Comment Dématérialiser Des Bulletins De Paie (Numérique) ? — Faire Part Mariage Belarto Bella Ref.725098 - La Compagnie Du Faire-Part

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Saturday, 17 August 2024
Pour garantir l'intégrité et la confidentialité des données, le bulletin de paie est scellé et rendu inviolable par cryptage, hachage ou signature électronique. L'employeur n'est pas obligé de dématérialiser ses fiches de paie, mais s'il décide de le faire, il doit en informer ses employés un mois avant la numérisation de la fiche de salaire. Le salarié peut s'y opposer sous un délai de 30 jours. Il peut aussi le faire plus tard pour la recevoir au format papier. La loi fixe aussi ses règles de conservation: le bulletin de salaire numérique est déposé au format PDF par l'employeur sous coffre-fort électronique sur le CPA du salarié. L'employé en est informé par notification email à chaque dépôt. Il est disponible durant 50 ans, ou au moins jusqu'aux 75 ans du salarié, selon le choix de l'entreprise. En cas de cessation de l'activité du prestataire certifié, ou de l'entreprise elle-même, les salariés en seront informés pour récupérer et transférer leurs bulletins de paie dématérialisés, durant 3 mois avant la fermeture.

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Accord du salarié La mise en place du bulletin de paie dématérialisé devient le droit commun si l'employeur le décide. En effet la loi vient inverser les options, le salarié ne formule plus son accord pour l'obtenir par voie numérique, mais doit désormais se manifester lorsque ce dernier s'y oppose. De ce fait depuis 1 er janvier 2017, si une entreprise souhaite distribuer ses bulletins par voie électronique et qu'aucun des salariés a exprimé une opposition formelle, elle peut l'imposer pour tous. Conservation des bulletins L'employeur doit choisir la manière dont il va garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé au salarié parmis les 2 options suivantes: Conservation pendant une durée de 50 ans Conservation jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge maximal de mise à la retraite (mentionné à l'article L. 1237-5 du code du travail), augmenté de 6 ans, soit 75 ans Attention!

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De plus, cette entreprise diminue efficacement son empreinte écologique en réduisant ses impressions; un point supplémentaire pour sa marque employeur. Ainsi, dématérialiser vos bulletins de paie, c'est non seulement économiser sur les coûts d'impression, mais aussi améliorer votre RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises). Or, la RSE est essentielle à votre image de marque. Elle vous permet aussi, à votre échelle, de participer au développement durable. Mise à disposition d'une solution facile d'accès pour vos équipes Autre avantage de la dématérialisation: en quelques clics, vos équipes peuvent visualiser le statut de la remise des bulletins de paie. Vos salariés peuvent quant à eux accéder à leurs documents en ligne, depuis n'importe où et quand ils le souhaitent, cela sans avoir à les stocker physiquement chez eux. Les bulletins de paie électroniques sont rangés dans un coffre-fort virtuel interne à l'entreprise ou hébergé chez un prestataire dédié. Via un accès personnalisé et sécurisé, chaque salarié est en mesure de récupérer n'importe quelle fiche de paie dès qu'il le souhaite, sans avoir à fouiller dans ses tiroirs.

). Cela dit, il est très facile de perdre ses dossiers administratifs avec la conservation sous format papier: il suffit d'un dégât des eaux, d'un incendie, d'un vol, ou même d'un oubli. Dans les faits, un coffre-fort dématérialisé représente une solution plus sécurisée que l'impression et le stockage de documents papier. Il semble évidemment plus facile de voler la clé d'un bureau que de pirater une solution numérique hautement sécurisée. Le Cachet Électronique Visible (CEV), option additionnelle, vise à garantir l'intégrité de vos bulletins de paie numériques, même si le salarié décide de les imprimer. Avec un coffre-fort électronique, vos documents sont certifiés authentiques (non modifiables) et leur confidentialité respectée. 4: La gestion technique inhérente à la dématérialisation Mettre en place une solution de dématérialisation peut sembler complexe, mais rassurez-vous, on ne vous demande pas d'en maîtriser tous les aspects techniques. S'il vous faudra un petit temps d'adaptation au début, notamment lors de la mise en place de la solution, vous serez vite à l'aise, d'autant plus qu'il est possible de vous faire accompagner par le prestataire responsable de la mise en place de ce type de logiciel.

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