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1. La prise en charge C'est une phase essentielle qui consiste à bâtir la relation future sur de bonnes bases en engageant un véritable dialogue constructif avec le réclamant. Tout commence par la réception d'une réclamation. A ce stade, il faut « récupérer » et enregistrer la réclamation ainsi que les pièces justificatives associées et identifier la solution souhaitée par le client. Il faut également veiller à accuser réception de chaque réclamation client, y compris de celles que l'entreprise ne trouve pas justifiées. Idéalement, l'accusé réception doit se faire sous une forme documentée (fax, mail, courrier). Dans l'esprit du client, la prise en compte officielle de sa réclamation, à travers l'accusé de réception, déclenche le compte à rebours devant conduire au règlement du problème grâce aux solutions recherchées par l'entreprise. Il convient donc d'accuser réception immédiatement de chaque réclamation. 2. Chargé de réclamation clients : Métier, formation, salaire, .... Le traitement Le traitement de la réclamation commence par une évaluation selon des critères comme la gravité, l'occurrence, la complexité, les répercussions.
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Il relève cependant de la responsabilité de l'entreprise d'évaluer ce qui est raisonnable, et ce qui relève de la pure exagération. Commence alors le traitement de la réclamation du client. Celui-ci comprend également le transfert de la réclamation au service concerné. Le simple fait de savoir que sa réclamation a bien été enregistrée, et qu'elle va avoir une répercussion, suffit très souvent pour apaiser un client. Pour d'autres, vous devrez engager des actions complémentaires avant qu'ils ne soient satisfaits. Fiche réclamation client http. Le personnel en charge de l'assistance doit donc disposer d'un certain nombre de moyens. Il va alors réagir directement face au client et lui proposer un dédommagement financier, l'échange de la marchandise, une réparation ou d'autres prestations. Cette étape est immédiatement suivie d'actions en interne. Les réclamations enregistrées sont analysées et répertoriées pour vous offrir une vision claire de ce qui doit être modifié au sein de votre entreprise. Viennent ensuite le controlling et le reporting, dont le but est d'évaluer les processus liés au traitement des réclamations.
Cette décision doit également être consignée sur papier sous forme d'un courrier (formulaire de réponse) daté et signé par le PDG ou le directeur d'usine. Une explication doit l'accompagner, ceci dans le but de prouver au client que votre société est capable de déterminer rapidement la cause d'une anomalie. Après avoir formulé et envoyé la réponse au client, la RC doit être clôturée, datée et signée par le PDG ou le directeur d'usine. L'erreur serait maintenant de croire qu'une RC clôturée résolve le problème, bien au contraire. La deuxième étape va être de régler le problème en interne. Une RC fondée doit initier l'ouverture d'une non-conformité. Fiche réclamation client modèle. Une autre phase d'analyse va devoir commencer de manière à identifier d'où vient le problème dans l'usine et ainsi mettre en place une action corrective adaptée qui sera elle suivi comme indiqué dans la procédure de gestion des non conformités. Cette phase ne doit pas être une chasse aux sorcières mais une phase d'amélioration continue. 5. 3 Archivage Comme dans toute action qualité, il est important de tout archiver.