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Lors de la définition du processus amélioré c'est à dire la définition du processus tel que vous souhaiteriez qu'il soit suite à la mise en place du BPM. Pour aider votre entreprise à réaliser avec succès cette tâche, nous allons vous présenter les points essentiels à la mise en place d'une procédure de gestion documentaire des processus. Nous vous avons sélectionné les pratiques les plus couramment utilisées par les experts de l'industrie. N'hésitez pas à consulter également l'article: Qu'est-ce qu'une approche processus et pourquoi faut-il adopter cette méthode? Procédures de gestion documentaires des processus 1 – Ne pas s'écarter de la chaîne de valeur La colonne vertébrale de la gestion documentaire des processus est la chaîne de valeur. 12 points essentiels de la procédure de gestion documentaire. Par conséquent, l'étude, la compréhension et la représentation de la chaîne de valeur sous forme d'un flux d'activités représentant clairement les produits et services générés ainsi que les processus impliqués sont essentielles et doivent être réalisées en amont de tout projet de documentation.
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Apports La gestion documentaire regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l'entreprise. Elle s'inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. Dans le cadre d'une GED, Thomas Choppy définit la gestion documentaire comme: « prendre en charge le stockage, le partage et la restitution de documents électroniques. Il s'agit majoritairement de systèmes gérant des fichiers incluant un fond (le contenu informatif) et une forme (l'enveloppe de présentation) ». Centralisation de l'information Permet la conservation de l'ensemble des documents (contrats, courriers, emails, etc. Gestion documentaire qualité sur. ) dans un système unique et centralisé apporte les avantages suivants: Gain de place -> l'informatisation des archives Gain de réactivité -> consultation instantanée de tous types de documents qualité -> aucun risque de perdre des informations ou de transmettre des documents erronés ou non mis à jour.
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C'est un moment clé permettant aux dirigeants de faire des choix structurants qui révèlent une stratégie d'accès à l'information. 4. La garantie de gagner du temps Le temps, c'est de l'argent. Pour une entreprise, pas question de perdre une minute. En optimisant l'organisation de la gestion documentaire et du traitement de l'information, l'entreprise bénéficie de la mise en place de procédures efficaces pour l'archivage de ses données. Elle peut alors retrouver plus rapidement un document, le classer au bon endroit au bon moment, et le consulter facilement. 5. La garantie de gagner de la place On ne peut pas toujours pousser les murs d'une entreprise. Logiciel gestion documentaire qualité - Qualipro. Et pas question de laisser le papier les envahir. La place étant de plus en plus limitée face à l'augmentation des documents à conserver et le coût des m 2, l'entreprise a tout intérêt à opter pour un système de gestion documentaire efficace. Dégager de l'espace avec les archives permet aux entreprises de récupérer de la place pour améliorer les conditions de travail des salariés.
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Nous vous invitons à voir ci-dessous en pratique comment un acteur d'un processus accède à la documentation et soumettre une suggestion: 6 – Gardez un œil sur les attentes N'oubliez pas, la gestion de documentaire des processus recommande de garder en permanence à l'esprit les objectifs définis en amont. Avoir pour objectif d'améliorer vos processus donne tout son sens à l'effort de documentation fourni. Cependant, il est primordial que la documentation soit en ligne avec les objectifs définis par la direction de l'entreprise afin d'éviter toute déconvenue à l'obtention et la présentation des résultats. Gestion documentaire qualité france. 7 – Analyser des processus de taille adéquate Déterminer un ensemble de projets que vous pourrez documenter dans un délai raisonnable. Se concentrer sur de trop grands projets ou sur un très grand nombre de projets peuvent accroître de manière disproportionnée le travail de gestion de documentation des processus. Vous risquez dans ce cas de ne pas être en mesure de pouvoir présenter les résultats en temps opportun et voir ainsi vos efforts discrédités.
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Il incombe au responsable qualité d'assurer que tous les collaborateurs soient informés de l'existence de l'ensemble des informations documentées qui se rattachent à son processus, et qu'ils soient en mesure d'y accéder. Le cas échéant, nous parlerons ici de diffusion contrôlée des informations documentées. Bonnes pratiques et tutoriels de gestion des incidents. En effet, ces dernières doivent êtres distribuées et récupérées par les bons intervenants dans l'entreprise uniquement. Par la suite, la mise en place d'un système permettant de certifier à l'auditeur que ces intervenants concernés ont été informés de l'existence de l'information et en ont pris connaissance est indispensable. Dans ce sens, des entreprises instaurent des rapports de lecture avec émargement. La norme n'impose pas cette méthode, néanmoins elle permettra de justifier auprès de l'auditeur de la distribution et la récupération des informations documentées. Des méthodes alternatives sont évidemment envisageables, tant qu'elles permettent d'attester de la réalisation de ces deux actions.
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C'est plus pertinent maintenant que je ne l'aurais jamais imaginé, et une lecture absolument fantastique. Dernière mise à jour il y a 30 minutes Marielle Marcouiller Cette histoire vous touche les cordes du cœur de bien des façons. C'est déprimant mais édifiant et semble fidèle à ce qui se passe réellement pendant cette période. Pour la première fois, je me suis ennuyé et je me suis laissé aller pour voir si cela valait la peine de terminer et de raccourcir l'expérience. Dernière mise à jour il y a 59 minutes Sylviane Jung Si vous ne lisez qu'un seul livre cette année, lisez celui-ci. Une perspective historique si pertinente aujourd'hui. Je n'ai pas été aussi ému par un livre depuis longtemps. Dernière mise à jour il y a 1 heure 21 mins Lagandré Aude Nous devrions tous nous rappeler à quel point les choses étaient mauvaises pour ceux qui nous ont précédés. Cette histoire faite de auteur était excellent. Malgré le thème sobre, le cœur et l'espoir l'emportent. Soyez reconnaissant pour ce que nous avons.