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Tuesday, 13 August 2024

Avantages et Inconvénients de l'Archivage Électronique | JUL En qualité de chef d'entreprise, vous devez assurer l'accès et la sécurité de l'ensemble des documents nécessaires à l'activité de votre société, mais également des archives. Or, celles-ci prennent au fil des années de plus en plus de place physiquement et doivent se retrouver dans un espace dédié facilement accessible. Afin de réduire le volume de vos dossiers, vous avez donc envisagé de procéder à l'archivage électronique de vos documents d'entreprise. Avantages et inconvénients des archives physiques et électroniques. Ainsi, vous vous posez de nombreuses questions et analysez les pour et les contres de cette méthode d'archivage de documents. Pour vous aider à prendre une décision, voici une brève présentation des avantages et des inconvénients de l'archivage électronique de documents dans une entreprise. Les bénéfices de l'archivage électronique L'archivage électronique, également appelé l'archivage numérique ou digital, permet de stocker et de conserver l'ensemble des documents de l'entreprise de manière électronique, sur un serveur physique ou via l'infonuagique (cloud).

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Les données numériques seront accessibles via un terminal, à n'importe quel moment et dans n'importe quel endroit. Même en déplacement, les personnes qui auront besoin des informations archivées pourront les manipuler et les exploiter à la seule condition d'avoir les moyens d'y accéder. Un gain de temps et de place Les informations archivées seront placées dans des bases de données dont la gestion peut être assurée par un logiciel spécifique. Le stockage des données usant de cette méthode permettra un gain d'espace concret ainsi qu'un gain de temps. L'archivage numérique est une technique efficace et bien rodée pour parvenir à ces résultats. Avantage des archives 2019. La garantie de l'authenticité des données La sécurisation des archives par le biais d'éléments comme la signature électronique ou le système d'empreinte contribue à garantir l'authenticité des informations. Cela est important pour l'assurance de l'intégrité des données. Ces dernières pourront être utilisées sans crainte d'avoir été modifiées.

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Effectuer l' archivage électronique au sein même de la société permet de bénéficier d'une meilleure sécurité de ces données. Les agents chargés de l'opération devront avoir les compétences nécessaires pour une gestion optimale des données. D'autre part, l'entreprise peut confier la mission à un prestataire, voire une société offshore. Il s'agit d'une délocalisation de l'archivage numérique. Elle peut ainsi profiter d' un service de saisie délocalisée. Le principe est simple: l'entreprise engagera une agence qui aura à accomplir toutes les tâches relatives à l'archivage électronique. Les sociétés offshores sont situées dans un pays autre que celui où se trouve l'entreprise demandeuse d'ordre. C'est ce qui caractérise principalement ce type de prestataire. Les principaux avantages de l'archivage électronique Se tourner vers l'archivage numérique est une décision qui peut être motivée par diverses raisons. Entreprise : les avantages de la numérisation des documents. Les avantages de l'adoption de cette technique sont bel et bien réels. Entre autres, il y a à savoir: Une meilleure manipulation des données Les données qui sont archivées seront plus aisées à partager pour les besoins de l'entreprise.

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demande de rapatriement en ligne À Curie comme à Saint-Louis, la gestion des dossiers externalisés chez un prestataire ne pose pas de souci particulier. La première raison tient à l'expérience de cette pratique, depuis le début à Saint- Louis et de nombreuses années à Curie. Pour l'interne, le service des archives de Saint-Louis utilise GDM (gestion des dossiers médicaux), le logiciel développé par l'AP-HP. GDM prend en charge les prêts, retours, créations, réactualisations, et réintégrations des dossiers revenant du prestataire d'archivage. Avantage des archives google. Pour ces derniers, le prestataire propose un service web. « Le logiciel en ligne de Recall permet d'identifier chaque dossier sorti. Et de demander son rapatriement dans la journée en cas de besoin », explique Jenny Wattelier. Pour répondre à ce besoin, le prestataire estampille chaque dossier avec un codebarres. Pour les envois physiques des dossiers chez le prestataire, l'organisation des locaux ressemble à celle d'un serpentin. « Je demande à Recall de prendre unepartie de l'année la plus ancienne.

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Selon la loi, les archives représentent l'ensemble des documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé. Une entreprise doit accorder de l'importance à ses documents, quels que soient leur date de création, leur forme et leur support matériel. Il existe des archives physiques et des archives électroniques. Découvrez ce qui différencie une catégorie de l'autre et qu'elles sont leurs avantages et inconvénients. DEVIS ARCHIVAGE Différence entre archives physiques et archives électroniques Dès qu'un document est produit par une personne dans le cadre de son activité, celui-ci doit être considéré comme étant une archive. En fonction du support, l'archive peut-être physique ou électronique. Ce sont les documents papier qui deviennent des archives physiques tandis que les documents numériques, tels que les données électroniques sauvegardées et stockées sur un disque dur, font office d'archives électroniques. Pourquoi externaliser ses archives est avantageux et économique ?. La différence entre les deux types d'archives est ainsi mise en évidence.

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L'externalisation des documents ou outsourcing consiste à transférer une partie ou la totalité des archives d'une entreprise vers un prestataire externe qui assure la prise en charge de l'archivage de ses documents, de la sauvegarde et de l'actualisation des fichiers. Bien que certaines entreprises soient encore réticentes à l'idée de confier cette tâche à un tiers, l'externalisation présente de nombreux avantages. Critères à prendre en compte avant d'externaliser son archivage La plupart des entreprises qui décident d'externaliser leur archivage prennent cette décision parce qu'elles ne disposent pas des ressources ou des compétences suffisantes. Avantage des archives sur. Des différents contrats aux bulletins de salaire, des bons de commande aux statuts de la société, l'archivage requiert un certain nombre de connaissances métier (documentaires, juridiques, informatiques, etc. ), du temps, de l'espace de stockage, et un grand sens de l'organisation. Si un de ces prérequis manque à l'appel, mieux vaut se tourner vers un tiers-archiveur.

Externaliser ses archives est une décision difficile car cette démarche est apparentée à un risque pour la majorité des décideurs. Il n'en est rien. DEVIS ARCHIVAGE Confidentialité Les services proposés par les tiers-archiveurs assurent la confidentialité des données sensibles et permettent de mettre en place une véritable politique d'archivage. L'entreprise peut alors se recentrer sur son cœur de métier en évitant d'amasser des données en interne où le moindre mètre carré doit être optimisé. Externaliser représente aussi un moyen de partager les responsabilités avec le tiers-archiveur en cas de perte ou de dégradation de document. Confier ses données sensibles à une entreprise tiers, n'est-ce pas perdre en confidentialité? C'est en réalité le contraire tant ce type de prestataire est aujourd'hui sûr. Ce n'est pas un hasard si ce marché croît de 10% chaque année. Le client a la possibilité de définir un accès limité aux archives. Si tel est son souhait, une poignée de personnes seulement peut consulter les documents, en devant s'inscrire systématiquement sur le registre (voir plus bas le paragraphe politique d'archivage).

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