonctionnels et métiers utiles. De quels index ai-je besoin pour nommer le document? Pour le classer dans le bon dossier? Pour le rechercher par mots clés dans l'outil de GED? Exemples d'index possibles Numéro / référence (index fonctionnel) Date de création / d'édition (index technique) Nom du client (index fonctionnel) Description / objet (index fonctionnel) Dans un contexte métier Métallurgie, la masse volumique (index métier) Certains index permettront de lier différents types de documents entre eux.

Longues et complexes à déployer, ces normes ne constituent pas la seule alternative à la mise en place d'une bonne gestion du flux d'information dans une entreprise. Des processus plus légers peuvent être déployés dans les entreprises. Comment mettre en place une gestion de flux d'information? Points clés et bonnes pratiques du déploiement d'une solution de gestion de flux d'information performante I- DEFINIR LES REGLES DE NOMMAGE Un document doit être nommé selon des critères prédéfinis, dès sa création. Il est conseillé de définir des règles de nommage cohérentes et synthétiques: utiliser un nom court, des abréviations, noter la date ou le numéro de version du document et respecter une charte de nommage pour harmoniser les intitulés des documents. Gestion des flux physiques la. Il est également conseillé de ne pas utiliser des noms contenant des accents et des caractères spéciaux. Exemples Paramètre de nommage orienté métier ou usage: Facture---. Un document pdf, pourra donner le nommage de document suivant: Paramètre de nommage orienté chronologie: -Facture-- document pdf, pourra donner le nommage de document suivant: 20150428- 2- DEFINIR LE PLAN DE CLASSEMENT L'objectif est d'élaborer un plan de classement (linéaire, hiérarchique, multidimensionnelle.. ) afin d' organiser, de façon cohérente, les documents numériques.