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Les avances, sauf décision contraire, sont par nature restituables au copropriétaire au moment de la vente alors que les autres charges sont acquises à la copropriété et feront l'objet d'une régularisation. Une fois votées, ces charges, que l'on nomme provisions, seront appelés à chaque copropriétaire par l'envoi d'un document communément appelé, l'appel de fonds. Ces appels de fonds ont une date, la date exigibilité, date au delà de laquelle toute provision non réglée devient une dette du copropriétaire à l'égard du syndicat des copropriétaires. Ces montants pourront alors faire l'objet de procédure de recouvrement.
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Comment est payé l'argent nécessaire au fonctionnement d'une copropriété ou comment sont appelés les fonds nécessaires à régler les dépenses de la copropriété? Il y a tout d'abord nécessité d'une décision préalable de l'assemblée générale de la copropriété. Et les copropriétaires doivent payer les fonds demandés par le syndic uniquement si il y a eu une décision d'assemblée. Le vote du budget prévisionnel qui « fait face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble » (assurance de la copropriété, salaires du gardien ou paiement de la société d'entretien, maintenance de l'ascenseur, etc), le vote des budgets travaux importants, le vote à propos d'une avance de trésorerie (qui ne doit pas dépasser 1/6 ème de celui du budget prévisionnel) entrent dans ce cadre. Si il y a urgence pour la sauvegarde de l'immeuble, le syndic est autorisé par la loi à décider de la réalisation de travaux, quel qu'en soit le montant, après en avoir notifié le conseil syndical.
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( En savoir plus sur le budget en copropriété) A quelle date, l'appel de fond est-il exigible? Celui-ci, à moins que l'assemblée générale en décide autrement est exigible le premier jour de chaque trimestre, soit le 1 er janvier/ 1 er avril/ 1 er juillet/ 1 er octobre, à moins que l'assemblée générale en décide autrement par un vote. Qu'est ce que les appels de fonds « travaux »? Ce sont des appels qui serviront à financer des réparations généralement non comprises dans le budget prévisionnel, (ravalement, réparation de la toiture, changement du portail, etc…) Les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles, selon les modalités votées par l'assemblée générale. La clé de répartition peut être différente pour chaque budget « travaux » et correspond aux travaux votés. La date des appels peut être différente de ceux trimestriels et peuvent être à cheval sur plusieurs exercices en fonction des travaux votés. Usuellement, le syndic bénévole attend que les appels de fonds soient entièrement réalisées et payées par les propriétaires pour lancer les travaux afin d'éviter à la copropriété des soucis de trésorerie...
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Le paiement de charges en copropriété est obligatoire pour chaque copropriétaire. Afin de pouvoir assurer la gestion de l'immeuble et payer les différentes sommes dues, le syndic appelle régulièrement des sommes auprès des copropriétaires. C'est ce qu'on appelle les appels de fonds. Ces sommes réclamées correspondent aux dépenses telles que l' assurance multirisques de l'immeuble, les frais de chauffage, d'électricité, d'ascenseur, les employés de la copropriété, les impôts et taxes, etc. Pour pouvoir assurer ces frais, le syndicat des copropriétaires vote un budget prévisionnel lors de l'assemblée générale. Les sommes déterminées ( les provisions) sont appelées généralement chaque début de trimestre. En fin d'exercice comptable, le syndic procède à une régularisation des charges engagées face aux provisions réclamées. D'autres budgets peuvent être votés en assemblée générale pour répondre à des besoins de travaux ou autres dépenses exceptionnelles. Ces budgets font également l'objet d'appels de fonds et de répartition spécifiques.
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Les ressources financières de la copropriété proviennent pour l'essentiel de fonds versés par les copropriétaires. Ces fonds vont alimenter 2 catégories de charges: les charges courantes et les charges exceptionnelles. Les charges courantes vont permettre le bon fonctionnement de la copropriété et de conserver l'immeuble en bon état. Parmi les dépenses courantes, on retrouve les travaux de maintenance de l'immeuble, les frais de fonctionnement, les dépenses d'administration de la copropriété etc. Chaque année le syndicat des copropriétaire vote un budget prévisionnel de dépenses courantes. En revanche, lorsqu'il est nécessaire d'effectuer des travaux ou de financer des opérations exceptionnelles qui sortent du cadre habituel de dépenses courantes, le syndicat vote en assemblée générale un budget de charges exceptionnelles pour chaque dépense non courante. On distingue également 2 types de charges, les charges destinées au fonctionnement de la copropriété ou des frais votés en assemblée générale tels que travaux, procédure judiciaire.. et les avances.
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