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Jusqu'au 1er janvier 2017 l'accord du salarié était requis pour l'envoi du bulletin de salaire sous forme électronique, mais la loi el Khomri en affranchit désormais l'employeur. En revanche, si l'un de vos collaborateurs émet le souhait de recevoir son bulletin de salaire au format papier, vous êtes dans l'obligation de répondre favorablement à sa requête, et vous disposez alors de 3 mois à partir de la date de sa demande pour vous y conformer ( Source) Notre solution Eurécia permet au collaborateur de transmettre en un clic son refus de la dématérialisation, et au gestionnaire de paie d'en être notifié immédiatement par mail. Moins de risque d'erreur et plus de réactivité pour votre service! Quelle est la durée minimale de conservation d'un bulletin de salaire dématérialisé? La durée de conservation minimale d'un bulletin de salaire dématérialisé est fixée par décret. Celui-ci doit être conservé pendant 50 ans, ou jusqu'au 75 ans du collaborateur. En cas de cessation éventuelle d'activité, le service mettant à disposition les bulletins est tenu d'en avertir l'utilisateur.

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Il s'agit par exemple de la communication, des analyses statistiques et de la gestion rationnelle des ressources humaines. Quelles sont les différentes données à stocker dans votre coffre-fort? En dehors de la gestion des bulletins de paie, certains coffres-forts électroniques aident les salariés pour le stockage de leurs informations personnelles. C'est à vous de faire le point de ce que vous souhaitez effectuer avec votre instrument numérique avant d'opérer un choix. Quels sont les meilleurs coffres-forts numériques de bulletin de paie qu'il faut choisir? Voici une liste de plusieurs coffres-forts électroniques de références pouvant servir à une bonne dématérialisation de vos bulletins de paie. Pagga Généralement utilisé par les PME et les TPE, Pagga est un coffre-fort à la fois crédible et moins coûteux. Il est utilisable avec plusieurs logiciels de fiche de paie notamment la suite logicielle RH Lucca. Nibelis Avec sa capacité à gérer les ressources humaines et les bulletins de paie, le coffre-fort électronique Nibelis est utile pour toutes les catégories d'entreprises.

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Pour cette raison, toutes les données stockées dans ce type de solution doivent être chiffrées numériquement. Que dit la loi? L'un des piliers de la Loi EL-Khomri est l'autorisation pour les employeurs de remettre un bulletin électronique à leurs salariés. Cependant le bulletin de paie dématérialisé doit respecter certaines conditions: Informer vos salariés Si l'entreprise souhaite supprimer le bulletin papier et le remplacer par un bulletin de paie numérique, vous devez prévenir les salariés au moins 1 mois à l'avance. Garantir la confidentialité des bulletins électronique L'employeur a l'obligation de transmettre les bulletins de salaire dématérialisés dans des conditions qui garantissent l'intégrité et la confidentialité des informations contenues dans le document. Pour cela, les bulletins peuvent être conservés au sein d'un coffre-fort électronique qui garantira des documents d'origine n'ayant subi aucune modification. Assurer la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé Le bulletin de paie dématérialisé doit être accessible et disponible pour le salarié une durée de 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans..

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Les conditions à respecter Le décret n°2016-1762, entré en vigueur le 1° janvier 2017, encadre la dématérialisation des bulletins de paie et leur accessibilité. L'employeur doit respecter les conditions suivantes: Devoir d'information – L'employeur doit informer ses collaborateurs des changements à venir au minimum 1 mois avant la mise en place effective. Ces derniers sont libres d'exprimer leur droit d'opposition s'ils souhaitent conserver un bulletin papier. Devoir d'opposition – Les salariés ont le droit de refuser un bulletin de paie électronique, avant ou après sa mise en place. Le changement doit être pris en compte par les Ressources Humaines sous 3 mois maximum. Format lisible et archivage long terme – Les bulletins sont émis dans un format lisible et pérenne (PDF), signés électroniquement pour en garantir l'intégrité et conservés pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié, même en cas de changement d'entreprise. La remise doit se faire dans des conditions garantissant l'intégrité et la confidentialité des données (RGPD).

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-- Marc Muller Arlette Gruss Bulletins de salaire dématérialisés: quels sont les avantages? Simple à mettre en place, la dématérialisation des bulletins de salaire est un vecteur de modernisation des pratiques RH permettant d'améliorer la satisfaction de collaborateurs et celle des gestionnaires de paie, chargés d'éditer et transmettre les fiches de paie. S'inscrivant dans la dématérialisation RH, le choix de bulletins de paie électroniques apparait comme une évidence pour quiconque cherche à moderniser les process RH et digitaliser les pratiques de leur entreprise. La réduction des coûts En premier lieu, on pourra citer la réduction des coûts comme argument du passage à l'électronique: les services de ressources humaines optant pour le bulletin dématérialisé pourront en effet s'affranchir d'impressions coûteuses, et verront ainsi diminuer leur consommation de papier et d'encre. Pour les services ayant recours à l'envoi postal et non à la remise en mains propres (notamment en cas de paie externalisée), l'économie réalisée n'en sera que plus belle, puisqu'ils épargneront également le prix d'un timbre par employé chaque mois.

Fonctionnalités de MyPeopleDoc® DISTRIBUTION DES DOCUMENTS RH Changez votre quotidien et gagnez en productivité en automatisant la distribution des bulletins de paie et documents RH via une plateforme en ligne sécurisée et collaborative, connectée à tous vos systèmes d'information RH. ARCHIVAGE DES DOCUMENTS RH La navigation au sein du coffre-fort MyPeopleDoc® est très intuitive. Les salariés y stockent en toute sécurité tous leurs documents RH et leurs bulletins de paie. Ces derniers sont archivés pendant 50 ans chez CDC Arkhinéo. MyPeopleDoc® c'est 10 Go d'espace personnel de stockage gratuit et accessible à vie, partout et à tout moment, via tous types de terminaux, fixes ou mobiles. OPTIMISATION DES FLUX DOCUMENTAIRES RH Bénéficiez de fonctionnalités intelligentes « à la carte » pour optimiser la gestion de vos flux documentaires RH: vos documents sont automatiquement classés, horodatés, archivés, sécurisés et accessibles en ligne. L'archivage légal des bulletins et documents employeurs dans les dossiers des salariés peut être aussi automatisée grâce à la solution de Gestion Documentaire RH de PeopleDoc.

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