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Il faudra, pour ce faire, être en mesure d'organiser et de maîtriser les flux, afin que ces derniers deviennent de véritables indicateurs. L'objectif? Atteindre un niveau de GED tel qu'il permet de visualiser et d'obtenir des analyses prédictives. Ainsi, la GED représente pour de nombreuses entreprises un investissement incontournable pour sécuriser les documents existants d'une part, et tirer les avantages du Big data d'autre part. Master Gestion de l'information et du document en entreprise - Master Information Documentation - Universit de Lille. Les logiciels de GED: des outils essentiels à la dématérialisation de la gestion documentaire Pour réussir son projet de dématérialisation de la gestion documentaire, il existe des logiciels de GED qui permettent de gérer les processus documentaires qui sont souvent complexes et évolutifs et partagés entre les différents acteurs concernés … Tout logiciel de GED doit impérativement être en mesure de gérer la création, le stockage, le contrôle et le partage des documents par voie électronique. Pour choisir l'outil le mieux adapté aux besoins de son entreprise, il sera essentiel de s'attarder sur quelques critères fondamentaux: Le contrôle de sécurité: la protection des enregistrements non publics et la personnalisation des accès pour chaque utilisateur.
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En France, on doit l'indexation de documents à Suzanne Briet, pionnière des Sciences de l'Information et de la Documentation (1). Celle-ci met au point dans les années 1950 les « métadonnées documentaires », qui vont ensuite permettre l'indexation de documents et faciliter le traitement de l'information. Le terme GED n'arrive qu'au début des années 1980, pour désigner ce que les éditeurs appellent l'informatisation de la recherche de documents imprimés. A cette époque, le papier a toujours une place prépondérante, mais c'est l'ordinateur qui se charge de la gestion des bibliothèques et de la recherche d'information. La gestion électronique des documents et les règles de nommage.. En France, les innovations dans le domaine n'arrivent qu'en 1995 avec le premier logiciel de gestion documentaire Taurus. L'idée consiste à numériser, stocker et retrouver des documents d'état civil en lien avec la mairie de Bordeaux. Depuis, et avec l'émergence de préoccupations environnementales, la question de la gestion électronique des documents s'est imposée dans le débat public.
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Une réduction des coûts et un gain de place: en effet, le coût des archives papier peut être qualifié de considérable, par rapport à la mise en place d'une politique GED efficace. L'impression de document en masse, de même que les envois postaux ne sont plus la norme. Gestion documentaire en entreprise pdf. La centralisation des données de l'entreprise: désormais et grâce à la GED, les documents sont accessibles immédiatement, consultables et éditables sur simple requête, dans un seul et même espace virtuel géré par les membres d'un groupe. L'optimisation de la sécurité de l'information: en regroupant l'ensemble des documents de l'entreprise dans un cloud sécurisé, les collaborateurs et partenaires de l'ensemble renforcent la confidentialité des données et leur sécurité. Comment mettre en place une politique de gestion numérique des documents dans l'entreprise? Nous savons maintenant en quoi les solutions numériques de gestion des documents peuvent apporter une réelle valeur ajoutée à l'entreprise. Toutefois, la mise en place d'une politique de dématérialisation des documents implique d'en passer par plusieurs étapes de réflexion successives.
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La diffusion: il est nécessaire d'établir des droits d'accès et de modification selon la nature et la confidentialité du document. Les étapes de mise en place d'une gestion électronique des documents dans l'entreprise La mise en place de la GED au sein de l'entreprise se déroule en cinq étapes. La Gestion Electronique des Documents (GED) dans l’entreprise - Le Blog du B2B. Ce mémoire sur la mise en place de la GED au sein des entreprises vous permettra d'avoir des informations détaillées sur la mise en place d'une GED dans une entreprise. Étape 1: le rassemblement des documents C'est une étape très importante, car, une fois la numérisation effectuée, vous n'aurez plus jamais besoin de le faire. Étape 2: le traitement des documents L'indexage des documents numérisés permet de faciliter les opérations des moteurs de recherche par type et par concepts ou mots clés. Étape 3: archivage des documents Pour cette étape, il faut archiver les documents en veillant au respect des principes suivant: L'authenticité: les copies doivent être conformes et identiques aux originaux La durabilité: les données doivent être exploitables à long terme La confidentialité: les données sensibles sont protégées Étape 4: l'organisation de la diffusion des documents La gestion électronique des documents permet la diffusion des documents dans l'entreprise selon les procédures et les méthodes de travail.
D'autant que pour la DSI, c'est la certitude d'un projet réussi: impliqués dès le départ, l'adhésion des métiers est (quasi) automatique. Tandis que l'accompagnement peut être en partie assuré par les relais métiers eux-mêmes. Gestion documentaire en entreprise canada. De son côté, la DSI assure (évidemment) le service technique, mais aussi et surtout l'intégration de l'outil au reste du système d'information. Car en matière d'ECM plus qu'ailleurs, ce dernier point est crucial: c'est de lui dont va dépendre en grande partie le ROI du projet, notamment en éliminant les risques d'erreurs liés aux saisies manuelles ou à la duplication des informations dans plusieurs outils métiers. Enfin, c'est aussi la DSI qui sera en mesure d'assurer le « service après-vente », à savoir le support auprès des utilisateurs, et la liaison technique avec l'éditeur. Avis d'expert par Florent Bavoux, Directeur Général Europe du Sud Perceptive Software
Vous disposez d'un système adapté à vos priorités Avant de mettre en place la GED, le professionnel effectue un diagnostic avec votre personnel. Cela lui permet de voir objectivement comment vos collaborateurs traitent les documents. Un compte-rendu mettant en avant les comportements inadéquats est ensuite réalisé. En vous basant sur ce document, vous décidez vous-même des actions prioritaires à mettre en œuvre pour l'optimisation de la gestion de la documentation dans votre entreprise. Le consultant vous montre alors la solution GED en fonction de ces objectifs pour vous aider à avoir une idée claire des économies réalisées. Il vous suffira ensuite de valider pour qu'il vous installe le logiciel GED respectant ce cahier des charges. Gestion documentaire en entreprise pour. Vous procédez également au choix des applications en fonction des bénéfices financiers ou stratégiques souhaités. Vous avez droit à la formation et à un accompagnement Avec l'accompagnement d'un professionnel, vous avez également droit à une formation. Cette dernière peut être destinée à vos collaborateurs et sera personnalisée selon leur mission.
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