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Sunday, 11 August 2024

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Les procédés de numérisation devront être conservés aussi longtemps que la copie électronique produite dans une documentation dédiée. Quels sont les cas d'usages visés par la norme? La norme Z 42-026 est limitée à quatre procédures courantes de numérisation que sont la numérisation de stocks d'archives ou de flux, centralisée (type « scan center ») ou décentralisée (type « numérisation au guichet »). La numérisation centralisée se rattache à la reproduction régulière d'un volume élevé de documents par une équipe dédiée alors que la numérisation décentralisée fait référence à un volume de documents moindre dont la reproduction serait plus singulière. En outre, elle détermine deux niveaux de classification parmi lesquels, une classe 1 certifiant les documents présentant une haute sensibilité, et une classe 2 certifiant les documents de moindre sensibilité. La détermination de ces classes s'effectuer à la lumière de deux gammes; la gamme 1 correspondant à la copie fidèle attestée et la gamme 2 correspondant à la copie fidèle simple.

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En dépit de la motivation peu convaincante de l'arrêt d'appel, tant la décision du premier juge que celle de la cour d'appel sont intéressantes car elles touchent de près aux sujets soulevés par la question de la valeur juridique de la copie numérique d'un original papier. L'impact de la norme sur la décision du juge Bien que ce point ne soit pas développé dans la décision du juge d'appel, il ne fait pas de doute que la conformité du système d'archivage à la norme AFNOR Z 42 013[1] ait joué un rôle dans sa décision. Sur le fond, il s'agit de l'application d'un principe ancien, selon lequel en matière technique la diligence du professionnel s'apprécie à l'aune de son respect de l'état de l'art. Or, une norme peut être représentative de l'état de l'art dès lors qu'elle n'est pas périmée et qu'elle est reconnue comme telle par les hommes de l'art. C'est le cas de la norme Afnor Z 42 013 dans sa version actuelle. Ceci étant dit, l'application de ce principe par la cour d'appel de Lyon, si tant est qu'elle l'ait effectivement – au moins implicitement – appliqué, laisse sur sa faim.

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La numérisation des documents papier originaux et leur destruction est un enjeu majeur pour les entreprises, collectivités et administrations dans le cadre de la transition numérique qu'elles opèrent. L'Article 1379 du Code civil reconnait une présomption simple de fiabilité à la copie numérique. En effet, aux termes dudit article, « la copie fiable a la même valeur probante que l'original […] Est réputée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. » Pris en application de cet article, le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 vient préciser les conditions à mettre en œuvre pour que la copie numérique soit présumée fiable. La nouvelle norme Z 42-026 élaborée par la Commission de Normalisation 171 de l'AFNOR (Association Française de Normalisation), dont la publication est annoncée pour le mois de mai 2017, s'attache à élaborer un référentiel objectif d'encadrement de la numérisation des documents originaux papiers, en permettant, à terme, leur destruction.

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A qui s'applique la norme? La norme Z 42-026 a vocation à s'appliquer à la relation entre un donneur d'ordre (entreprise, collectivité locale, administration, etc. ) et un opérateur de numérisation. Une entreprise donneuse d'ordre pourra recourir à un service externe ou confier à un service interne, la numérisation de ses originaux papiers. Tel serait le cas du service courrier d'une entreprise en charge de la numérisation des documents entrants. Le donneur d'ordre et l'opérateur de numérisation peuvent être ainsi la même entité. La norme Z 42-026 prévoit également un référentiel encadrant une transmission de documents entre une entreprise, donneuse d'ordre, et un partenaire (client, fournisseur, etc. ) Les banques pourront ainsi procéder, au sein de leurs agences, à des numérisations au guichet, pour numériser des pièces d'identité par exemple, ou à des numérisations centralisées de courrier entrants ou de contrats par des services dédiés, internes ou externes.

Dans la meure où son appréciation est laissée au juge, tout doit être mis en œuvre pour que ce dernier dispose d'arguments lisibles et convaincants, ce qui nous amène à notre troisième point. Peut-on actuellement détruire les fonds d'archives? Cette espèce illustre de façon flagrante l'attachement des juges du fond au support papier et leur faible appétence à conférer une valeur juridique au document digital. Cela ne veut pas dire qu'il faille renoncer à tout projet d'organisation rationnelle de l'information numérique et de destruction des archives papier. Mais il n'est pas pertinent de détruire des originaux papier dont l'enjeu probatoire est élevé. Et il est indispensable d'élaborer une documentation fonctionnelle et technique du processus suivi pour numériser et conserver les originaux papier. Cette documentation doit être claire et didactique, et démontrer en quoi ce processus est conforme à des normes reconnues, car le degré de fiabilité de cette « conformité » n'est évidemment pas le même selon qu'il s'agit d'une auto-déclaration, d'une certification privée ou d'une certification par un organisme accrédité.