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». Cela permettra à votre client de patienter et rester en ligne, plutôt qu'il renonce à faire aboutir sa requête téléphonique. Répondez aux questions courantes dans vos messages d'attente Même si la réponse à certaines questions peut se trouver facilement par internet, ou par un autre biais, certains clients ont le réflexe d'appeler directement. Message accueil téléphonique. Pourquoi alors ne pas inclure, dès votre message d'accueil, la réponse aux questions les plus récurrentes comme vos horaires d'ouverture ou l'adresse physique de votre entreprise? Cela permettra de désencombrer vos lignes téléphoniques et vos clients auront obtenu l'information dont ils avaient besoin. Vous pouvez aussi en profiter pour les diriger vers votre site internet ou vos réseaux sociaux si cela est cohérent avec votre activité. Réalisez des mises à jour au gré des saisons et de vos actualités Une année est rythmée par de nombreuses actualités, qu'elles soient saisonnières, comme les fêtes de fin d'années, les périodes de soldes, les jours fériés, ou plus particulièrement liées à votre entreprise.
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Par exemple, « À l'occasion des fêtes locales, notre entreprise restera fermée jusqu'au 8 septembre prochain » ou «Notre entreprise est fermée pour congés jusqu'au 30 août prochain, vous pouvez nous envoyer un mail avec votre consultation et nous vous contacterons à notre retour». Message d'accueil avec menu d'options Tandis que le menu d'options est basé sur un SVI qui distribue les appels, les messages d'accueil sont chargés d'informer le client de toutes les options vers lesquelles son appel peut être transféré. Par exemple, « Si vous êtes déjà client, tapez 1, si vous voulez une information commerciale, tapez l 2… » ou « Si vous voulez contacter notre agence de Lyon, tapez l 1, notre agence de Marseille, tapez 2 ».
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Le message d'accueil, c'est la première chose que vos clients, vos partenaires ou vos prestataires vont entendre lorsqu'ils vont vous appeler. Voici quelques astuces simples à mettre en œuvre pour leur donner une très bonne première impression dès le début de l'appel. 1. Soyez heureux que vos clients vous appellent Lorsque vous enregistrez des messages d'accueil pour le serveur vocal interactif de votre entreprise, adoptez un ton naturel et enjoué et non un ton triste ou agressif. Vos clients veulent percevoir le sourire de la personne qui a enregistré le message. Serveur Vocal : Comment faire un bon message d'accueil. Cela les rassure et crée un environnement de confort qui est la base d'une relation constructive et de confiance. Faîtes sentir à vos clients que vous êtes heureux qu'ils vous appellent et que vous êtes ravis de les aider ou de répondre à vos questions. Remerciez-les de vous avoir contacté. Vous pouvez par exemple proposer un message d'accueil du type Bonjour et bienvenue chez [Nom de votre entreprise]. Nous vous remercions de votre appel.
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À titre d'exemple, vous pouvez utiliser la formule suivante: Bonjour, merci d'avoir appelé XXX. Nous sommes là pour vous aider! Veuillez appuyer sur « 1 » pour parler à un de nos conseillers, ou sur « 2 » pour être mis en relation avec notre réceptionniste. Comment personnaliser vos messages d’accueil téléphonique selon votre secteur d’activité ? - ATS Studios. Personnalisez votre message Votre message d'accueil téléphonique doit être totalement original et répondre aux besoins de vos clients et prospects. Les options du SVI doivent refléter les principaux problèmes qu'ils peuvent rencontrer. Si vous disposez par exemple d'un cabinet comptable et que, pendant la saison des impôts, les appels sont trop nombreux pour que vous puissiez les traiter en même temps, vous pouvez ajuster votre message d'accueil comme suit: Bonjour, vous avez joint notre service de comptabilité. Veuillez appuyer sur « 1 » pour prendre rendez-vous, sur « 2 » pour effectuer un paiement et sur « 3 » pour parler à l'un de nos agents. Merci de votre patience pendant cette période occupée de l'année. Utilisez un callbot pour mettre en place un message d'accueil téléphonique efficace Les SVI sont importants pour vous permettre de prendre en charge les demandes de vos clients, notamment lorsque vous n'êtes pas disponible ou en cas de pics d'appels.
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Les messages d'accueil sont un élément important de tout standard, et savoir ce qu'ils sont et comment les installer vous aidera à en tirer le meilleur parti. Ajouter des messages personnalisés avec une bonne qualité sonore reflète le professionnalisme, ce qui améliore l'image de l'entreprise et contribue à créer une bonne première impression pour les clients potentiels. Accueil téléphonique : 10 phrases types pour vous aider - Citizen Call. Pour pouvoir décider quels messages d'accueil vous voulez dans votre entreprise, nous devons être clairs sur ce qu'ils sont. Les messages d'accueil du standard téléphonique sont des messages vocaux programmés, que le client entend lorsqu'il appelle le siège de l'entreprise. Ces messages peuvent l'informer sur l'entreprise en question ou le guider à travers les différents services de l'entreprise. Les messages d'accueil nous permettent d'inclure des messages vocaux personnalisés sur le système téléphonique et, par conséquent, de contrôler tout ce que nos clients ou clients potentiels entendent. Un autre avantage des messages d'accueil est qu'ils améliorent la relation avec le client, car ils offrent une solution pour les situations où le client ne peut pas être assisté, par exemple, s'il appelle en dehors des heures de bureau, ou si toutes les extensions du standard téléphonique sont occupées.
Nous vous invitons à renouveler votre appel du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 heures à 18 heures. Merci et à bientôt. » Messages d'accueil occupés Il peut arriver, pour différentes raisons, qu'un client appelle le standard mais que toutes ses extensions soient occupées, de sorte que le client ne peut pas être assisté immédiatement. Message accueil téléphonique paris. Dans ce cas, nous avons plus d'une possibilité, par exemple en incluant un message informatif expliquant que les agents ne sont pas disponibles. Si vous décidez ensuite de placer le client sur une file d'attente, vous pouvez l'informer de temps en temps qu'il sera assisté prochainement, par exemple: « Nos agents sont occupés en ce moment, nous vous remercions de bien vouloir rester en attente, nous allons vous répondre dans quelques instants «. Une autre possibilité que nous avons est que l'appel se termine sur la boîte vocale, où nous pouvons inclure un message personnalisé informant le client qu'il peut laisser un message ou qu'il peut rappeler plus tard: « Bienvenue chez « monentreprise ».
N'oubliez pas de mentionner l'adresse web à laquelle vos appelants peuvent réserver leur table et vos jours de fermeture. Un commerce: vous pouvez changer régulièrement votre message d'attente en fonction de la saison, de vos ouvertures ou fermetures, de vos promotions, des événements du quartier. Pensez aussi à changer votre musique pour surprendre vos clients. Quel que soit votre secteur d'activité, adoptez un ton enthousiaste (sans surjouer! ) et laissez le sourire s'entendre dans votre voix! Cela prouve à vos interlocuteurs que vous avez à cœur de répondre à leurs questions. N'oubliez pas qu'il s'agit de la vitrine sonore de votre entreprise! Notez que donner le nom de l'entreprise au moins une fois rassure l'appelant quant au fait qu'il ait appelé le bon numéro. Privilégiez des phrases courtes et simples. Ainsi, votre appelant comprend parfaitement les informations que vous lui transmettez et éventuellement les choix qui s'offrent à lui (composer telle ou telle touche, appeler pendant les heures d'ouverture, …).
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