Dématérialisation De Vos Documents Et Bulletin De Paie - E-Coffre Fort Manpower | Manpower Fr: Uniformes De L'Armée Française - Wikipedia - Rue Du Militaire
Les conditions à respecter Le décret n°2016-1762, entré en vigueur le 1° janvier 2017, encadre la dématérialisation des bulletins de paie et leur accessibilité. L'employeur doit respecter les conditions suivantes: Devoir d'information – L'employeur doit informer ses collaborateurs des changements à venir au minimum 1 mois avant la mise en place effective. Ces derniers sont libres d'exprimer leur droit d'opposition s'ils souhaitent conserver un bulletin papier. Devoir d'opposition – Les salariés ont le droit de refuser un bulletin de paie électronique, avant ou après sa mise en place. Le changement doit être pris en compte par les Ressources Humaines sous 3 mois maximum. Format lisible et archivage long terme – Les bulletins sont émis dans un format lisible et pérenne (PDF), signés électroniquement pour en garantir l'intégrité et conservés pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié, même en cas de changement d'entreprise. La remise doit se faire dans des conditions garantissant l'intégrité et la confidentialité des données (RGPD).
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Avec quel logiciel de paie Desk RH est-il compatible? eDocGroup 2020-04-14T09:55:25+02:00 Desk RH est indépendant des logiciels de paie. Vous importez simplement le fichier PDF de vos bulletins de paie dans Desk RH, que ce soit un fichier issu de votre logiciel de paie ou fourni par votre expert-comptable. eDocPerso, le coffre-fort numérique des salariés Véritable domicile numérique, eDocPerso permet aux salariés de recevoir leur bulletin de salaire dans un coffre-fort numérique certifié AFNOR et de centraliser tous leurs documents personnels de façon sécurisée. Gratuit pour le salarié et disponible à vie L'appli est disponible en téléchargement gratuit
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Du côté de l'entreprise, cela permet à l'entreprise de gagner du temps et de limiter les coûts. En évitant l'impression des bulletins de paie, plus de papier n'est nécessaire, tout comme l'encre: les coûts sont alors réduits. En outre, les coûts d'archivage sont également réduits puisque les documents sont conservés de manière électronique. Du côté de l'employé, la fiche de paie dématérialisée présente également plusieurs avantages: cela permet un accès plus rapide à sa fiche de paie, cela permet d' éviter de l'égarer mais permet également une conservation des documents facilitée, adieux les classeurs volumineux! Dans le même temps, les inconvénients de la dématérialisation de bulletin de paie sont peu nombreux. Toutefois, cette démarche peut présenter des difficultés pour les entreprises. En cas de dématérialisation du bulletin de paie, sa communication se fait de manière électronique, mais ne se résume pas à un simple envoi de la fiche de paie par email. Cette dernière doit être stockée au sein d'un coffre-fort numérique, autrement dit un espace de stockage sécurisé en ligne, qui per met la conservation des documents numériques.
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Pour se connecter au service du coffre-fort électronique, les salariés ont un accès personnel, ayant identifiant et mot de passe personnel. La dématérialisation revêt quelques avantages. Tout d'abord cela permet de limiter les taches à faible valeur ajoutée: l'émission, la mise sous pli, le dépôt, l'affranchissement et enfin l'archivage des bulletins. Cela permet donc un gain de temps et d'argent pour l'entreprise. Cela permet également à vos collaborateurs d'avoir leurs fiches de paie sauvegardées pendant une durée de 50 ans soit jusqu'à l'âge de la retraite du collaborateur. Finis la corvée de mise sous pli, et les bulletins perdus que l'on vous demande de réimprimer! La mise en place du bulletin dématérialisé est relativement simple! Une fois le choix du bon prestataire opéré, et les adresses mails des collaborateurs compilées, sur le coffre-fort s'effectue chaque mois en un clic. Et vous, vous y passez quand? 😉. Merci de votre lecture. Navigation de l'article
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Lorsqu'un salarié est nouvellement employé dans une boîte utilisant Arkevia pour l'envoi des fiches de paie, il peut refuser cette option. Mais dans ce cas, il doit indiquer à son employeur dans un délai de 30 jours qu'il préférerait les recevoir sur format papier. En savoir plus sur le fonctionnement du coffre-fort numérique Arkevia Les options qu'octroient les coffres-forts numériques tels qu'Arkevia aux employeurs diffèrent de ceux des employés. Pour l'employé Toutes les fois qu'une fiche de paie ou un document partagé lui est adressé, Arkevia envoie une notification à l'employé par email. À la suite de cela, il peut se rendre dans son espace personnel grâce à ses identifiants. Il pourra alors consulter les nouveaux documents qui y sont déposés. Arkevia offre la possibilité à ses utilisateurs de créer des répertoires personnels pour gérer de façon optimale leurs documents électroniques. Grâce à ce cloud, ils peuvent aussi, à son tour, partager ses fichiers ou les télécharger au format PDF s'il le souhaite.
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En effet, la loi Khomri du 8 août de cette année-là a donné plus de détails sur ce nouveau phénomène de dématérialisation. Il y est noté entre autres que l'employeur est tenu d'informer le salarié de la distribution de sa fiche de paie via un coffre-fort numérique. Par contre, il n'a pas besoin de son approbation pour prendre une telle mesure. Cette vulgarisation de l'utilisation des bulletins de paie a fait apparaître un autre besoin. Celui du stockage numérique, en quelque sorte comme un archivage virtuel permettant de les classer et de les conserver. C'est l'instauration des services de vente ou de location de coffres-forts numériques tels qu'Arkevia aux sociétés. Généralités sur le coffre-fort numérique Arkevia Vous l'aurez compris, Arkevia n'est rien d'autre qu'un espace de stockage numérique très sécurisé. Il a été conçu afin de permettre aux entreprises d'y conserver toute sorte de documents importants et confidentiels tels que les fiches de paie. D'autres documents pouvant y trouver de la place sont notamment les factures, les pièces d'identité, les documents officiels de la société, etc. Arkevia est spécialement conçu selon le respect de la réglementation sur les coffres-forts virtuels d'archivage numérique en France.
La conservation des bulletins de paie numériques est garantie grâce au dépôt dans un coffre-fort certifié AFNOR NF 203 CCFN. Depuis le 1 er janvier 2017, avec la loi El Khomri, l'employeur peut opter pour la dématérialisation des bulletins de salaires sans l'accord préalable des collaborateurs. C'est au salarié de manifester son refus s'il s'y oppose. Solution de dématérialisation RH sécurisée Votre coffre-fort numérique employeur vous permet d'archiver tous les documents RH et de les distribuer aux salariés dans leurs propres coffres-forts numériques. Où sont hébergées les données des documents archivés? eDocGroup 2020-04-14T09:54:23+02:00 Les données liées aux documents archivés dans les coffres-forts numériques Desk RH et eDocPerso sont hébergées en France. Et les serveurs utilisés par eDocGroup répondent au plus haut niveau de sécurisation. Les technologies de confiances garantissent l'intégrité des documents archivés. Les technologies de confiance sont notamment l'horodatage et les empreintes d'intégrité.
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