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• « L'absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication de l'administration entraîne l'application d'une amende de 1 500 €. » (article 1734 du code général des impôts). • « Le fait de mettre les agents habilités à constater les infractions à la législation fiscale dans l'impossibilité d'accomplir leurs fonctions est puni d'une amende de 25 000 €, prononcée par le tribunal correctionnel. En cas de récidive de cette infraction, le tribunal peut, outre cette amende, prononcer une peine de six mois de prison. » (article 1746 du CGI). 3. Les modes d'archivage a. Mode d'archivage traditionnel La plupart des documents sont conservés sous la forme papier. Archivage des documents dans une entreprise pdf download. Il est préférable de garder les originaux qu'on aura pris soin de classer chronologiquement. Ces documents doivent être rangés à l'abri de l'humidité et protégés des malveillances. Ils doivent pouvoir être consultables rapidement, donc il est nécessaire de prendre soin de leur conservation.

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Consultation des archives: les documents doivent pouvoir être consultés si besoin. Si les documents sont archivés au sein de l'entreprise, les règles de conservation et de consultation des archives sont mises en place par l'entreprise elle-même. Les logiciels d'archivage peuvent permettre d'établir un classement et des règles de conservation des documents et permettent également de détruire un document lorsqu'il arrive en fin de cycle. Destruction ou classement final des documents archivés: une fois que la période de conservation obligatoire des documents est écoulée, l'entreprise peut choisir de détruire le document ou de le classer définitivement. Lorsque l'entreprise utilise un logiciel d'archivage, le document peut être automatiquement détruit, selon les règles établies par l'entreprise au préalable. Comment bien choisir son logiciel d'archivage? Archives documents d’entreprise. Choisir un logiciel d'archivage ne se fait pas à la légère. Pour bien le choisir, il est nécessaire d'évaluer vos besoins et vos processus existants afin de définir les critères de choix essentiels pour votre structure.

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Archiver les documents au sein d'une entreprise est une obligation légale. C'est un processus long et complexe qui nécessite de se faire accompagner par un logiciel d'archivage afin de gérer au mieux les milliers de documents générés tous les ans par l'entreprise. Pourquoi et comment archiver les documents dans une entreprise? Tour d'horizon de l'archivage de documents numériques. Pourquoi archiver les documents dans une entreprise? Archivage des documents dans une entreprise pdf converter. La notion d'archivage désigne l'ensemble des moyens mis en oeuvre pour recueillir, exploiter, classer et conserver des documents jusqu'à leur destruction éventuelle. Il est évident qu'en entreprise le nombre de documents à gérer est colossal. Pour gérer au mieux les documents au sein d'une entreprise, le mieux est d'acquérir un logiciel d'archivage. Si vous ignorez combien vous coûte l'archivage actuel de vos documents, nous vous invitons à lire cet article: Quel est le prix de l'archivage papier? Aujourd'hui plusieurs types de logiciels d' archivage de document existent sur le marché, avec des fonctions différentes.

Objectifs: • définir la notion d'archive, • prendre conscience des enjeux de la conservation des documents, • connaître les sanctions encourues en cas de non-respect de la législation, • présenter les différents modes d'archivage, • connaître les durées de conservations légales des documents. Qu'est-ce qu'une archive? Quelle est l'importance de conserver des documents pour une entreprise? Comment peut-elle conserver ces archives? Quelle est la durée légale de conservation des documents? Quels sont les risques encourus en cas de négligence? 1. Définition et enjeux des archives Le terme « archive » désigne à la fois les documents eux-mêmes et le lieu de leur dépôt. Comment archiver vos documents professionnels ?. L'Afnor (Association française de normalisation) élargit la notion d'archivage à « l'ensemble des actions, des outils et des méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter ». L'archivage renvoie donc vers: - des techniques et modalités de conservation des documents supports des informations; - une organisation temporelle de l'archivage.

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