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Friday, 28 June 2024

Selon la nature du support, on distingue les documents nativement numériques, numérisés (scannés) et les documents non numériques (papier... ). Selon la nature du contenu, il existe des documents texte, audio, photo, vidéo, multimédia. B. Cycle de vie d'un document Lors de la création des documents numériques, il convient de prêter une attention particulière à leur format et à leur nommage s'ils ne sont pas créés directement en GED. Le format du document dépend du logiciel avec lequel il a été créé. Il est matérialisé, sous Windows, par son extension (exemple:, ). Les documents en format propriétaire ou fermés ne peuvent être lus qu'avec l'application avec laquelle ils ont été créés ou des applications compatibles multi-formats. Dans la perspective d'échange, de conservation et d'archivage des documents, il est préférable d'utiliser des formats ouverts qui assurent l'interopérabilité car ils sont reconnus par de nombreuses applications et dans le temps. Comment archiver ses documents d'entreprise efficacement ? - Inside Société. Il est souhaitable de convertir les documents validés dans un format standard, lisible à l'avenir et rendant le contenu difficilement modifiable, comme le format PDF/A (norme ISO 19005-1).

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Mais il peut être également très intéressant d'utiliser des bacs de stockage, des racks, des palettes ou des containers. Les étapes pour un archivage efficace Un bon archivage qui profite à l'entreprise doit suivre les étapes suivantes. Identification des documents à archiver La première étape pour archiver efficacement les documents administratifs physiques est de les identifier. Le but de cette manœuvre est de déterminer le type de document à archiver et surtout de choisir le mode d'archivage. L'identification permet également de prévoir les conditions de conservation des documents. Archivage des documents dans une entreprise pdf 2016. À cette étape, le personnel dédié devrait déjà avoir une idée du type de rangement à utiliser. En effet, selon le type de document, son importance et sa durée de vie, il est possible de déterminer lequel des équipements cités plus haut serait propice pour l'archivage. Il faut aussi prendre en compte la taille des archives et le niveau de sécurité requis. Une entreprise qui possède un grand volume de documents devrait découper ses armoires pour obtenir des palettes.

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Le service client doit être réactif et attentif à vos besoins. Soyez vigilants sur le choix de votre logiciel, n'hésitez pas à comparer les différents avis et témoignages clients avant de faire votre choix.

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2- Les concepts de l'archivage A. Les objectifs et les enjeux L'archivage a principalement quatre objectifs: répondre aux besoins opérationnels (archivage courant); répondre aux obligations légales; constituer des preuves juridiques en cas de litiges; préserver la mémoire de l'entreprise. Archivage des documents dans une entreprise pdf 1. Les catégories d'archivage > Accès fréquent pour l'activité de l'entreprise > Traité en GED > Accès très occasionnel pour des recours ou litiges a posteriori > Traitées en SAE > Pas d'accès ou alors exceptionnel pour des études à des fins historiques C. Les aspects juridiques de l'archivage Les durées légales de conservation des documents dépendent de la branche d'activité et sont définies par les lois ou textes réglementaires sur la protection des données personnelles (Informatique et Liberté, RGPD) et sur les délais de recours et de contrôle. Pour les documents ne relevant pas de ces textes (exemple: procédures internes de l'entreprise), chaque entreprise peut fixer la durée de conservation de ses documents en fonction de ses propres besoins.

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L'archivage est une obligation légale. Les documents d'une entreprise doivent être conservés sur une période réglementaire prescrite par la loi et durant laquelle l'administration peut mener des contrôles à postériori. Cette durée réglementaire de conservation des archives varie selon la nature des documents papiers à conserver ainsi que des obligations légales qui s'y rapportent. Aussi, le record management ou processus d'archivage a pour but précisément de gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie. Archivage des documents dans une entreprise pdf et. Voyons dès lors comment est-il possible de déterminer lesquels des documents d'entreprises sont à conserver et à archiver? Les archives physiques sont les documents tangibles produits ou reçus par une entreprise. Nécessaires au bon fonctionnement de son activité, les documents d'archives d'une entreprise doivent obligatoirement faire l'objet d'une conservation. Qu'ils soient utilisés couramment ou ponctuellement, les documents d'archives doivent donc être conservés pour pouvoir être consultés à tout moment.

Comment archiver les documents numériques dans une entreprise? Pour archiver les documents au sein d'une entreprise, le mieux est de s'équiper rapidement d'un logiciel d'archivage, disponible en licence ou en mode Saas. Pour archiver correctement les documents au sein d'une entreprise, 4 grandes étapes sont nécessaires: L'identification et l'authentification des archives Le stockage des documents La conservation et la consultation des archives La destruction ou le classement final des documents Identification et authentification des documents d'archives: dans un premier temps, il est nécessaire d'identifier et d'authentifier les archives. Cela permet donc d'assurer l'authentification des documents et de pouvoir déterminer les conditions d'archivage optimales suivant le type de document en question. Archivage des Documents - Société d Archivage - Prestation Archivage | AGS Archivage. Stockage des documents: une fois le document identifié et authentifié, il doit être stocké. Le stockage numérique permet d'éviter tous les désagréments liés au stockage papier: poussière, lumière qui détériore les documents, risque d'intempérie etc.

Réaliser le solivage pour un plancher ou un plafond est un travail de charpentier. Pourtant avec un peu de techniques et en suivant les étapes une à une, c'est à la portée de tout bricoleur. Commencer par faire tous vos calculs. Rassembler vos outils. Installer les solives. Et pour finir, placer les entretoises. Étriers pour solives de bois de construction. Un peu de calcul avant de commencer. Pour savoir la section des solives à utiliser, vous devez considérer trois éléments: L'entraxe: distance entre deux solives. La portée: longueur des solives ou distance entre les deux murs sur lesquelles viennent se poser les solives. La charge à supporter: Les dimensions ci-après sont destinées à des pièces à vivre standard. Portée (en mm) Entraxe 340 à 360 mm 400 à 420 mm 495 à 515 mm 2500 38 × 150 38 × 175 - 50 × 150 3000 63 × 150 - 38 × 175 63 × 175 - 38 × 200 3500 50 × 200 - 63 × 175 50 × 200 - 75 × 175 63 × 200 4000 75 × 200 75 × 225 4500 75 × 250 5000 100 × 250 5500 100 × 250 - 75 × 280 100 × 280 - 75 × 300 6000 100 × 300 Les solives traversantes sont placées sur la plus petite distance.

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Pour la troisième rangée, faites un décalage vers l'arrière. Votre entretoise doit se positionner dans l'alignement de la première rangée. Continuer jusqu'à ce que toutes les solives soient solidarisées entre elles. Voilà c'est terminé vous avez réalisé un travail digne d'un charpentier. Plus d'infos sur le métier de charpentier regardé de ce côté: En savoir plus sur le métier de Charpentier.