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La recherche de facture représente une perte de temps considérables pour tous les entrepreneurs, gérants et patrons qui souhaitent se concentrer uniquement sur l'opérationnel. Pour résoudre ce problème, iPaidThat a créé une solution unique permettant de collecter les factures fournisseurs depuis les espaces clients. iPaidThat collecte d'ores et déjà vos factures fournisseurs reçues par email. Mais aujourd'hui, un grand nombre de documents ne sont plus transmis par email et sont disponibles uniquement sur les sites des fournisseurs. Conséquence, la recherche de facture est encore plus compliquée. Il faut d'abord vérifier si la facture n'est pas dans les mails, puis aller sur le site fournisseurs, se souvenir de ses identifiants, puis chercher dans quel onglet se trouve la facture (tous les sites ayant des plateformes différentes). En résumé, c'est une vraie difficulté administrative. Collecte des factures fournisseurs. C'est pourquoi chez iPaidThat, nous avons décidé d'automatiser la collecte de factures depuis les espaces clients.
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Pour vos tickets et notes de frais, la prise de photo via le scanner mobile permet de les récupérer rapidement. Le processus est sécurisé et respecte les règles de confidentialité. De plus, les documents comptables conservent leur valeur probante grâce à l'insertion de certificats électroniques agréés par l'État. Les avantages liés à la collecte automatique des factures: centralisation, pré-comptabilité et partage de données L'intérêt de collecter les factures automatiquement dépasse les activités contraignantes de recherche et d'enregistrement. Opter pour cette solution, c'est profiter de nombreuses fonctionnalités offertes par l'univers du numérique. La centralisation des données L'ensemble des pièces comptables est regroupé dans le logiciel iPaidThat et accessible à distance. La gestion des factures de l'entreprise peut se faire n'importe où et n'importe quand. Collecte automatique de factures : un atout majeur en 2022. Vous pouvez vérifier, valider et payer vos factures en toute confiance. La pré-comptabilité Une application de scanner avec Reconnaissance Optique de Caractères ( OCR) numérise les informations présentes dans les documents.
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Pour gagner du temps dans votre gestion administrative et comptable, la solution, c'est la collecte automatique des factures. Et c'est beaucoup plus simple que ça en a l'air. Libeo fait le point. RÉCUPÉRATION MANUELLE DES FACTURES: UNE PERTE DE TEMPS POUR LES ENTREPRISES « Tu peux m'envoyer la facture du fournisseur? » « Regarde, elle est dans le Drive. Collecte des factures pdf. » « Non, c'est celle d'Amazon », « On la retrouve plus, demande un duplicata. » sont autant de phrases qui ponctuent le quotidien des services comptables et administratifs en entreprise.
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La captation des documents et la traçabilité sont des enjeux majeurs pour arriver à une digitalisation complète et sereine de votre cabinet. Aujourd'hui les factures arrivent par divers canaux et obtenir un suivi complet et efficient est un véritable challenge. Collecte des factures site. Nous allons voir comment y remédier avec la solution Demat'Box. Constat: Aujourd'hui nous trouvons 2 types de formats: les factures papiers et les factures nativement numériques. Les premières peuvent vous être transmises principalement de manières suivantes: Par la fameuse boîte à chaussures, dont la digitalisation des pièces est faite au sein du cabinet Par mail, numérisées avec le matériel de votre client ou bien prises en photo. Concernant la seconde catégorie, vous pouvez les récupérer soit sur le portail fournisseur de votre client manuellement ou bien il vous les adresse par mail. Autant de sources différentes qui forcent le cabinet à s'organiser en conséquence et à mettre en place des process dédiés aux modes de transmission utilisés.
La saisie comptable est ainsi automatique et le risque d'erreurs est maîtrisé. Avec cet outil, vous intégrez votre plan comptable personnalisé et exportez vos journaux comptables au format souhaité. La place occupée par les tâches administratives diminue et le personnel comptable peut être employé sur des tâches plus rentables pour l'entreprise. Il peut également se consacrer à d'autres obligations laissées de côté par manque de disponibilité: formation des collaborateurs, achat de fournitures… Le partage des données L'accessibilité en ligne du logiciel iPaidThat est un atout majeur en termes de partage d'informations. Azopio - Collecte automatique de factures. Vous pouvez déléguer un accès restrictif à vos collaborateurs. Vos équipes interviennent alors en direct dans les limites que vous aurez fixées. De la même façon, vous pouvez autoriser votre expert-comptable à se connecter afin de simplifier ses travaux de vérification de justificatifs. C'est, une fois de plus, un gain de temps pour vous et pour lui. Enfin, avec l'export des journaux comptables, vous êtes en mesure de lui fournir des informations complètes au format le plus adapté au fonctionnement de son cabinet.