Faire Part Ficelle Sur — Durée De Conservation Des Fiches De Paie Par L Employeur

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Sunday, 30 June 2024

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De quelle durée de conservation parle-t-on pour les bulletins de paie sous forme électronique? Comme le rappelle la CNIL [5], il convient, pour chaque catégorie de données, de définir une durée de conservation: en base active, le cas échéant en archivage intermédiaire, et, le cas échéant (beaucoup plus rarement), en archivage définitif. Quel événement constitue le point de départ de la conservation du bulletin? La date de son émission ou de son enregistrement en base active? La date de son archivage (archivage intermédiaire)? Dans le référentiel GRH de la CNIL [6], la CNIL répond à ces questions, en retenant que le bulletin de paie « en version dématérialisée » est conservé: 1 mois en base active, 50 ans en archivage intermédiaire (simplification des règles énoncées par l'article D. 3243-8 du Code du travail). Une conservation jusqu'à la date de liquidation des droits à la retraite? Les caisses de retraite complémentaire demandaient, avant 2016, aux employeurs de délivrer à leurs salariés ou anciens salariés des pièces justificatives leur permettant de déterminer et de justifier leurs droits à la retraite.

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Mais rien ne vous empêche de les conserver au-delà de ces prescriptions réglementaires. Besoin d'y voir plus clair? Nos équipes vous accompagnent pour la bonne gestion de vos paies. Faut-il vraiment se conforter aux délais de conservation des documents paie et RH? Le stockage des documents, qu'il se fasse en version papier ou numérique prends toujours du temps et de la place. Il peut être tentant d'opérer de temps à autres un tri par le vide… Sachez toutefois que les délais de prescription des administrations et organismes de recouvrements sont tous différents. Par souci de simplification, nous vous invitons au contraire à la prudence. Un bon réflexe consiste à conserver, par défaut, tous vos documents pour une durée de 10 ans. Durée de conservation du bulletin de paie, 5 ans pour l'entreprise, à vie pour le salarié Si vos obligations en tant qu'employeur sont limitées à 5 ans, vos salariés eux sont dans une toute autre logique. Cet impératif est rappelé automatiquement par nombre de logiciel paie en bas de fiche de paie.

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Mais il s'avère que la durée de cinq ans de l'article L. 3243-4 du Code du travail n'est désormais plus applicable aux bulletins de paie sous forme électronique, même s'ils étaient visés par ce texte en 2009. Qu'est-ce qu'un bulletin de paie sous forme électronique? Selon l'article L. 3243-2 du code du travail « Sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l'article L. 5151-6 ». Il résulte de ce dernier texte, dans sa rédaction actuelle, que « chaque titulaire d'un compte personnel d'activité » […] a « accès à […] un service de consultation de ses bulletins de paie, lorsqu'ils ont été transmis par l'employeur sous forme électronique dans les conditions mentionnées à l'article L. 3243-2 ».

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Quelle sera la solution à la fois la plus pérenne et la plus économique pour l'entreprise? Pour toutes ces questions qui se posent également lors de la mise en place de vos bulletins de paye numérique, consultez les obligations légales en matière de stockage des documents paie et RH dans notre article dédié. Un doute ou une interrogation concernant la gestion administrative de votre personnel? Le bon établissement de vos bulletins de salaire? ou toutes autres formalités liées à la gestion de la paie? Consultez votre g estionnaire de paie. En matière sociale, prévenir prend du temps, mais guérir coûte toujours très cher…

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C'est le cas de notre solution SILAE Expert avec la mention: « Dans votre intérêt, et pour vous aider à faire valoir vos droits, conservez ce bulletin sans limitation de durée. » On l'a vu, il est possible – voire conseillé – de conserver vos documents plus longtemps que ce que préconise les obligations légales en matière de conservation des documents paie et RH. En ce qui concerne le bulletin de paie, bien des entreprises font ainsi le choix de conserver les bulletins sans limite de durée afin de dépanner des salariés qui auraient malencontreusement « égaré » un bulletin. En la matière, ce n'est une question d'arbitrage organisation du service paie … Conservation des documents paie RH, quel est la bonne solution de stockage? Depuis l'instauration du bulletin de paye numérique, la tendance est naturellement à la numérisation. Si elle semble bien plus simple et pratique, elle suppose toutefois des choix technologiques, voire des développements qui ne sont pas sans impact. Notamment depuis la mise en place du réglement européen sur la protection des données (RGPD) qui renforce les contrôles à opérer pour la bonne conservation des données des personnes par l'entreprise et en tout premier lieu, de ses salariés.

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Ou doivent-ils être conservés? Les doubles des fiches de paie doivent impérativement être conservés au sein de votre entreprise. S'il y a plusieurs établissements, vous devrez les conserver dans chaque établissement distinct. Et vos salariés, ont-ils l'obligation de conserver leurs bulletins de salaire? Vos salariés sont invités à conserver leurs bulletins de salaire sans limitation de durée afin de faire valoir leurs droits (chômage, retraite, crédit, location immobilière, déclaration d'impôts…). Une mention obligatoire « Ce bulletin est à conserver sans limitation de durée » apparaît désormais sur chaque fiche de paye. Notre solution! De nombreuses TPE et PME choisissent aujourd'hui de sous-traiter la gestion de la paie avec afin de garantir la conservation des bulletins de paie pour l'entreprise, mais également pour permettre à leurs salariés d'avoir leur propre accès à l'ensemble de leurs bulletins de salaire via notre coffre-fort numérique. Texte de référence: Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité Nous écrire Les champs indiqués par un astérisque (*) sont obligatoires

Consulter le guide pratique sur les durées de conservation Des référentiels de durées de conservation L'objectif de ces référentiels est de faciliter la recherche de la durée pertinente, effectuée par le responsable de traitement. Sous forme de tableaux, ils présentent, pour les traitements les plus récurrents dans le secteur concerné, les étapes de la vie des données (base active, voire archivage intermédiaire). Les durées mentionnées pour chacune des phases de la vie de la donnée sont: soit obligatoires, car imposées par un texte législatif ou réglementaire; soit recommandées au regard de la doctrine de la CNIL (anciennes normes simplifiées ou autorisations uniques, référentiels sectoriels, recommandations…), elles constituent alors un point de repère dont le responsable de traitement peut s'éloigner sous réserve de documenter son choix. Cet outil a été conçu comme une base de travail, à partir de laquelle le responsable du traitement peut mener sa propre analyse, selon les spécificités du traitement concerné et du contexte spécifique de la structure.