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Pour éviter d'imputer cette perte à leurs salariés, certaines entreprises optent pour le remboursement des indemnités kilométriques. Ainsi, en cas d'usage du véhicule personnel pour des déplacements personnels, le tarif de remboursement devra être indiqué dans le contrat de travail, dans la convention collective ou dans un accord d'entreprise. À défaut de quoi, le barème fiscal devient la référence obligatoire. Il est alors recommandé d'établir au sein de l'entreprise un tarif kilométrique, qui sera précisé dans les contrats de travail, et formalisé dans une note de service. Notons que le délai de prescription pour engager une action en justice est de 3 ans. Modification du contrat de travail Dès lors que le contrat de travail prévoit la mise à disposition d'une voiture de fonction au salarié, le retrait du véhicule constitue une modification essentielle dudit contrat qui nécessite le consentement du bénéficiaire. Compte tenu du fait que le véhicule est un bien accessoire au contrat de travail, la disparition de l'avantage entraîne, à la charge du salarié, une obligation de restitution.
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Si l'employeur souhaite récupérer la voiture de fonction en cas d'absence prolongée du salarié (maladie…), il doit prévoir une clause dans le contrat de travail prévoyant le retrait du véhicule en cas de suspension dudit contrat. En l'absence de quoi le salarié pourra continuer à utiliser le véhicule pendant son arrêt de travail. Cette solution s'applique également pour les autres avantages octroyés à un salarié dans l'exercice de ses fonctions (logement de fonction, téléphone…), dont l'usage à titre privé constitue un avantage en nature. Dispense du préavis du licenciement Un autre avis de la Cour de cassation précise que le salarié licencié, dispensé de l'exécution de son préavis, peut continuer à bénéficier du véhicule de fonction qu'il utilise également pour un usage personnel jusqu'à extinction du contrat de travail (Cass. 8 mars 2000). En effet, l'article L. 1234-5 du Code du travail prévoit que « l'inexécution du préavis, notamment en cas de dispense par l'employeur, n'entraîne aucune diminution des salaires et avantages que le salarié aurait perçus s'il avait accompli son travail jusqu'à l'expiration du préavis, indemnité de congés payés comprise ».
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Autre différence, et pas des moindres, avec la voiture de société, la voiture de fonction ne peut pas être retirée de façon unilatérale par l'entreprise. En effet, considérée comme un avantage en nature pour le salarié, ce dernier doit donner son accord pour que la direction puisse se séparer de la voiture de fonction. La voiture de fonction, un avantage en nature La voiture de fonction, parce qu'elle peut être utilisée à des fins personnelles, constitue un avantage en nature pour le salarié. Les avantages en nature sont des biens ou des services fournis par l'employeur au salarié à titre gratuit ou en contrepartie d'une participation minimale par rapport au coût réel de l'avantage (frais de repas, téléphone portable, ordinateur portable…). Le salarié peut profiter du bénéfice qui lui est accordé dans le cadre de sa vie privée. Cet avantage en nature doit être explicitement prévu dans le contrat de travail ou bien la convention collective de l'entreprise, et doit apparaître sur le bulletin de paie du salarié à la fin du mois.
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Cette clause fixe les modalités d'utilisation du véhicule. Le bénéficiaire doit être clairement identifiable. Ainsi, les mentions obligatoires telles que le nom et prénom du salarié, la date de la mise à disposition, le type de véhicule, la marque, le modèle, la puissance, le numéro d'immatriculation ou le numéro de série doivent y figurer. Si le véhicule est réservé à un usage strictement professionnel, la mention suivante doit être reprise dans le contrat: « Cette mise à disposition est réalisée en vue d'un usage strictement professionnel. Le salarié [prénom] + [nom] ne doit pas en conséquence se servir de la voiture qui lui est confiée pour ses besoins personnels ». L'employeur peut éventuellement prévoir une limite du kilométrage autorisé par mois, mais aussi se soustraire à toute obligation en cas d'accident se produisant alors que le véhicule serait utilisé contrairement aux dispositions de la clause. Lorsque les frais de carburant sont à la charge de l'employeur, la clause peut comporter la mention suivante: « Les frais d'essence et d'entretien courant du véhicule (révisions, vidanges… seront remboursés à [prénom] + [nom], soit sur présentation de factures, soit sur la base d'indemnités kilométriques fixées par l'administration fiscale pour l'évaluation des frais de voiture soumis à l'impôt sur le revenu ».
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