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Les modalités de tenue des registres Le type de papier et d'impression Le registre des délibérations doit être constitué de feuillets de papier permanent. De plus, l'encre d'impression (imprimante laser) doit être stable dans le temps et neutre (voir annexe de la circulaire du 14 décembre 2010). Il convient d'utiliser un papier de couleur blanche de format A4 et A3. L'interdiction du collage La prohibition du collage a pour conséquence d'imposer aux communes un registre des délibérations avec des feuillets mobiles. Il n'est donc plus possible d'imprimer les délibérations et de les coller dans le registre. Il faut désormais imprimer directement sur le feuillet qui sera relié dans le registre. Ce procédé a pour but une meilleure conservation des registres. Reliure des registres La reliure des registres est désormais obligatoire, selon les mêmes caractéristiques techniques que celles des registres d'état civil. La reliure intervient au plus tard à la fin de l'année, ou tous les 5 ans pour les communes de moins de 1 000 habitants.

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L'existence de registres sur support numérique pour les arrêtés et les délibérations de la collectivité supprime-t-elle la version papier des registres? LE CONSEIL DU JURISTE Les communes doivent disposer d'un registre des délibérations et d'un registre des arrêtés. L'article R 2121-9 du code général des collectivités territoriales permet de tenir un registre sur support numérique. Toutefois, la tenue du registre sur support numérique ne supprime pas la version papier, laquelle est obligatoire. L'exemplaire sur support numérique a une valeur de copie. Cependant, pour que cette version numérique ait valeur de copie, il faut que les signatures et tampons obligatoires apparaissent.

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Ces feuillets doivent être numérotés. Les feuillets où sont transcrites les actes du maire ou ceux relatifs aux décisions prises par le maire par délégation du conseil municipal ou par un adjoint ou un conseiller municipal par subdélégation, doivent porter la mention du nom de la commune et de la nature des actes, à savoir le domaine dans lequel ils interviennent. L'impression des feuillets Les feuillets peuvent être imprimés: - Au recto et au verso. - Ou seulement au recto, dans ce cas le verso sera barré d'un trait oblique. L'élaboration de tables Le registre des délibérations doit comporter une table par date et par objet des délibérations intervenues. Même si ce n'est pas obligatoire, rien n'interdit aux communes de reporter également dans la table du registre des délibérations les informations relatives aux décisions prises par le maire par délégation du conseil municipal ou par un adjoint ou un conseiller municipal par subdélégation. Les communes de moins de 1 000 habitants qui auraient des registres comportant plusieurs volumes: - sont tenues de produire dans le dernier volume la table récapitulative obligatoire, - sont invitées à établir des tables annuelles insérées après le dernier document de chaque année civile.

Le maire peut déléguer sa signature à des fonctionnaires territoriaux en ce qui concerne l'apposition du paraphe sur les feuillets du registre. En cas de litige, l'inscription au registre des arrêtés constitue un moyen de preuve de l'existence de la l'arrêté et de sa publication ou de sa notification. S'agissant des communes de 3 500 habitants et plus, les arrêtés réglementaires doivent être publiés au moins tous les trois mois dans un recueil des actes administratifs. Ce recueil doit être mis à la disposition du public à la mairie et, éventuellement, dans les mairies annexes et les mairies d'arrondissement. Les administrés sont prévenus dans les vingt-quatre heures par affichage aux endroits où s'opère l'affichage officiel. Le recueil peut également être diffusé soit gratuitement, soit vendu au numéro ou par abonnement. Il peut s'intituler bulletin officiel, bulletin municipal, bulletin des actes administratifs … Articles L 2122-29, R. 2122-7 et R. 2122-8 du CGCT Toute personne physique ou morale peut se faire communiquer les arrêtés municipaux, dans les conditions prévues par la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 modifiée, et les publier sous sa responsabilité.

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