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Archivage facilité pour une plus grande réactivité Les organisations performantes doivent pouvoir répondre aux demandes de leurs clients rapidement. L'archivage numérique ouvre également la porte à une nouvelle réactivité commerciale. Il permet par exemple d'automatiser le versement des informations clients (des données et des documents) dans les applications de gestion. Outre les gains de temps et la diminution des erreurs, ce type de fonctionnalités facilite la constitution de dossiers d'archives centralisés et permet de réunir dans un seul endroit l'ensemble des informations concernant un client. Avantage d une archive video. Les services commerciaux pourront archiver facilement toutes les pièces d'un client, ses contrats, ses commandes, etc. et ajouter les autres documents au fil de l'eau, une réclamation par exemple, même à partir d'un autre site, bureau ou service. Parallèlement, des contrôles logiciels pourront être lancés pour vérifier notamment la complétude des dossiers. Plus globalement, cet archivage numérique homogénéise la constitution de dossier.

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Nous vivons actuellement dans l'ère du multimédia où tout se fait pratiquement tout le temps par solution numérique. L'archivage de données n'échappe pas à cette tendance. Dans cet article, nous allons expliquer en quoi l'archivage constitue un grand atout dans la société contemporaine. Généralités sur l'archivage numérique de données Avant d'entrer dans le vif du sujet à savoir les avantages de l'archivage numérique, il faut tout d'abord commencer par expliquer en quoi consiste un archivage numérique. Archives : Twitter propose à tous le téléchargement de ses messages. Cela consiste à conserver des documents électroniques. Pour procéder à ça, il faut d'abord réunir tous les documents et les classer. Ensuite, il faut les placer sur un support sécurisé. De ce fait, les documents seront protégés et ils pourront être exploités lorsqu'on en aura besoin. Le stockage des données peut se faire sur plusieurs supports et les données pourront être copiées à volonté. En effet, dans la plupart des domaines autant personnels que professionnels, on néglige souvent la sauvegarde de données alors qu'une simple défaillance peut causer la perte de toutes vos données d'importance capitale.

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1 - Répondre aux nécessités de l'archivage L'archivage n'est pas seulement un système de stockage long-termiste. C'est aussi une façon de simplifier les contraintes rencontrées par l'ensemble des entreprises: Respect des obligations (durée d'archivage légale des documents) Production des documents à valeur probatoire Préservation de la pérennité de l'entreprise En cela, vos archives doivent vous servir comme vecteur de communication, preuves à fournir et mémoire de votre activité. Quels sont les avantages d’un audit archivage pour une entreprise ? - Services-Entreprises. Il est donc primordial de bien s'assurer que le système d'archivage électronique mis en place soit assez efficace pour vous simplifier ces trois tâches. 2 - Cerner clairement vos besoins Depuis quelques années, le cadre légal évolue, de façon à donner la même valeur à un écrit électronique qu'à un écrit papier, sous réserve de certaines conditions stipulées par l'article 1316-1 du code civil: « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve [... ] sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.

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Il est légitime de se demander quelle est l'utilité de l'activité archivistique en dehors de la conservation des documents. Un spécialiste des archives ne rend pas seulement service à son organisation et son personnel, il rejoint également des besoins de la société. Un outil de gestion et de gouvernance Les archives sont créées à des fins de mémoire, pour « garder une trace » immédiate (vérification de faits), cumulative (transfert d'expertise) ou à long terme (informations authentiques). D'où l'intérêt d'offrir aux documents un traitement efficace. Les archives concernent tout d'abord les personnes physiques. Au cours de sa vie, un individu fera des études, exercera un métier, acquerra des biens, paiera ses impôts et sera suivi médicalement. Les organismes gérant toutes ces activités créeront des documents d'importance variable. Avantage d'une archive informatique. Quand certains n'auront qu'une utilité relative, d'autres devront être conservés quelques années voire toute la vie (titre de propriété, bulletins de salaire, etc. ) car ils font office de preuve.

complément de cours: La compression Compresser un fichier consiste à modifier son format pour qu'il prenne moins de place. Cela permet de stocker d'éviter l'achat d'espace de stockage supplémentaire. De plus les fichiers plus petits sont transférés plus rapidement sur les réseaux. Avant d'envoyer un fichier volumineux, il faut essayer de le compresser. Parfois, la compression rend le fichier inutilisable sans une décompression préalable. Par exemple, avant de pouvoir lire des fichiers qui ont été compressés avec 7zip, il faut les décompresser. Il existe deux grandes façons de compresser un fichier: avec perte ou sans perte. La perte signifie "perte de qualité". Les archives, à quoi ça sert ?. Une perte de qualité se traduit par des images qui ont moins de détails, des musiques enregsitrées sur une plage de fréquence plus courte, des vidéos pixellisées. Pourquoi utiliser des méthodes de compression avec perte? Parce qu'elles sont plus efficaces pour réduire la taille des fichiers. Les formats de compression destinés à tous les types de fichiers comme rar, zip, et 7z compressent sans perte.

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