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Tuesday, 13 August 2024
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Nos équipes s'adaptent aux spécificités de chaque corps de métier, allant de la gestion des urgences et prise de rendez-vous pour les cabinets médicaux à la réception des appels pour un cabinet d'avocat durant les heures de déjeuner ou plus tardive. Nous assurons la continuité de votre accueil téléphonique pour que chaque client ou patient trouve une écoute à sa demande. Les services de permanence téléphonique à distance sont bien évidemment personnalisables. À vous donc de définir les tranches horaires qui vous intéressent pour choisir les options d'accueil téléphonique adaptées. Vous pouvez changer de modus operandi au besoin, l'essentiel étant de prendre tous les appels entrants tout en assurant un service de qualité. Une fois la bonne formule sélectionnée, fini les gymnastiques intellectuelles pour gérer les indisponibilités, les vacances ou les congés maladies qu'un secrétariat sur place implique. Une parfaite gestion de votre accueil téléphonique sera bénéfique en termes de productivité et de rentabilité.

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Vous avez régulièrement l'impression de passer plus de temps au téléphone qu'à faire votre métier, et cette expérience vous mine. Autre possibilité: votre équipe se charge de l'accueil téléphonique en plus de ses autres missions, si bien que les tâches à forte valeur ajoutée sont délaissées au profit des appels entrants. La santé de votre entreprise ne peut se satisfaire de ce genre de situation. Recourir à une permanence téléphonique à distance vous décharge du secrétariat au profit de vos activités réelles. Mieux encore: vos clients ont besoin de professionnels de l'accueil standard pour être accueillis dignement. Le recours au télésecrétariat vous libère de cette tâche chronophage, tout en s'adaptant à vos périodes de rush. 6 / Vous êtes en vacances, en arrêt maladie ou en congé parental Le grand avantage des solutions de permanence téléphonique réside dans leur souplesse. Quelle que soit la raison de votre absence au travail, vous pouvez prévoir un accueil téléphonique externalisé pour cette période.

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Vos employés pourront se concentrer sur leurs activités principales sans se soucier d'être dérangés par la gestion du standard téléphonique. Ce service professionnel de qualité repose également sur des règles de confidentialité. Comment choisir son prestataire de permanence téléphonique à distance? Faire le choix du bon prestataire n'est pas chose aisée, et cela passe déjà par la définition d'un cahier des charges: – Tâches que vont réaliser les secrétaires à distance: prise de rendez-vous, gestion des agendas; – Est-ce que ce service sera ponctuel (remplacement de congés, vacances ou encore arrêt maladie…) ou sera-t-il à pérenniser? – Budget que vous souhaitez allouer (à comparer avec le coût d'une secrétaire en poste) – Qualités intrinsèques des secrétaires (souriante, agréable, empathique, sens des priorité…) – L'engagement de durée de la prestation Une fois que vous avez établis votre cahier des charges, n'hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous renseigner.

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Notre offre de secrétariat à distance sur mesure Vous recherchez un service de secrétariat à distance pour assurer votre permanence téléphonique de façon permanente ou ponctuelle (Week-end, jours fériés, congés, fermeture exceptionnelle de votre cabinet…) A3com vous propose de construire un véritable service de secrétariat à distance sur mesure. De nombreuses options sont disponibles parmi nos services de secrétariat à distance, comme le rappel de rendez-vous par SMS/Mail. Gestion de votre accueil téléphonique et de votre agenda Avec nos offres de télésecrétariat 24h/24 7j/7, vous bénéficier d'une permanence téléphonique performante. Nous assurons la prise de messages et la gestion de votre agenda selon vos instructions. Avec notre service de secrétariat à distance vous disposez d'un agenda interactif partagé, synchronisé entre tous vos ordinateur(s), Smartphone et tablette. Vous pouvez partager votre agenda avec vos secrétaire(s), confrère(s), et gérer les droits d'accès de chacun comme vous le souhaitez.

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Nos téléopérateurs s'adaptent ensuite à vos besoins. Les appels sont classés par ordre de priorité: vous n'êtes mis au courant que des urgences que vous avez vous-mêmes définies. Les secrétaires vous en font rapport par email ou par SMS, selon vos préférences. Elles savent quelles informations importantes pour vous aident à prendre une décision face au contenu de l'appel. Bien évidemment, les secrétaires téléphoniques s'assurent aussi d'utiliser les formulations de politesse qui ont votre préférence.

Vous avez lancé une opération promotionnelle et votre équipe téléphonique ne suffit pas à éponger le surplus d'appels? Vous accusez une absence dans votre équipe de secrétaires et votre accueil téléphonique sature? Cette situation peut être particulièrement néfaste pour votre entreprise. Entre appels laissés sans réponses et temps d'attente agaçants, vous risquez de perdre les prospects que ce pic d'appels devrait vous faire gagner. Vous délaissez aussi vos clients habituels, en portant un coup conséquent à leur satisfaction client. Recourir à un service de télésecrétariat téléphonique vous permet d'éponger les pics d'appels, quelle que soit la période de l'année. Votre accueil téléphonique opère en continu. Aucun client ou prospect ne reste donc sans réponse. 2 / Vous ne voulez pas trop dépenser en secrétariat téléphonique Le recrutement d'une secrétaire téléphonique représente un coût non-négligeable. Vous constatez, en outre, que les charges salariales, les congés payés et le matériel représentent des dépenses trop conséquentes.