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Le portefeuille de projets rassemble donc toutes les informations liées aux projets en termes de ressources, de plannings, de budgets, de bénéfices et de risques, mais peut aussi inclure d'autres informations liées à la nature de l'activité de l'entreprise (type de projet, nature du projet) ou de la méthodologie de développement des projets (cycle en V, agiles, etc. ). Les données proviennent des tableaux de bord de suivi des projets consolidés par les différents chefs de projet. Ces données sont ensuite homogénéisées, consolidées et synthétisées par le PMO d'entreprise (Cf article: PMO, définition et rôle dans l'entreprise) afin mettre à jour le portefeuille de projets. Ainsi, le portefeuille de projets offre une vision adaptée à chaque acteur de l'organisation, leur permettant de gouverner et piloter les projets. 2. Le tableau de bord: l'outil de pilotage du portefeuille de projets L'intérêt du tableau de bord Rattaché au portefeuille de projets, le tableau de bord permet de piloter celui-ci.
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La gestion de portefeuille de projet de produit est ensuite étendue progressivement aux autres types de projets, informatiques notamment [ 4]. Ce développement plus rapide dans certaines fonctions de la gestion de portefeuille de projet peut s'expliquer par la position dans la chaîne de valeur de l'entreprise. Le besoin d'un outil décisionnel et d'arbitrage dans des activités de soutien, souvent le cas d'une informatique interne, paraît moins immédiat que pour des activités en prise directe avec le marché qu'elles servent, par exemple un centre de développement produit [ 4]. La gestion de portefeuille de projet est enfin largement postérieure à la discipline moderne de la gestion de projet qui date des années 1950. Pour autant, plutôt qu'une apparition brusque, il faut voir une évolution des pratiques et une lente cristallisation: consolidation projets/ressources/coûts, dépendance inter-projets, gestion de programme, etc. sont des pratiques utilisées couramment en gestion de projet bien avant l'apparition de la discipline de la gestion de portefeuille de projets.
Grâce à des tableaux de bord globaux, il facilite la prise de décision pour décider de la poursuite, de l'arrêt ou de la réorientation de certains projets IT. L'expression « ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier » prend toute sa signification. Les meilleures entreprises qui utilisent le PPM le font non seulement pour standardiser les processus et les règles mais aussi pour être en position de réviser souvent leurs priorités si nécessaires en fonction des conditions business, ce qui leur donne un réel avantage compétitif. La gestion de portefeuilles de projets réduit donc le risque global. Chaque projet est donc considéré comme un investissement isolé dont il faut suivre de près le « rendement », tout en tenant compte de la rentabilité de tout le portefeuille. 3. Quelles différences entre la gestion de portefeuille de projets et la gestion de projet? La gestion de portefeuilles de projets englobe donc différentes disciplines et bien évidemment la gestion de projet. La gestion de projet consiste à faire appel à des compétences et des techniques liées uniquement au projet concerné, tandis que la gestion de portefeuilles de projets implique la prise en compte de données stratégiques, la gestion du risque ainsi qu'une certaine cohérence fonctionnelle d'un ensemble de projets.