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CoMMENT TROUVER LE BON prestatairE événementiel BRIEF ÉVÉNEMENTIEL: COMMENT BIEN LE RÉDIGER? Vous êtes chargé de l' organisation d'un événement? En premier lieu, il convient de rédiger un brief événementiel clair et détaillé, précisant vos besoins et vos attentes. La qualité du cahier des charges est primordiale. En effet, plus le document sera précis, plus les fournisseurs seront en mesure de proposer une offre sur-mesure, cohérente avec vos objectifs et votre budget. Nous présentons dans cet article les points clés à développer dans le cahier des charges d'un événement. Briefer les prestataires grâce à la méthode des 5 W La règle des 5 W est une méthode infaillible pour rédiger un cahier des charges efficace! Il s'agit de répondre aux 5 questions essentielles ayant trait à l'événement: quoi (what), pourquoi (why), où (where), quand (when) et qui (who). Définir le format de l'événement et son objectif En premier lieu, il convient de formuler le « quoi ». L'agence événementielle, ou tout autre prestataire, pourra ainsi cerner rapidement le concept du projet.
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Elle permet d'expliquer aux fournisseurs potentiels en quoi consiste l'appel d'offres, de donner des informations sur les réponses attendues, de préciser les raisons pour lesquelles l'entreprise a besoin d'un prestataire, de fixer les objectifs et dates de la mission, etc., et de préciser certains éléments logistiques, tels que les coordonnées et les délais de réponse attendue. Fiche de réponse du prestataire – Cette section correspond au modèle vierge à envoyer ou mettre à disposition des prestataires interrogés. Ceux-ci la complèteront et vous renverront leur réponse dans le temps imparti. Mise en pratique Téléchargez votre modèle de cahier des charges d'appel d'offres pour la création d'une plateforme d'événements virtuels ou hybrides içi.
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Ces données permettent de construire le planning de l'organisation et le déroulé de l'événement. D'ailleurs, une fois que la durée est fixé, vous devez établir un déroulé du programme dès la mise en place du projet. Cela vous permet de déterminer toutes les ressources nécessaires. Construire un rétro-planning de l'événement Lorsque les dates de l' événement sont fixées, vous pouvez également élaborer le rétro-planning, autre élément indispensable de votre cahier des charges. Ce type de planning est très courant dans le monde de l' organisation événementielle. Il se construit à partir de la date de la fin du projet, en sachant que ce dernier est immuable. Il permet par ailleurs de vérifier clairement la faisabilité du projet dans un temps imparti. Où se tiendra l'événement? Localisation et cadre Dans votre cahier des charges, vous devez indiquer obligatoirement où va se dérouler l'événement. Est-ce que vous restez dans la même ville, vous optez pour une organisation en région ou à l'étranger?
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Rédiger son cahier des charges est une étape incontournable dans l'organisation de votre événement professionnel. Dans ce document clair et structuré, le commanditaire stipule ses exigences. Il vous faudra faire preuve de précision dans la rédaction de ce document. Cela est essentiel pour avoir une vision d'ensemble de votre projet et pour vous faire gagner un temps précieux. Pensez tout d'abord à inscrire dans votre cahier des charges le nom de votre entreprise, son secteur d'activité, l'entité à facturer… Insistez ensuite sur les enjeux de l'événement, ses objectifs et son public cible. Enfin, pour rédiger un cahier des charges précis et rigoureux, ne manquez pas d'y inscrire une date, des horaires fixes et un lieu adapté. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour que votre événement ou séminaire soit organisé dans les conditions les plus optimales. Concernant les appels d'offres, la rédaction d'un cahier des charges n'est pas bien différente. En revanche, certains n'hésitent pas à tirer la sonnette d'alarme en dénonçant les utilisations abusives de cette pratique.
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A ce moment, vous allez pouvoir estimer combien de chambres vous devrez rechercher et pour combien de nuits. Sachez qu'en région les lieux ont de plus petites capacités d'hébergement qu'en Ile de France. Si vous avez besoin de plus de 50 chambres, étudiez la possibilité de loger vos participants dans plusieurs hôtels. Allez-vous les répartir par services, niveau hiérarchiques, en fonction du nombre de nuits où ils devront être logés, etc.? Le programme Dès la constitution du projet, commencez à établir 1 premier programme de votre événement. C'est à cette étape qu'il faut penser à tous les détails d'une journée. Proposerez-vous un petit déjeuner? Une pause le matin? Sous quelle forme souhaitez-vous que le déjeuner ait lieu (à l'extérieur du lieu de l'événement ou non)? Enfin, pensez toujours à clôturer la journée avec un moment convivial. C'est pendant l'élaboration du programme que vous devez commencer la liste de tous les équipements et de tous les prestataires qu'il faudra solliciter.
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