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Une fois que vous avez ces informations, il vous sera alors plus facile de structurer votre réunion et de trouver comment animer une réunion de travail efficacement. Gérer le temps: l'importance de la préparation J'insiste sur le point de la gestion de temps car il est fondamental. Beaucoup de réunions non cadrées dépassent le temps initialement prévu, principalement par manque d'organisation. Pour éviter cela, il existe des petites astuces que je vous donnerai dans la suite de cet article. Ce qu'il faut comprendre, c'est que lorsque l'on prévoit une durée de rendez-vous, les gens s'attendent à ce que la réunion dure le temps indiqué. Pour éviter les mauvaises surprises et créer des tensions, l'idéal est d'être le plus honnête possible: Soit vous savez que la réunion durera probablement plus longtemps. Dans ce cas, donnez plutôt une fourchette de temps (à plus ou moins 30 minutes). Comment animer des réunions collaboratives ? | Cinaps blog. Votre interlocuteur ne sera pas surpris si la réunion dépasse l'horaire fixé. Soit vous savez que la réunion ne peut pas dépasser l'horaire fixé.
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Il faudra cependant prévoir qu'un hôte reste à la table ou dans la room pour résumer la conversation développée jusqu'alors aux nouveaux arrivés. Au terme de l'activité, les principales idées sont alors résumées avec l'ensemble des participants afin de rendre compte de l'aboutissement de l'expérience. Les possibilités d'avancement de certaines idées sont alors soumises à discussion et noter à développer lors de réunion ultérieure. Comment animer un travail collaboratif en ligne. Jeux d'innovation Le principe du jeu est aujourd'hui pleinement exploité dans les ateliers collaboratifs. Cette dynamique permet à chaque groupe d'atteindre efficacement et dans la bonne humeur l'objectif de la réunion. Il existe de nombreux jeux conçus pour l'innovation et le brainstorming, adaptés au contexte et aux singularités de tout type d'équipe et d'entreprise. En résumé, pour animer efficacement un atelier collaboratif, il vous faudra au préalable identifier l'objectif du workshop avant même de définir l'activité qui sera choisie pour l'animer. Une fois l'objectif identifié, vous aurez alors à disposition une multitude d'activités possibles à mettre en place allant du simple café virtuel à des formes complexes de jeu d'équipe.
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Dans ce cas, établissez des règles claires et un cadre solide que vous exposerez en introduction de votre réunion, pour tenir ce timing. Enfin, si vous souhaitez évoquer de nombreux sujets (plus que les deux ou trois axes principaux), demandez à vos interlocuteurs s'ils préfèrent faire plusieurs petites réunions ou une seule grosse réunion pour traiter le tout en une fois. La pédagogie collaborative. La mauvaise gestion du temps d'une réunion provient souvent: d'une mauvaise structuration; d'un manque de préparation; d'un manque de communication. Pour la bonne efficacité et la bonne entente entre vous et vos collaborateurs, essayez d'être irréprochable sur ces trois aspects. Gérer et résoudre les conflits: la clef pour des réunions apaisées Les conflits au sein des réunions sont un poison qu'il faut essayer de désamorcer aussi vite que possible. Les réunions peuvent mal se passer pour les raisons évoqués ci-dessus, mais également si: Il y a des tensions dans le groupe; Il y a un élément perturbateur dans le groupe.
Par exemple, si l'objectif de votre communauté est de rendre votre entreprise plus écologique, proposez le défi « qui parviendra à diviser par deux la consommation de papier dans son service? ». Le but est d'encourager les membres à participer, à s'impliquer et à faire des efforts pour atteindre l'objectif fixé. C'est aussi une excellente façon d'accroître le sentiment d'appartenance, la motivation et de développer les relations entre les membres de la communauté, et plus généralement au sein de l'entreprise, puisque tous les services peuvent être concernés par ces actions. 5. Penser à la reconnaissance On ne cesse de dire que la reconnaissance au travail est indispensable pour avoir des employés heureux, impliqués et productifs. Comment animer un travail collaboratif intuitif. Cela s'applique également au sein d'une communauté. En effet, pour s'assurer que les membres restent motivés et investis, il est indispensable que leurs efforts et leur engagement soient reconnus. Régulièrement, vous devez valoriser les accomplissements de vos membres et les mettre en avant afin de donner l'exemple et d'encourager les autres membres à suivre leurs traces.
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