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Un cahier des charges est la documentation utilisée pour exprimer les besoins, les exigences techniques et le périmètre fonctionnel souhaité pour le projet CRM souhaité. Il doit être rédigé de manière à ce que le prestataire puisse apporter la solution parfaitement adaptée à l'entreprise. Avec un cahier des charges bien rédigé et correctement structuré, la phase de préparation du projet est optimisée et le déploiement de la solution est simplifié. Quatre points fondamentaux à prendre en compte Le contexte et l''objectif du projet Le cahier des charges doit permettre de comprendre facilement les objectifs métiers attendus du CRM, les caractéristiques et les particularités de l'entreprise, ses cas d'usage et les fonctionnalités cibles du futur CRM. Il doit donner une meilleure compréhension du périmètre fonctionnel existant et futur de l'entreprise ainsi que les raisons d'un tel investissement. L'existant fonctionnel / technique L'analyse des processus métiers existant et des systèmes utilisés doit être intégrée dans le cahier des charges.

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Mais aussi, l'ensemble des données concernant les différents fournisseurs, les prospects… Les données de structure serviront à analyser l'information, pour l'organiser. Aussi, elles reprendront entre autres le plan comptable. Quant aux données de gestion, elles concernent la gestion quotidienne de l'entreprise, aussi, elles comprendront les différentes factures, bons de commande … Bien entendu la documentation devra elle aussi être recensée, et migrée. L'identification des données passe aussi par un audit de toutes les sources d'informations disponibles dans l'entreprise. Dès maintenant, Comparez les solutions ERP du marché! 2- La reprise des données La reprise des données commence par les données de structure, puis les données de référentiel, et enfin les données de gestion. Car, ce sont les données de structure qui permettront d'avoir une exploitation optimale des informations. La migration doit permettre de relier les différents types de données. Cependant, si les structures des deux systèmes d'information sont différentes.

Vous devez choisir un logiciel de gestion de la paie dans le cadre du lancement de votre activité, ou bien vous envisagez une refonte de votre système existant? Quel que soit le scénario, le pilotage de votre projet ne s'improvise pas. Une fois déployé, votre système aura des impacts humains, techniques et organisationnels. Votre choix est donc crucial, et pour le mener à bien, quelques conseils concernant la rédaction de votre cahier des charges. Quel est le contexte de votre projet? Il est important que votre cahier des charges « plante le décors » du projet de la manière la plus précise possible: Etes-vous un prestataire de l'externalisation de la comptabilité, ou bien une entreprise qui gère sa paie en interne? Combien d'utilisateurs sont concernés? Le projet porte-t-il sur: plusieurs sociétés juridiques? Plusieurs pays? Plusieurs sites? Quel est le système existant? Détaillez autant que possible vos réponses à ces différents item, et anticipez les éventuelles évolutions à court, moyen et long terme.

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Comme nous l'avons vu plus haut, un projet de reprise des données n'est pas anodin. Il implique des changements majeurs dans le système de l'entreprise, l'obligeant à mettre en place un protocole de récupération et d'intégration d'informations. La reprise a pour but premier de conserver les données collectées précédemment et de les transférer dans un nouveau système. Cette récupération évite la re-saisie manuelle des ressource s qui peut occasionner d es erreurs et de pertes. De plus, r éintroduire manuellement les information s dans le nouveau système est une perte de temps considérable pour les équipes. En effectuant une reprise de données, les valeurs existantes sont triées. Elles sont prêtes à l'emploi grâce aux étapes de préparation et de tests avant leur transfert définitif. Les collaborateurs n'ont pas à trier entre les informations qui sont exploitables ou obsolètes. Une r écupération efficace permet aux équipes métiers de retrouver rapidement les informations sources dès la première utilisation du nouveau système.

Une lettre de mission définissant clairement le périmètre de ses missions lui sera remise dès le lancement du projet GMAO. Celle-ci diffère du cahier des charges: elle se concentre sur le rôle de chacun des intervenants du projet – en particulier celui du chef de projet – et non sur les fonctionnalités attendues du logiciel de GMAO. Elle précisera également les attentes en termes d'objectifs à atteindre, les délais, la démarche de gestion de projet à suivre (méthodologie, communication, décisions, indicateurs de suivi), ainsi que les moyens humains et financiers mis à disposition pour y répondre. Anticiper les freins éventuels au changement Comme dans tout projet de changement de logiciel, et donc, de procédures internes de fonctionnement, analyser les impacts pour identifier les risques potentiels fait partie des travaux préparatoires indispensables. Dans un projet GMAO, trois types d'utilisateurs peuvent ainsi être identifiés: • Toute personne susceptible d'effectuer une requête à destination des services techniques.

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Chaque processus est déclinée par fonction, par exemple pour les appros: la demande d'achat, l'appel d'offre, la commande d'achat, la réception, la facturation. Sur toute cette partie fonctionnelle, les besoins doivent être suffisamment détaillés pour ne pas donner lieu à des incompréhensions par les éditeurs/intégrateur. Il est préférable de ne présumer de rien pour ne pas être surpris dans la suite de projet ERP par des manques sur des éléments qui semblaient pourtant « évidents ». Le bon moyen est de bien décrire les processus attendus, de déterminer l es données, les fonctions, les états et reportings attendus. Dans certains cas, on peut identifier des points d'ergonomie particuliers, comme des glisser déplacer. On peut aussi déterminer des besoins technologiques, comme le besoin de travailler sur terminal, tablette ou smartphone. Le document de réponse sous forme de grille Un document de réponse sous forme de grille est fourni en complément du document principal. Ce document en grille permet: une saisie simple pour les éditeurs/intégrateurs tout en lisant le document principal un dépouillement efficace lors de l'appel d'offre La grille de réponse reprend point par point l'ensemble du document principal: Les attentes sur le progiciels La grille de réponse intègre en plus: Les caractéristiques de la solution proposée par l'éditeur du progiciel Les informations sur l'éditeur et l'intégrateur de la solution Un canevas du chiffrage des licences et du mode projet d'intégration Gestion de l'appel d'offre

Elles nous permettront également de vous proposer des interviews, des vidéos, des livres blancs, des événements, des cahiers des charges, des produits ou services au contenu au plus près de vos attentes. L'accès à nos contenus est soit gratuit soit payant, selon l'offre que vous choisissez. Si vous souhaitez accéder gratuitement à nos contenus, vous nous permettez de partager vos données avec nos partenaires commerciaux pour recevoir des offres dans votre cadre professionnel en lien avec les thématiques choisies. Il s'agit de la seule contrepartie que nous vous demandons et qui est nécessaire pour nous permettre de continuer à vous envoyer gratuitement du contenu de qualité. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient partagées avec nos partenaires commerciaux et bénéficier de leurs offres, vous pouvez souscrire à notre formule payante. La formule payante propose les mêmes contenus que la formule gratuite mais sans partage de données. Conformément à notre politique générale en matière de données personnelles, vous disposez d'un droit d'accès vous permettant à tout moment de connaître la nature des données collectées vous concernant, de demander leur rectification ou leur effacement.