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Le bureau est constitué d'un président de séance, d'un secrétaire et éventuellement d'un ou plusieurs scrutateurs. Un copropriétaire ne peut occuper plusieurs postes au sein du bureau lors d'une même AG. Les rôles lors d'une Assemblée Générale Le rôle de président de séance doit être tenu par un copropriétaire, il ne peut en aucun cas être tenu par le syndic. Il préside la séance et choisit notamment l'ordre dans lequel les résolutions seront votées même si cet ordre ne correspond pas à celui proposé par le syndic en exercice. En n, le président signe le procès-verbal à l'issue de l'assemblée générale. Le secrétariat de l'assemblée générale est habituellement assuré par le syndic. Il a pour rôle de retranscrire les débats, notamment les résultats des votes des différentes résolutions. Pour chaque résolution, le secrétaire note le nombre de copropriétaires ainsi que le nombre de tantièmes qui ont votés pour, qui se sont abstenus et en n qui ont votés contre. Il indique également si la résolution est adoptée ou rejetée (en fonction de la majorité requise).
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Par ailleurs, si le syndic et ses proches ne peuvent être désignés comme président de séance, aucune interdiction formelle de ce type n'a été édictée par les textes concernant le scrutateur. Il en résulte, dans l'absolu, que ceux-ci pourraient être élus à ce poste, même si cela demeure naturellement déconseillé. A noter qu'il ne saurait y avoir cumul des fonctions. Ainsi, la cour d'appel de Paris a-t-elle estimé que l'assemblée générale se déroulant en présence d'un seul copropriétaire n'était pas nulle en elle-même, mais qu'elle ne permettait pas de procéder à la désignation des scrutateurs, l'unique copropriétaire présent assurant déjà les fonctions de président de séance (CA Paris, 23 oct. 2013, n° 12/05208). Enfin, le règlement de copropriété ne peut imposer des conditions pour être désigné comme scrutateur autres celles fixées par les textes. Est ainsi réputée non écrite, la clause prévoyant qu'assurent les fonctions de scrutateurs les copropriétaires présents qui possèdent le plus grand nombre de tantièmes.
Désignation des scrutateurs en assemblée générale de copropriété Des scrutateurs peuvent être désignés pour seconder le président. La loi n'en fait pas une obligation. Ils sont utiles dans les importantes copropriétés. Dès lors que le règlement de copropriété détermine le nombre de scrutateurs à élire, cette stipulation s'impose. L'annulation est encourue si le nombre fixé n'est pas atteint. Les scrutateurs sont alors désignés en début de chaque séance parmi les copropriétaires à la majorité des copropriétaires présents ou représentés (majorité simple) et, éventuellement, de certains observateurs extérieurs. La clause du règlement de copropriété désignant comme scrutateur le copropriétaire présent détenant la quote-part la plus importante doit être réputée non écrite. La désignation des membres du bureau d'une assemblée générale ne peut résulter que d'une décision votée par l'assemblée générale. Rôle du scrutateur en assemblée générale de copropriété Les scrutateurs élus doivent procéder au décompte et à l'enregistrement des votes et vérifier que les votes des copropriétaires relatifs à chaque décision sont sincères et véritables.
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