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Art. 14. – Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé: présent physiquement ou représenté; participant à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique. L'émargement n'est pas requis pour les participants à l'assemblée par visioconférence, par audioconférence ou par un moyen électronique de communication. Elle est certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale. Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1366 et 1367 du code civil. La feuille de présence est normalement établie par le syndic en sa qualité de secrétaire de séance. Il arrive que des irrégularités affectent cette feuille de présence. La question qui se pose est de savoir si ces irrégularités constituent des causes de nullité? La Cour de Cassation a rendu un arrêt où elle refuse de sanctionner par la nullité, une feuille de présence atteinte d'irrégularités dans la mesure où elle comportait néanmoins tous les éléments nécessaires pour identifier les copropriétaires présents ou représentés et permet de contrôler les énonciations du procès-verbal.
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Motivations de la demande Lorsqu'un copropriétaire n'a pas réussi à se faire élire au bureau d'une assemblée, il n'est pas toujours aisé en pratique d'avoir accès à la feuille de présence au cours de l'assemblée, même si elle doit être tenue à la disposition des copropriétaires ou de leurs mandataires pendant toute l'assemblée. Les textes ne précisent pas qui doit l'établir, mais il s'agira en pratique du secrétaire de séance (ou du syndic en sa qualité de secrétaire provisoire de la réunion, voir la recommandation n° 4 de l'ancienne Commission relative à la copropriété; art. 15 du décret; à noter que la feuille de présence peut également être tenue sous forme électronique, articles 14 du décret de 1967 et 1316-1 et s. du Code civil). Le décret impose, en revanche, qu'elle soit certifiée exacte par le président de l'assemblée (art. 1er). Or, une pression d'ordre psychologique conduit souvent à ce que les copropriétaires qui ne font pas partie du bureau de la séance prennent place dans la salle de réunion, à l'écart du bureau, après avoir signé la feuille de présence dès leur arrivée (pression d'autant plus forte pour les retardataires).
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L'omission des mentions obligatoires de la feuille de présence (nombre de voix du copropriétaire) ne rend l'assemblée générale annulable qu'en l'absence d'éléments suffisants permettant l'identification des copropriétaires présents ou représentés et le contrôle des résultats des votes. ( Cass. 3e civ., 28 janv. 2021, n° 19-17. 906: JurisData n° 2021-000954) La Cour de Cassation a statué dans les termes suivants et reprochait à la Cour d'Appel de ne pas avoir recherché si « la feuille de présence ne contenait pas les éléments suffisants pour permettre l'identification des copropriétaires présents ou représentés et de contrôler, par rapprochement avec les mentions du procès-verbal d'assemblée générale, les résultats des votes relatifs aux parties communes spéciales ». La Haute cour fait preuve de souplesse, en refusant de sanctionner par la nullité, nonobstant l'absence de certaines mentions obligatoires. Il convient de noter que cette décision a été rendu sous l'empire du décret du 2 juillet 2020, qui a ajouté au décret du 17 mars 1967 un article 17-1, qui dispose explicitement: « L'irrégularité formelle affectant le procès-verbal d'assemblée générale ou la feuille de présence, lorsqu'elle est relative aux conditions de vote ou à la computation des voix, n'entraîne pas nécessairement la nullité de l'assemblée générale dès lors qu'il est possible de reconstituer le sens du vote et que le résultat de celui-ci n'en est pas affecté ».
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110 et 28 février 2006 / n° 05-12. 992). Le RGPD ne saurait faire échec à ce droit d'accès. Ce règlement communautaire, entré en vigueur le 25 mai 2018 [1], prévoit en effet qu'un traitement de données est licite, et ne nécessite donc pas le consentement préalable des personnes concernées, si « le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ». Ces dispositions existaient déjà dans le droit positif avant le RGPD et pour cause: la loi « informatique et liberté » a largement inspiré la rédaction du RGPD. Doit donc continuer à s'appliquer la jurisprudence antérieure au RGPD selon laquelle le syndic ne peut pas refuser de délivrer copie de la feuille de présence en arguant du respect de la vie privée (CA Chambéry, 1 ère ch., 24 avr. 2008, SAS Urbania Tarentaise c/ SCI E. Edelweiss; CA Rennes, 6 juin 2013, n° 11/07662; TGI Paris, réf., 9 mars 2017, n° 17/51492). Cette jurisprudence vient d'être confirmée par la Cour d'Appel d'Aix-en-Provence ( CA Aix-en-Provence, ch.
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1996: Bull. III, n°3; Loyers et copr., mars 1996, n°139; Rev. Administrer avr. 1996, p. 49 et Inf. rap. Copr. Avr. 8, obs. P. Capoulade). Le refus du syndic, auquel se heurterait le copropriétaire, justifie par conséquent une assignation en référé à son encontre, sur le fondement de l'article 809 alinéa 2 du Code de Procédure civile, dès lors que l'existence de l'obligation du syndic n'est pas sérieusement contestable. Il s'agit d'une procédure simple, qui aboutira à la condamnation du syndic, sous astreinte de X euros par jour de retard, à délivrer au copropriétaire à l'origine de l'action en justice la copie intégrale certifiée conforme (en original) de la feuille de présence et de ses annexes (les pouvoirs des copropriétaires). Le simple fait de transmettre par télécopie ces feuilles de présence et annexés étant insuffisant pour que soient respectées les prescriptions légales qui imposent la délivrance d'une copie certifiée conforme devant être remise en original. Par ailleurs, le juge des référés condamnera le syndic à verser au copropriétaire une indemnité au titre de ses frais de justice (frais d'avocat et d'huissier).
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Par présence physique Par visioconférence (réunion avec vidéo) Par audioconférence (réunion téléphonique) Tout autre moyen de communication électronique La visioconférence, l'audioconférence ou tout autre moyen de communication et les garanties mises en place pour s'assurer de l'identité de chaque copropriétaire doivent préalablement être décidées en AG. Le copropriétaire qui souhaite participer par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique doit en informer le syndic 3 jours francs: titleContent au plus tard avant l'AG. Cette information doit parvenir au syndic par tous moyens. Les décisions sont prises au cours de l'AG dans le cadre d'un vote qui diffère selon la nature de la décision à prendre. Les copropriétaires présents ou représentés votent. Le vote doit se faire par écrit ou à main levée pour permettre d'identifier les copropriétaires qui ont participé au vote et de comptabiliser leurs voix. Chaque copropriétaire a un nombre de voix proportionnel à sa quote-part: titleContent exprimée en tantièmes ou millièmes.
Interrogée par les auteurs de cet article, la CNIL, gardienne et interprète du RGPD, a d'ailleurs confirmé cette position qui rappelle que, malgré ses spécificités, un syndicat de copropriétaires obéit à une logique démocratique qui implique une liberté du vote mais aussi la possibilité d'influer sur le vote. Les copropriétaires sont liés par une communauté d'intérêts; en l'absence d'agora et de media permettant la mise en œuvre d'une « campagne électorale », la communication de certaines données personnelles des copropriétaires doit donc être possible et le RGPD ne saurait y faire obstacle. [1] Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil NOTES POUR LES LES LECTEURS - Cet article a été publié sous une version approfondie dans le numéro de décembre 2020 de la revue DALLOZ AJDI (Actualité juridique du droit immobilier). Cette revue de référence, dont le rédacteur en chef est le professeur Yves ROUQUET, propose des études et commentaires sur l'évolution juridique, économique et fiscale de l'immobilier.
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