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Comment mettre en place le vote électronique en assemblée générale? De nombreuses solutions existent pour organiser de manière sécurisée une assemblée générale avec vote par correspondance. Ces outils sont attractifs car ils permettent de gagner du temps et d'être plus efficace. Par exemple, en procédant ainsi il n'est plus nécessaire de réaliser un dépouillement, ni de compter à main levée. Concrètement, chaque associé se voit remettre un boîtier de vote pour assemblée générale. Chaque boîtier attribué permet d'obtenir une preuve nominative de la participation de chaque membre. Cependant, le vote peut également être activé en mode secret en cas de besoin. En utilisant le vote électronique, le calcul du quorum et/ou des majorités d'Assemblée générale est automatique. De plus, un procès-verbal de fin de séance est généré automatiquement. Attention, si ces solutions peuvent se révéler très utiles pour le vote d'une résolution en assemblée générale, prenez quand même garde à utiliser des outils dont l'efficacité est reconnue.

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* Le format C5 (162 x 229 mm) impose le pliage en deux des feuilles A4 pour leur introduction dans les enveloppes d'expédition * Le format C4 (229 x 324 mm) permet quant à lui d'introduire les feuilles A4 dans les pochettes d'expédition sans les plier. L'impression des enveloppes et pochettes d'expédition est réalisée exclusivement en noir. Enveloppes de retour Lettres T Enveloppes de retour Lettres T disponibles dans les trois formats postaux les plus courants: - Format 110 x 220 mm = DL - Format 114 x 162 mm = C6 - Format 162 x 229 mm = C5 Idéal pour les enveloppes retour pour les élections, ou pour vos envois commerciaux. Après signature de votre contrat avec la poste nous nous chargeons de la fourniture et de l'impression de ces enveloppes. Sur demande, des mentions ou un logo peuvent être ajoutés en haut à gauche. L'impression sur d'autres formats est aussi possible après validation des services techniques de la poste. Enveloppes pré-affranchies Dans le cas d'un vote par correspondance pour les petites entreprises où la signature d'un contrat de vote avec la poste serait onéreuse, nous vous proposons d 'imprimer les timbres directement sur les enveloppes.

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Les associés ont alors quinze jours pour répondre en indiquant leur vote par écrit. Le gérant établit un procès-verbal relatif à la consultation écrite en indiquant notamment le résultat des votes. Bon à savoir: en pratique, ces procédures restent assez lourdes et peu utilisées par les SARL. Le vote à distance facilite donc la présence des associés aux AG ordinaires ou extraordinaires, en leur permettant d'utiliser la visioconférence ou un autre moyen de communication pour participer au débat et prendre part au vote. (Rappelons qu'une AG ordinaire approuve notamment les comptes, alors qu'une AG extraordinaire a d'autres objets, par exemple la modification des statuts). Même si un porteur de parts se trouve loin du siège social de la société, il pourra tout de même participer en direct à une assemblée. Les nouveaux moyens de télécommunication Les moyens de télécommunication employés doivent permettre d'identifier les associés et garantir leur participation effective aux AG. Ils doivent absolument, selon les termes du décret, transmettre la voix des participants et assurer la retransmission des délibérations de manière continue et simultanée.

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Cependant, l'alinéa second dudit article impose que la prise des décisions des actionnaires soit collective pour les décisions portant sur les attributions dévolues aux assemblées générales extraordinaires et ordinaires des sociétés anonymes en matière: D'augmentation, d'amortissement ou de réduction de capital; De fusion, de scission, de dissolution; De transformation en une société d'une autre forme; De nomination de commissaires aux comptes; De comptes annuels et de bénéfices. ‍ 4. LE VOTE AUX ASSEMBLÉES ET RÉUNIONS D'UNE SOCIÉTÉ ANONYME (SA) Le vote électronique aux assemblées d'actionnaires: La tenue des assemblées d'actionnaires est régie par l'article L. 225-103-1 du Code de commerce. Il prévoit que les statuts sont libres de stipuler que les assemblées générales (ordinaires et extraordinaires) se tiendront exclusivement par visioconférence ou par un moyen de télécommunication permettant l'identification des actionnaires. ‍ Par exception, le recours à de tels procédés ne peut avoir lieu: Lorsque les statuts rendent une telle dématérialisation impossible; Lorsqu'une assemblée générale extraordinaire se réunit pour délibérer sur une modification statutaire: les actionnaires représentant au moins 5%du capital disposent d'un droit d'opposition.

Tout porteur de parts d'une SARL peut en effet se faire représenter lors d'une AG par un autre associé, son conjoint et même un tiers non associé si les statuts le prévoient. Un associé peut en représenter d'autres sans limitation de nombre si les statuts n'ont pas décidé du contraire. La représentation suppose l'existence d'un mandat qui doit être donné pour chaque vote. Dans les SARL, à la différence de ce qui se pratique dans les SA et SAS, les associés ne peuvent pas voter par correspondance, mais ils peuvent être consultés par correspondance. La décision sera donc prise sans qu'il soit nécessaire de réunir une AG. La consultation par correspondance doit être prévue par les statuts de la SARL (elle ne peut pas concerner l'approbation des comptes). Le gérant qui veut procéder à une consultation écrite des associés doit adresser les projets de résolution et les documents nécessaires à l'information des associés par lettre recommandée individuelle (les mêmes documents que ceux qui doivent être communiqués aux associés avant une assemblée).

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