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Wednesday, 21 August 2024

Alors un simple fichier Excel peut suffire. Des logiciels sont également sur le marché pour la tenue du registre unique du personnel. Quoi qu'il en soit, il est capital de s'assurer du respect des modalités RGPD. Pour rappel, le RGPD régit la protection des données personnelles. L'employeur ou le service des ressources humaines doivent tenir le registre unique du personnel. C'est un document confidentiel, qui n'est pas consultable par tout le monde. Différence avec le Registre des Délégués du CSE Bien que leurs noms soient proches, le registre unique du personnel et le registre des délégués du CSE n'ont rien à voir! Attention à la confusion. Ce registre se présente comme un cahier dans lequel se consigne les sujets traités lors des réunions comme les réclamations. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, aucun ordre du jour n'est prévu. De même l'absence d'un procès-verbal justifie la tenue de ce registre. Pour les entreprises dont l'effectif est égal ou supérieur à 50 salariés, il y a deux écoles.

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Heureusement, compte tenu du nombre d'entreprises utilisant les logiciels de paye, les entreprises sont autorisées à "déroger" à la forme papier et tenir ainsi le registre sous format informatique. Article L 1221-14 du Code du travail. Le code du travail prévoit que cette "dérogation" soit portée à la connaissance des DP (délégués du personnel). En outre, l'employeur doit adresser à l'inspection du travail l'avis résultant de cette consultation. Pour terminer, la tenue d'un registre sous forme informatisée dispense l'employeur d'une déclaration auprès de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés). Qui a accès au registre unique du personnel? Le RUP est à la disposition des: DP (Délégués du Personnel); Fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du code du travail et de la sécurité sociale (contrôleurs URSSAF, inspection du travail... Article L 1221-15 du code du travail. Combien de temps doit être conservé le registre unique du personnel? Le RUP doit être conservé 5 ans après le départ des salariés qui y figurent.
Les contenus d'un registre du personnel Concernant la forme, la loi n'a imposé aucune forme particulière. Souvent il est présenté comme un cahier, ayant été imprimé et commercialisé. Il se peut aussi qu'il soit informatisé et présenté comme un logiciel prêt à être complété. Par ailleurs, le contenu du registre doit englober tous les renseignements sur l'identité du salarié. Ainsi, il doit contenir le nom, le prénom, la date de naissance et son sexe, le poste qu'il occupe dans la société, la date de l'embauche et le type de contrat conclu. Il est à noter que l'embauche doit suivre l'ordre chronologique. S'il s'agit d'un salarié particulier comme celui de nationalité étrangère, le registre suivi du personnel doit inclure les documents qu'il a fournis. Les modèles de registre existants Tout d'abord, le registre unique du personnel, c'est celui indiquant la date d'embauchage des salariés. Ce genre d'agenda détail dans l'ordre chronologique la date butoir de l'engagement. Si l'employeur ne détient pas ce registre, ou en l'absence des mentions obligatoires, le salarié concerné peut demander des amendes.

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