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On peut trouver sur les forums des questions comme « M on employeur me demande un justificatif pour mes frais de repas. Est-ce que ce justificatif doit absolument être une note de restaurant? Est-ce qu'il peut être un bon pour une note de boulangerie? Ou bien une note de supermarché? » La réponse est OUI! L'original d' un reçu papier est suffisant pour justifier d'une note de frais lorsqu'il ne concerne que le collaborateur. Cependant, il existe des spécificités. Comme par exemple lorsque l'on invite un client à déjeuner, doivent être mentionné sur la note: Le nom de chaque convive La fonction de chaque convive Le nom de l'entreprise de chaque convive Les frais kilométriques La justification des frais kilométriques requiert différentes précisions. Modèle de lettre : Demande de certificat de non paiement suite à la réception d'un chèque sans provision. Tout d'abord, le collaborateur est tenu de fournir la carte grise de sa voiture à son employeur. Il doit également renseigner: Le motif du déplacement Le lieu de la mission Le kilométrage total réalisé La puissance fiscale du véhicule Les frais de transports Il est impératif de fournir le motif précis de votre déplacement ainsi qu'un justificatif des billets de transports pour obtenir un remboursement.
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L'entreprise peut également rembourser le trajet effectué entre le domicile et le lieu de départ (gare, aéroport, etc). Cependant, elle ne rembourse pas le trajet quotidien du domicile-travail du collaborateur (sauf cas particulier). S'il s'agit d'un déplacement réalisé avec une voiture de fonction, elle doit rembourser l'ensemble des frais de carburant et de péage sur présentation d'un justificatif.
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Les notes de frais sont des dépenses fréquemment contrôlées par les Urssaf ou les impôts. Pour cette raison, il faut être attentif dans leur comptabilisation afin de les utiliser dans le respect de la règlementation. Notre article vous explique les règles à respecter sur la gestion des notes de frais; comment les justifier et comment se faire rembourser. 1) Rappel sur l'indemnisation des frais professionnels L'employeur à une obligation de rembourser les frais professionnels engagés par ses salariés. Il n'est donc pas nécessaire d'insérer une clause en ce sens dans le contrat de travail. Seul doit être indiqué la méthode retenue pour le remboursement des frais: soit sur la base des frais réels engagés soit au forfait. Notes de frais : les règles à respecter - Expert comptable Paris. Si les frais professionnels sont remboursés via la méthode des frais réels, les salariés doivent établir des notes de frais, accompagnées des justificatifs correspondant afin de justifier les dépenses et obtenir leurs remboursement. 2) Définition des notes de frais Une note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser des frais professionnels engagés pour le compte de son entreprise.
Les adhérents des centres de gestion agréés peuvent également refuser des paiements par chèque (ou par carte bancaire) dans les 3 cas suivants: Ventes de faible importance qu'il est d'usage de régler en espèces Réglementation professionnelle qui impose les paiements en espèces Frais d'encaissement très élevés par rapport au montant de la transaction (exemple: chèque d'un montant faible provenant d'une banque étrangère). Vous pouvez utiliser votre chéquier en euro dans les pays de la zone euro: titleContent uniquement si le commerçant l'accepte. Votre établissement bancaire peut vous prélever des frais. Justificatif non valable pour encaissement femme. Ces frais sont variables d'un établissement à l'autre.
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