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Le quorum d'une Assemblée générale d'association correspond au nombre minimum de membres à réunir pour que l'AG et les délibérations puissent être valables. Ce quorum est prévu dans les statuts. En revanche, si rien n'est prévu dans les statuts, les décisions prises en Assemblée générale d'association sont valables, peu importe le nombre de membres présents ou représentés. Ce quorum permet de garantir une certaine démocratie dans le processus de prise de décision. En effet, il évite que les décisions soient prises par un petit nombre de membres, peu représentatif de l'AG. Si les statuts prévoient un quorum, la tenue d'une fiche de présence est alors indispensable pour votre association. En effet, la fiche de présence permet de comptabiliser le nombre de membres présents ou représentés lors de l'Assemblée générale. Dès lors que le nombre de membres est inférieur au nombre minimum requis par le quorum, l'AG et ses délibérations ne peuvent pas être considérées comme valables. Exemple: les statuts d'une association prévoient un quorum de la moitié des membres de l'association.
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C'est un élément déterminant, car c'est ce nombre qui permet de savoir si le quorum est bien atteint. Enfin, la feuille de présence doit afficher le nombre de membres présents et absents, mais également l'identité des mandataires agissant pour le compte d'une personne morale par exemple. Leur signature est tout aussi nécessaire que les réels associés présents à l'assemblée générale. En cas de présence de mandataires, il faut impérativement joindre à la feuille de présence la liste détaillée des pouvoirs qui leur ont été transmis par leur mandant, il s'agira d'un proche, d'un membre de la famille de l'associé par exemple. L'intitulé du mandat doit être claire ainsi que sa mission, son identité, l'étendue et surtout la durée de sa mission doit être précisée. Il se peut que le mandataire n'ait pas pour fonction d'assister à n'importe quelle réunion mais une assemblée générale en particulier, il faut le préciser. Tous ces détails feront partie intégrante du procès verbal issu de l'assemblée générale.
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Ce document doit être signé par tous les participants afin de les engager sur les décisions votées. Il est ensuite joint au procès-verbal de l'assemblée générale. Il aura une valeur juridique et est généralement prévu par les statuts de la société, qu'elle soit par actions ou non, c'est pourquoi il se doit de respecter certaines conditions de forme. Est-ce obligatoire de rédiger une feuille de présence pour une AG à annexer au procès verbal (PV)? La feuille de présence pour une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire n'est pas toujours obligatoire, contrairement aux réunions. En effet, l'obligation ou non de prévoir ce document est fixée dans les statuts de votre société, copropriété ou association. Cependant, même lorsqu'elle n'est pas obligatoire, la fiche est fortement conseillée, voire indispensable. En effet, le quorum étant indiqué sur la feuille de présence, c'est cet élément qui rendra valables les décisions prises. La feuille de présence est également pratique car le quorum va pouvoir déterminer s'il y a eu certains votes par procuration.
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Procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire annuelle du [date de l'AGO] Association [nom de l'association] Domiciliée au [adresse Les membres de l'association [nom de l'association] se sont réunis lors de l'assemblée générale ordinaire annuelle du [date de l'AGO], à [heure de l'AGO], au [lieu de l'AGO], sur convocation préalablement adressée par [lettre recommandée AR / remise en main propre / affichage / courrier électronique / …], le [date de la convocation], par [auteur de la convocation], dans les formes et délais conformes aux dispositions statutaires. [Nombre de membres présents ou représentés] membres étaient présents ou représentés, sur un total de [nombre total de membres] membres de l'association; conformément aux conditions de quorum mentionnées dans les statuts, l'assemblée générale ordinaire annuelle peut donc valablement délibérer. Une feuille de présence est annexée au présent procès-verbal. L'assemblée générale ordinaire est présidée par [Madame/Monsieur] [nom du président], en sa qualité de président de l'association.
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La séance est levée à [heure de fin de l'AGO]. Fait le [date du PV d'AGO], à [lieu du PV d'AGO]. [Nom & Prénom du président] [SIGNATURE] Le secrétaire & Prénom du secrétaire] [SIGNATURE]
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