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En effet, l'élaboration d'un manuel des procédures nécessite toute une panoplie de principes et de démarches à suivre. Celle-ci dépend essentiellement: de la complexité de la procédure étudiée; du degré de satisfaction qu'elle offre aux différents partenaires concernés (insuffisances, lacunes à combler.. ); du but visé par cette élaboration (simple codification, révision, nouvelle conception…); des détails et budget qu'on est disposé à consacrer à cet effort; et de la complexité technique de l'équipe qui prend en charge le travail. Ainsi, l'élaboration proprement dite des procédures doit obligatoirement passer par les étapes suivantes: Recueil des informations L'examen complet des procédures implique un recueil maximum d'informations, il s'agit d'acquérir une connaissance impartiale et approfondie de l'organisation du département. Pour cela, il faut appliquer le principe suivant: Faire en sorte de ne rien oublier, ne pas négliger même les domaines apparemment accessoires. Manuel de procédure rh doc 2. Le recueil des informations implique un travail en trois temps: recenser toutes les informations dont il pourrait être utile d'en disposer; collecter les données requises en rassemblant la documentation existante; ainsi, une fois recueillies toutes ces informations, il est possible de procéder à un examen des procédures.
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Autrement dit, il ne s'agit pas d'établir un manuel complet des procédures, mais de fournir (notamment à un contrôleur externe), les éléments de compréhension du système, c'est-à-dire, les réponses aux questions suivantes: d'où viennent les informations? quelles sont les personnes chargées de ces informations? comment les informations de base sont-elles saisies? comment sont-elles traitées? comment passe-t-on des informations de base (pièces justificatives) aux documents de synthèse et réciproquement? comment conserve-t-on la trace des informations de base? En d'autres termes, l'objectif recherché à travers la rédaction de ces procédures est d'expliciter dans un langage accessible: Qui fait quoi? Où? Comment? Manuel de procédure rh doc da. Et pour quelle fin? C. Contenu Aucune précision n'est fournie par la loi; celui-ci devant permettre la compréhension du système de traitement et la réalisation des contrôles. II. Démarche d'élaboration d'un manuel des procédures La méthodologie suivie pour l'élaboration du manuel des procédures consiste dans: l'observation de la circulation des flux d'information au sein du service tout en mettant l'accent sur la manière de saisie de l'information la description des éléments relatifs au traitement des informations de base, ainsi que les modalités du contrôle des procédures; et la réunion de différentes informations et procédures pour aboutir à un manuel des procédures.
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Revenons un instant sur une question qui intrigue et qui crée de vives discussions dans les entreprises: Comment rédiger des procédures? Pour rappel une procédure est document qui décrit la manière d'accomplir une activité ou un processus. Une procédure doit à la fois répondre aux exigences de l'entreprise et créer les conditions d'une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être remplies conjointement: Le fond: le contenu de l'information doit être approprié, pertinent et suffisant. La forme: elle participe à la bonne compréhension de l'information et par conséquent à la mise en œuvre de la procédure. La forme participe également à la gestion de la procédure (identification, élaboration, diffusion, révision…). Manuel de procédure rh doc en. Les qualités d'une procédure UTILE pour assurer la mise en œuvre des principes et des exigences des différents référentiels applicables dans le cadre spécifique de l'organisme. EXACTE dans son contenu et dans sa forme. COMPLÈTE en respectant la condition « nécessaire et suffisant ».
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Au final, c'est à l'utilisateur de choisir! Il est à retenir que le norme ISO 9001 n'exige rien sur la forme de la documentation et des procédures. Leur contenu et leur forme doivent dépendre de la complexité des activités décrites et de la compétence des acteurs. Politiques et procédures - Télécharger les modèles | Biztree.com. Comme pour les modes de représentation des résultats qualité il appartient aux principaux acteurs de choisir parmi les différentes formes possibles. Le tout étant que les procédures soient rédigées par nécessité et non par contrainte.
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