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La valeur probante des archives Selon l'Organisation internationale de normalisation (ISO), une archive est « une information créée, reçue et maintenue comme preuve, par une organisation ou une personne, en cas de poursuites judiciaires, par obligation légale ou à des fins de conduite des affaires ». L'archivage est donc un moyen de garantir et de prouver les droits des entreprises en cas de litige. En outre, conserver ses archives pendant une durée minimale est une obligation légale au regard du code de commerce et du code général des impôts (CGI). La valeur historique des archives Les archives ont également une grande valeur pour les historiens et pour le maintien de la mémoire collective. Ce sont des sources très utiles pour connaître le passé. Transmettre ou disparaître : l’importance des archives | Institut Iliade. Dans une organisation privée, les archives permettent par exemple de forger une culture d'entreprise ou de s'appuyer sur des retours d'expérience. Dans le cadre public, les archives participent à mieux comprendre aujourd'hui les civilisations et les générations qui nous ont précédées.

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Cela vient du fait que les logiciels qui compressent des fichiers peuvent aussi les archiver. Il existe plusieurs logiciels de compression/archivage: 7zip, Winrar, Winzip... 7zip à l'avantage d'être libre et gratuit. Winrar et Winzip sont des shareware qu'il est possible d'utiliser gratuitement mais ce ne sont pas pour autant des logiciels libres. Ces trois logiciels peuvent créer et ouvrir des archives au format zip. Winrar et 7zip proposent des formats de compression plus efficaces que le format zip. Avantage d une archive de la. Mais ces formats obligent celui qui veut ouvrir l'archive à posséder le logiciel qui l'a créé. Pensez y quand vous envoyez des pièces jointes à quelqu'un. Pour éviter ce problème vous pouvez créer des fichiers auto extractibles. Ces fichiers contiennent tout ce dont ils ont besoin pour se décompresser tout seul. Ils sont malheureusement plus lourds que les fichiers compressés traditionnels Ces logiciels permettent de sécuriser les fichiers créés à l'aide d'un mot de passe. Pour pouvoir décompresser (ou désarchiver) le fichier, il faut posséder le mot de passe.

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Cela signifie également que les conservations peuvent se faire sur des années sans qu'aucune dégradation ne survienne sur les documents. En outre, il rend possible la traçabilité des documents figurant dans les fonds d'archives. Rapidité de recherches, facilité de mise à disposition, traçabilité, conservation, protection: voilà quelques-uns des atouts de la mise en place d'un inventaire des archives. Avantage d une archive download. Tous ces points sont essentiels, car ils permettent d'avoir des archives de très grande qualité et exploitables à tout moment. C'est ce qui se produit lors d'un litige par exemple: il peut arriver que les documents conservés dans les archives puissent être utilisés comme preuves. S'ils sont en excellent état, ce sera un bon point pour le dossier en cours d'instruction au tribunal. Autre conseil, pour une bonne gestion des archives en interne, pensez à confier celle-ci à un employé qui a suivi une formation dans ce domaine. Ou alors, offrez une formation au salarié qui tiendra cette fonction.

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Archiver dans les règles de l'art implique la mise en oeuvre de moyens adaptés à vos documents: papier et/ou numériques, et à vos besoins en terme de consultation, de confidentialité… De plus, vous n'avez besoin d'archiver que les documentset utiles dans le cadre de votre activité ou au titre de la preuve. Conserver tous vos documents est inutilement coûteux en place et en budget. Celà implique de trier vos dossiers en amont afin de ne conserver que les documents indispensables. Ce principe ets encore plus vrai depuis l' entrée en application du RGPD sur la protection des données personnelles. Toutefois les règles de gestion applicables sont les mêmes quel que soit le support de vos documents. Quels sont les avantages de l'archivage physique pour une entreprise ?. C'est pourquoi il est nécessaire de mettre en oeuvre une stratégie globale et homogène: durées de conservation, description des documents, règles de confidentialité… pour faciliter le travail de vos collaborateurs au quotidien, en toute sécurité. Téléchargez notre guide pratique des durées de conservation Efficacité et optimisation de vos coûts Enfin, l'archivage est créateur de valeur ajoutée pour votre organisation: efficacité accrue, gain de temps, optimisation de vos surfaces de stockage, satisfaction de votre clientèle… Les archives remplissent donc une triple fonction.

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SAE et confidentialité Dans l'entreprise certaines informations peuvent revêtir un caractère stratégique ou doivent répondre aux exigeances du RGPD. Ainsi un SAE permet de mettre en place différents moyens de protection, chiffrement ou signature électronique garantissant ainsi la confidentialité de l'information stockée. Dématérialisation et gain de place La dématérialisation enduite par la mise en place d'un SAE permet un gain de place significative dans l'entreprise (et donc une réduction de charge). Ainsi même si l'évolutivité des supports d'archivages sont à prévoir dans le coût de mise en place d'un SAE, ce dernier reste une solution plus attractive pour l'entreprise qu'un archivage classique. Moins de pertes de données en cas de sinistre Une solution de dématérialisation présentera moins de risques de perte des archives par inondations ou incendie qu'un local contenant des dossiers papiers. Avantage d une archive video. Il est par contre, impératif de prévoir les backups avec une redondance de sauvegardes. Le SAE et les impératifs pratiques d'exploitation Enfin un SAE permet de faciliter grandement la consultation des donnés archivées en optimisant le délai d'accès, la fréquence d'accès, le délai de restitution… De plus l'insertion des documents dans un SAE est également facilité grâce notamment à l'intégration d'un plan de classement permettant de structurer automatiquement le contenu déposé sans l'intervention d'une personne physique.

En ce qui concerne l'archivage, il consiste à créer une copie des données à de fins références. Généralement, lorsqu'une donnée est archivée, l'originale peut être supprimée ou gardée selon le besoin de l'entreprise. L'objectif de l'archive consiste donc à retrouver des données anciennes qui peuvent encore être utiles. En quoi est-il important d'archiver des données? Ce qui incite le plus les entreprises à archiver leurs données c'est le fait de pouvoir stocker sur le long terme un volume important d'informations. D'ailleurs, grâce à l'avancée spectaculaire de la technologie, cet archivage est de plus en plus facilité et peut même se faire en ligne. Quels sont les avantages d’un audit archivage pour une entreprise ? - Services-Entreprises. Aussi, des logiciels ultra-performants sont mis en place pour archiver efficacement les données. Par exemple, le stockage dans le Cloud a comme jamais le vent en poupe. Ainsi, les données archivées sont actives contrairement à celles qui sont sauvegardées.