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Dès leur création, les documents électroniques sont archivés après avoir été validés et authentifiés. Grâce à des applications et technologies, il est possible de stocker de gros volumes d'archives numériques. Avantages et inconvénients des archives physiques Il est vrai que les entreprises misent de plus en plus sur les archives numériques dont la gestion semble être plus aisée. Mais il est impossible de ranger aux oubliettes les archives physiques qui sont incontournables. Avantage des archives google. On en a toujours besoin dans les administrations, ce qui rend utopique l'avènement de l'ère du tout numérique. Certains se demandent pourquoi l'archivage physique est toujours d'actualité malgré la grande offensive de l'archivage numérique. La réponse est pourtant simple: le numérique n'a pas la possibilité de remplacer le papier. Aussi, le fait d'utiliser le papier ne crée pas de dommage sur l'environnement, car il a été prouvé que le recours à celui-ci ne provoque pas la déforestation. La ruée vers les nouvelles technologies de l'information a même plus de conséquences sur l'écologie que le papier.

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Quand on parle d'une archive physique, c'est qu'il est possible de toucher le document concerné qui est sur du papier. Par contre, l'archive électronique est un fichier numérique dont le contenu est visible sur un ordinateur. Un fichier numérique est immatériel. Il est virtuel et a besoin d'un dispositif technique pour s'afficher sur un écran. À partir d'un support numérique, l'information est plus flexible et modulable. Pourquoi externaliser ses archives est avantageux et économique ?. On constate aujourd'hui une utilisation croissante des archives numériques dans les entreprises. Cela a favorisé une baisse des impressions des documents en version papier. L'utilisation de la messagerie électronique, qui sert à stocker, diffuser et rechercher des documents, connait une hausse massive. La dématérialisation des documents est d'actualité, car elle permet de réduire les surfaces de stockage des archives et d'augmenter les espaces de travail, ce qui pourrait accroitre la productivité. Les archives numériques obéissent également à un cycle de vie, comme c'est le cas avec les archives physiques.

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Effectuer l' archivage électronique au sein même de la société permet de bénéficier d'une meilleure sécurité de ces données. Les agents chargés de l'opération devront avoir les compétences nécessaires pour une gestion optimale des données. D'autre part, l'entreprise peut confier la mission à un prestataire, voire une société offshore. Il s'agit d'une délocalisation de l'archivage numérique. Elle peut ainsi profiter d' un service de saisie délocalisée. Le principe est simple: l'entreprise engagera une agence qui aura à accomplir toutes les tâches relatives à l'archivage électronique. Les sociétés offshores sont situées dans un pays autre que celui où se trouve l'entreprise demandeuse d'ordre. C'est ce qui caractérise principalement ce type de prestataire. Avantage des archives montreal. Les principaux avantages de l'archivage électronique Se tourner vers l'archivage numérique est une décision qui peut être motivée par diverses raisons. Les avantages de l'adoption de cette technique sont bel et bien réels. Entre autres, il y a à savoir: Une meilleure manipulation des données Les données qui sont archivées seront plus aisées à partager pour les besoins de l'entreprise.

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L'envolée du prix de mètre carré parisien et le manque de place se sont conjugués pour pousser l'institut à externaliser les dossiers médicaux des patients, imagerie médicale incluse. « Les dossiers antérieurs à 1998 sont envoyés chez le prestataire, en l'occurrence Locarchives », décrit Jocelyne Pègues, responsable des archives, des secrétariats médicaux et de l'accueil à l'institut Curie. externalisation ne rime pas avec dématérialisation Contrairement à Saint-Louis de l'AP-HP, l'institut Curie s'est engagé depuis longtemps dans un processus de dématérialisation des dossiers médicaux. « Depuis 1998, la plus grosse partie des informations médicales est directement saisie dans les bases de données sans passer par le papier », explique Jocelyne Pègues. Pendant les consultations, médecins et assistantes disposent chacun d'un ordinateur. Externalisation des archives hospitalières : opération en cours | Archimag. Les premiers consultent les données sur écran, les secondes saisissent les données. Un dossier médical informatisé qui inclut motif des visites, comptes rendus opératoires, antécédents médicaux, courriers envoyés et reçus, etc.

Lorsque ce type de catastrophe survient dans les locaux d'une entreprise, tous les documents papier peuvent être détruits en quelques minutes. Pour éviter une telle situation, l'idéal est de stocker ses documents hors de ses locaux, dans un lieu sécurisé et certifié aménagé par des spécialistes en la matière. Un autre inconvénient non négligeable est la difficulté d'accès aux documents physiques dans certains secteurs d'activités. Dans le domaine du BTP par exemple, un chef de projet présent sur un chantier n'a pas la possibilité de consulter sur place tous les plans ou les images dont il a besoin en urgence. Cela peut ainsi le freiner dans la réalisation du projet en cours. Aussi, des dispositions particulières doivent être prises pour limiter l'accès à certains documents confidentiels. Si l'entreprise n'est pas bien organisée et n'a pas mis en place une bonne politique d'archivage, elle risque d'avoir des difficultés pour préserver la confidentialité de ses dossiers physiques. Avantage des archives online. Ceux qui n'ont pas le droit de les consulter pourraient le faire.