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La fusion et la division de catégories aident à cet équilibre, 10 à 80 ouvrages par catégorie est conseillé (à adapter selon la taille du CDI). Ces pôles peuvent regrouper des livres documentaires, des livres de fiction ou des documents numériques comme des DVD ou des livres audio. Le mélange est permis avec ce type de classement. Par exemple, le pôle informatique peut être placé près des ordinateurs, le pôle loisirs peut être placé près des jeux de société si vous avez une ludothèque. Exemple de plan de classement Nom du pôle: Pôle Maison; couleur: bleu; Localisation du fonds: Bibliothèque basse à gauche de l'entrée du CDI. Ce pôle devra être placé à proximité du pôle Soigner parce qu'il parle de diététique et de TCA. (Justification inventée pour l'exemple) Catégorie Sujet Cote Description Observations Correspondance Dewey Nombre de livre Contient la catégorie principale, correspondant à une bibliothèque Sujet plus précis, correspond étagère 3 premières lettres du sujet Description de ce que contient cette partie Observations diverses, peut signaler des particularités, des exceptions ou des renvois Contient les indices Dewey correspondant Cuisine du monde MON d'autres pays Classer ensuite par 646; 646.
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Le déploiement d'une GED dans une entreprise nécessite la mise en place préalable de certaines règles pour organiser les contenus et faciliter le travail des collaborateurs. Dans cet article, nous proposons 7 conseils pour mettre en place et maintenir un plan de classement au sein d'une GED. Ces conseils mobilisent les capacités généralement offertes par les GED récentes: Plan de classement multiple, indexation par catégories, espaces virtuels, ou moteur de recherche. I – Multiplicité des points de vue et usages – La solution est rarement un « unique » plan de classement. Chaque service, département ou groupe d'utilisateurs a généralement des besoins spécifiques et souhaiterait classer l'information en fonction de ces besoins – Il est donc important d'étudier ces usages et ces besoins pour différencier les points communs à toute l'entreprise des aspects spécifiques à un groupe d'utilisateurs – Les points communs permettront d'arrêter une organisation commune facilement partageable et les points spécifiques permettront une meilleure adéquation du plan de classement aux besoins « locaux «.
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Bien au contraire, issue d'une logique commune, cette arborescence de classement traduit les missions et activités du service ou de l'entreprise, intègre dès sa conception les restrictions d'accès liés aux exigences de confidentialité et encadre le nommage des dossiers et documents. Un classement unique, simple et logique pour tous de tous vos documents papier et informatique c'est un des principes fondamentaux de la Méthode TRAPEC