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Tuesday, 2 July 2024

Les réclamations ne sont pas une fatalité. En revanche il est impératif de mettre en place une organisation pointue pour les traiter avec efficacité et rapidité les plaintes de vos clients. Qu'est-ce qu'une réclamation client? Le terme « réclamer » a plusieurs significations, en voici deux venant du dictionnaire Larousse: Demander avec fermeté à quelqu'un quelque chose jugé légitime Exprimer un besoin par la parole ou par le comportement La réclamation vise à contester le respect des engagements du cahier des charges de l'entreprise vis-à-vis du produit/service. Fiche de suivi de réclamation client gratuit GRATUIT à télécharger. Dans le meilleur des cas, le mécontentement est accompagné d'une suggestion d'amélioration. Dans le pire des cas, l'insatisfaction se traduit par une demande de compensation pouvant aller au-delà de la valeur du produit/service initial. Les enjeux Admettons que sur 100 clients, 7 soient mécontents. Sur ces 7 clients mécontents, 1 client se plaint par l'intermédiaire d'une réclamation. C'est la partie émergée de l'iceberg, la partie visible.

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Dans cette procédure, vous pouvez inclure: Une boîte email spécifique Un texte générique de réponse au client Les outils permettant de récolter des informations complémentaires Un délai de réponse maximal Les limites que vous êtes prêts à faire pour satisfaire de nouveau le client Il est bon de savoir qu'un client peut souhaiter une contrepartie. Répondez à sa demande lorsqu'elle est juste. Ou proposez-lui une alternative. Fiche de réclamation client. Comment tirer profit d'une réclamation client dans l'entreprise? La satisfaction client étant le point clé d'un Système de Management de la Qualité, il est important de toutes les prendre en compte. La difficulté d'une réclamation est que l'incident relève d'un dysfonctionnement hors procédure ou fonctionnement normal. L'organisation doit être capable de réagir au quart de tour et mettre en place un processus particulier pour apporter une réponse rapide au problème du client. Par la suite, les dysfonctionnements correctement enregistrés viendront alimenter les réflexions d'amélioration continue.

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Il faut être assez précis pour le rapprocher d'une référence produit. Ensuite il faut pouvoir situer la date de fabrication du produit pour éventuellement rapprocher cette réclamation d'une non-conformité. Si la date de production n'est pas connue, au minimum la date d'achat et / ou de mise en œuvre. Des renseignements comme le moyen de stockage, le lieu d'achat…peuvent compléter les données. 5. 4 Raison de la RC Pour finir, il faut bien s'attarder sur la raison de la RC. Il faut demander une description claire et précise de la réclamation au client ou son représentant, de manière à ce qu'aucune confusion ne puisse par la suite être faite sur cette description. Elle doit être notée et relue au client pour validation car c'est elle qui va devenir la base de réflexion. Fiche réclamation client modèle. Une fois la description faite, il est important de se renseigner sur les conditions de survenues avec des questions simples: comment l'avez-vous découvert? En faisant quoi? A quel moment? … Le but ici étant de savoir au mieux se qu'il s'est passé et comment cela est arrivé, au plus proche de la réalité, sans vouloir piéger le client.

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4. Offrir une compensation au client insatisfait Lorsque l'analyse de la demande fait apparaître une erreur de l'entreprise, celle-ci peut prévoir une compensation financière ou en nature: un remboursement partiel ou un échange de produit; une prestation complémentaire au service fourni; une réduction de tarif sur d'autres offres commerciales. Dans certains cas, il n'est pas toujours possible hélas de déterminer si c'est l'entreprise ou le client qui est en tort. Fiche réclamation client site. Malgré tout, l'entreprise peut faire preuve de bienveillance et effectuer un geste commercial sans pour autant céder à la naïveté. D'autant que la mise en place d'une traçabilité des réclamations permet aisément de repérer les comportements opportunistes.

Le client doit être tenu informé de l'état d'avancement de sa réclamation, tout en évitant de faire des promesses irréalistes quant aux délais de résolution. Maintenir le contact avec le client est primordial tout au long de la procédure, car il n'existe pas de SAV purement technique: le service client doit revêtir avant tout un aspect relationnel. 3. Comment gérer les réclamations clients. Mettre en place une formation et une traçabilité Les téléopérateurs doivent être formés pour gérer la colère des clients mécontents avec empathie, calme et politesse en toute circonstance: l'objectif premier est de changer l'état d'esprit du client, qui est traité comme un partenaire et non un adversaire, en évoquant une solution prochaine aux problèmes rencontrés; il faut toujours accorder le bénéfice du doute au client quant à l'exactitude de ses propos, au moins jusqu'à ce que la preuve du contraire soit apportée. Il est recommandé d'instaurer une traçabilité des réclamations, afin de déterminer si des difficultés récurrentes surviennent avec un produit/service en particulier ou dans une zone géographique précise, pouvant avoir une origine commune.

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Quelques décennies plus tôt, c'est aussi pour échapper à sa famille, et aussi au gouvernement qu'il critiquait souvent, que François-Marie Arouet décida d'écrire sous le nom de Voltaire. "La misogynie du milieu littéraire a souvent poussé des femmes à utiliser des noms d'hommes", explique encore Mario Baudino. Comme une certaine Aurore Dupin qui opte dès 1829 pour le pseudonyme de George Sand, ou encore les trois soeurs Brontë (Charlotte, Emily et Anne) qui publièrent leurs écrits sous les noms de Currer, Ellis et Acton Bell. A l'inverse, il arrive que des hommes adoptent un pseudonyme féminin. Comme le fit Prospère Merimée, par pure provocation, en inventant le personnage de Clara Gazul pour publier un recueil de pièces de théâtre. L'auteur de Colomba poussa la supercherie jusqu'à apparaître déguisé en femme sur la couverture de l'ouvrage. Quant à l'écrivain Pierre Louÿs, il fit passer ces poèmes pour une traduction d'une poétesse grecque du VIe siècle av JC. "Mais écrire sous un faux nom peut aussi répondre à une nécessité", poursuit Mario Baudi qui cite l'exemple des deux auteurs italiens d'origine juive Alberto Moravia, qui abandonna le nom d'Alberto Pincherle et Giorgio Bassani, qui devint Giacomo Marchi, pour échapper à la censure fasciste.