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Emploi Nantes Environnement
Sunday, 11 August 2024

Les données peuvent alors être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées; Archivage définitif En raison de leur « valeur » et intérêt, certaines informations sont archivées de manière définitive et pérenne. À la différence de la conservation en base active, les deux dernières étapes ne sont pas systématiquement mises en place. Leur nécessité doit être évaluée pour chaque traitement, et, pour chacune de ces phases, un tri sera opéré entre les données. L'identification de la durée de conservation des traitements La définition de la durée de conservation relève de l'analyse de conformité que le responsable doit mener pour son traitement. Dans certains cas, la durée de conservation est fixée par la règlementation (par exemple, l'article L3243-4 du Code du travail impose à l'employeur de conserver un double du bulletin de paie du salarié pendant 5 ans). Toutefois, pour de nombreux traitements de données, la durée de conservation n'est pas fixée par un texte.

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De quelle durée de conservation parle-t-on pour les bulletins de paie sous forme électronique? Comme le rappelle la CNIL [5], il convient, pour chaque catégorie de données, de définir une durée de conservation: en base active, le cas échéant en archivage intermédiaire, et, le cas échéant (beaucoup plus rarement), en archivage définitif. Quel événement constitue le point de départ de la conservation du bulletin? La date de son émission ou de son enregistrement en base active? La date de son archivage (archivage intermédiaire)? Dans le référentiel GRH de la CNIL [6], la CNIL répond à ces questions, en retenant que le bulletin de paie « en version dématérialisée » est conservé: 1 mois en base active, 50 ans en archivage intermédiaire (simplification des règles énoncées par l'article D. 3243-8 du Code du travail). Une conservation jusqu'à la date de liquidation des droits à la retraite? Les caisses de retraite complémentaire demandaient, avant 2016, aux employeurs de délivrer à leurs salariés ou anciens salariés des pièces justificatives leur permettant de déterminer et de justifier leurs droits à la retraite.

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En pratique, il s'agit de bulletins de paie émis nativement sous forme dématérialisée [3] Un décret en Conseil d'Etat pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés devait en déterminer les modalités. Les durées de conservation du bulletin de paie sous forme électronique Le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016, rendu après avis de la CNIL, a finalement fixé les règles suivantes [4]: L'employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique: soit pendant une durée de cinquante ans; soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5, augmenté de six ans (schématiquement 75 ans). Il ressort, implicitement mais nécessairement, des dispositions réglementaires applicables et notamment de l'article D. 3243-7 du Code du travail que le point de départ des durées qui viennent d'être rappelées est l'émission du bulletin de paie sous forme électronique.

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Article L244-3 Modifié par LOI n°2011-1906 du 21 décembre 2011 - art. 39 (V) L'avertissement ou la mise en demeure ne peut concerner que les cotisations exigibles au cours des trois années civiles qui précèdent l'année de leur envoi ainsi que les cotisations exigibles au cours de l'année de leur envoi. En cas de constatation d'une infraction de travail illégal par procès-verbal établi par un agent verbalisateur, l'avertissement ou la mise en demeure peut concerner les cotisations exigibles au cours des cinq années civiles qui précèdent l'année de leur envoi ainsi que les cotisations exigibles au cours de l'année de leur envoi. L'avertissement ou la mise en demeure qui concerne le recouvrement des majorations de retard correspondant aux cotisations payées ou aux cotisations exigibles dans le délai fixé au premier alinéa doit être adressé avant l'expiration d'un délai de deux ans à compter du paiement des cotisations qui ont donné lieu à l'application desdites majorations. Les pénalités de retard appliquées en cas de production tardive ou de défaut de production des déclarations obligatoires relatives aux cotisations et contributions sociales et des déclarations annuelles des données sociales doivent être mises en recouvrement par voie de mise en demeure dans un délai de deux ans à compter de la date de production desdits documents ou, à défaut, à compter selon le cas soit de la notification de l'avertissement, soit de la mise en demeure prévus à l'article L.

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Si vous choisissez le format numérique, il est également préférable de faire des sauvegardes sur plusieurs appareils, et de les classer selon les années ou selon vos employeurs, si vous en avez plusieurs. Dans les deux cas, nous vous incitons fortement à avoir recours à un coffre-fort numérique, qui vous permettra de garder l'ensemble de vos documents en sécurité. Cela concerne les risques physiques évoqués ci-dessus, mais aussi les risques numériques comme le piratage ou la fuite de données personnelles. Pour approfondir votre réflexion, découvrez notre article « Mieux classer ses documents administratifs ». Pour la conservation de vos bulletins de paie, faites confiance à Digiposte et à son coffre-fort numérique sécurisé. Recevez et classez automatiquement vos documents, puis partagez-les en toute sérénité avec un tiers.

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Que les heures prises pour la représentation du personnel le soient sur les horaires de travail ou en heures supplémentaires, elles sont inscrites sur le bulletin de paie sans aucune autre précision (en prenant néanmoins le soin de distinguer les heures normales des heures supplémentaires). Si la description des activités de représentation fait partie des mentions prohibées de la fiche de paie, leur nature et leur montant doivent néanmoins être renseignés sur une fiche annexe au bulletin de salaire. Est-il obligatoire de conserver un double de chaque bulletin de paie? Pour chaque salarié, l'employeur doit garder un double de ses bulletins de paie. Ce double peut être exigé en cas de contrôle par l' inspection du travail, ou tout autre organisme habilité. Le code du travail impose de les conserver 5 ans mais l'administration fiscale prescrit de les garder 6 ans. Il est possible de déroger à ces règles de conservation en ayant recours à la conservation numérisée. Comment doit se faire la conservation des doubles de bulletin de paie?

Pour toutes ces démarches, il est donc essentiel de conserver l'ensemble de vos bulletins de paie, même s'il s'agit de contrats de courte durée ou de stages. Tous vos revenus peuvent jouer un rôle dans l' attribution de vos droits. Comment archiver ses bulletins de paie? Afin de retrouver l'ensemble de vos documents lorsqu'ils vous sont demandés pour une démarche administrative, il est important de conserver vos bulletins de paie au même endroit et de les classer régulièrement. Si vous optez pour le format physique, il est recommandé de les archiver dans des pochettes ou des classeurs, puis de les ranger du plus récent au plus ancien. Ainsi, quand vous devrez justifier vos revenus, vous pourrez facilement et rapidement présenter vos derniers bulletins de paie. En effet, ce sont généralement les trois, six ou douze derniers mois qui sont demandés par les institutions. Comme vous n'êtes pas à l'abri des aléas du quotidien, comme les inondations, les incendies ou les vols, il est conseillé de scanner vos documents pour en garder une copie numérique sur votre ordinateur et/ou un disque dur.

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