Coiffeur Villeurbanne Gratte Ciel / Dématérialisation Des Documents : Avantages Et Inconvénients - Novatim
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Dématérialisez vos documents RH Développée par COTRANET, la solution de gestion documentaire CotraTEAM, est un logiciel collaboratif de dématérialisation des dossiers employés et autres documents du personnel, avec une gestion 100% numérique. Grâce à cette plateforme multilingue de gestion, les salariés retrouveront l'intégralité des documents numériques (fichiers PDF, Word, Excel, e-mails, etc.. ) et des documents papiers dématérialisés (contrats, compte-rendus d'entretiens, notes de frais, demande de congés…) dans leur propre dossier. CotraTEAM est accessible en mode SaaS ( Software as a Service) hautement sécurisé, avec un hébergement exclusivement en France, en utilisant une simple connexion internet via tout support (PC, tablette, mobile…)
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À travers celle-ci, l'État encourage les collectivités à rattraper leur retard en matière de transformation digitale de la fonction RH. Dématérialiser les processus RH pour répondre aux enjeux principaux de la fonction publique La feuille de route SIRH 2022 liste plusieurs objectifs: « Les capacités des systèmes d'information en termes de dématérialisation constituent un levier essentiel de modernisation. La dématérialisation permet en effet de faciliter le partage et l'échange d'informations et de documents, d'envisager de nouveaux usages et amène à revoir les processus et les organisations dans une optique de rationalisation et de simplification […] des données publiques » 2. Concrètement, pour les services RH, la dématérialisation des documents RH et des processus est tout d'abord synonyme de productivité. Elle permet ainsi de mettre fin à un certain nombre de tâches répétitives et chronophages: impression des documents, mise sous pli, affranchissement, classement manuel dans les dossiers des agents… À la clé, plusieurs heures de travail économisées chaque mois au sein de l'équipe RH et une capacité à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour les agents.
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Pourquoi dématérialiser le dossier salarié? En tant que responsable des ressources humaines de votre entreprise, vous avez besoin d'accéder aux documents concernant les salariés de manière simple et rapide. Il est également important de veiller à avoir à jour les derniers documents et informations sur les collaborateurs. Dans de nombreuses entreprises les dossiers du personnel sont en format papier, dans des dossiers suspendus. Cette situation peut rapidement devenir complexe notamment dans le cadre du télétravail qui s'est fortement développé dans les dernières années. Les avantages de la dématérialisation du dossier salarié Que dit la loi sur le dossier salarié? Les employeurs n'ont aucune obligation légale en ce qui concerne la constitution ou non des dossiers du personnel. Il n'y a pas non plus d'obligation quand à la forme et le contenu du dossier du collaborateur. Toutefois, en fonction de la convention collective dont une entreprise dépend, elle peut se voir imposer la création, mais aussi la forme et le contenu de tout ou partie des informations pouvant s'inscrire dans un dossier du personnel.
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« Cette étape peut permettre aux entreprises d'améliorer la recherche dans leur outil de gestion électronique de documents. » 2. La reprise de l'historique peut-elle être externalisée? La tâche étant parfois gargantuesque, certaines entreprises se tournent vers un prestataire pour externaliser la reprise de leur historique. Une décision qui n'est pas sans risque, pour Gérard Pietrement, qui cite notamment « une perte de document, une mauvaise maîtrise de la confidentialité, un manque d'expertise RH… » Comme la reprise de l'historique nécessite un travail de plusieurs mois, il est toutefois possible de trouver un compromis: garder en interne le traitement des documents des populations à risque comme le Comité de Direction, par exemple. 3. Quelles sont les durées de conservation optimales? Pour répondre à cette question, il faut à la fois se plonger dans le Code du Travail, le Code Pénal et le Code Civil, qui fixent les durées légales. Le dossier disciplinaire se conserve 3 ans maximum. Quant aux documents relatifs à la gestion des temps et des activités, un an suffit.
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A en croire bon nombre de médias et revues spécialisées, la dématérialisation RH est la nouvelle tendance forte de la transformation numérique des entreprises! Après les factures, les relevés de compte, et même les avis d'imposition, rien d'étonnant à ce que les documents RH soient touchés par ce phénomène. Comme chez Print Value on aime préciser les termes afin d'éviter les contresens, nous ne pouvions pas commencer cet article sans préciser ce que comprend l'énigmatique terme "dématérialisation RH". La dématérialisation RH a pour objectif de faciliter la gestion de l'ensemble des documents du service des Ressources Humaines, ainsi que de simplifier les processus de son activité. La dématérialisation RH comprend donc: La dématérialisation des documents RH C'est le passage des documents papier vers des formats numériques. Les services RH créent directement les documents au format numérique ou bien les numérisent. La dématérialisation des processus et services RH Il s'agit là de fluidifier et simplifier les actions du personnel grâce à l'automatisation des tâches rendue possible par une plateforme collaborative et des workflows.
Nous vous laissons vous faire votre propre opinion, mais sachez que ce n'est pas pour rien qu'aujourd'hui, la tendance est à la transformation digitale. Comme dans le cas du bulletin de paie dématérialisé, vous avez aussi tout à gagner en dématérialisant vos autres documents RH. Ne plus avoir à passer par l'étape papier vous fait gagner du temps et de l'argent (notamment sur des impressions qui coûtent cher à la longue). Votre personnel RH se trouve déchargé des tâches chronophages et répétitives (impression et envoi de chaque document à chaque salarié). De plus, cela facilite les échanges avec vos salariés: meilleure réactivité (lorsqu'une signature de document est nécessaire, par exemple), traçabilité garantie (fort pratique en cas de désaccord), archivage simple et sécurisé (fini les documents perdus). Bref, avec la dématérialisation, les interactions relatives aux documents administratifs se gèrent en quelques clics et de n'importe où. Outre le gain de productivité et la baisse des coûts, la dématérialisation valorise votre marque employeur et votre RSE (responsabilité sociétale des entreprises): c'est une démarche qui répond aux enjeux de la transition écologique.