Concours Vidéo Régional 2022 "De L'école Au Travail" - Daaf Guadeloupe – Conduite Du Changement Projet Informatique.Com
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« Chez Eliadis, notre démarche d'accompagnement commence par une démonstration aux utilisateurs de toute la valeur que renferme la solution. Nous les aidons à s'approprier Office 365 », indique Abdel El Assad. En effet, un environnement de travail numérique sera perçu comme stratégique pour accélérer l'innovation et augmenter la compétitivité si et seulement si l'adhésion des utilisateurs est massive. Mais pas seulement! De nombreux décideurs et dirigeants ont encore du mal à appréhender ces changements car, pour eux également, c'est une rupture. Dans cette conduite du changement, il est donc important d'impliquer non seulement la DSI pour le socle technique, mais aussi les équipes IT, elles-mêmes, pour les convaincre du bien-fondé de ce changement. « Au sein d'un grand groupe bancaire, nous avons un consultant qui mène actuellement une mission de conduite du changement pour accompagner une communauté de plus de 200 chefs de projets IT, à partager les bonnes pratiques méthodologiques à l'aide d'espaces SharePoint.
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Une conduite du changement efficace repose ainsi sur une méthodologie et de la rigueur afin de définir la stratégie d'accompagnement, la cadrer, la mettre en œuvre, et suivre ses résultats dans le temps pour adapter la démarche. Elle met à profit des outils dédiés à chacune de ces étapes et repose sur un plan d'actions et un planning bien définis. Elle implique aussi des mécanismes de mesure et une analyse des KCI (Key Change Indicators). Si l'environnement des entreprises évolue constamment: réorganisation, business model, rachats… les évolutions technologiques et les projets informatiques sont les sources les plus importantes de changements au sein des organisations. Pourtant, le déploiement d'un système d'information est encore parfois considéré comme un projet purement technique. Les aspects organisationnels et humains sont alors négligés alors que ces projets impactent directement le travail quotidien et sont les plus à risque en cas de défaut d'adhésion aux solutions mises en place.
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Si les directions générales ont bien compris que la transformation numérique n'était plus seulement un projet technique, trop rares sont celles qui mettent en oeuvre une démarche d'accompagnement à la conduite du changement qui prenne en compte les spécificités des solutions collaboratives, qui restent et resteront contournables. Définir les enjeux organisationnels, les processus de l'entreprise et les usages des collaborateurs, puis, une fois l'environnement de travail déployé, argumenter auprès des collaborateurs la valeur ajoutée de la solution Digital Workplace dans leur quotidien est une démarche essentielle, qui faute d'être mise en œuvre, nuit à l'appropriation de ces solutions. Eliadis, ESN dédiée au collaboratif depuis sa création en 2001, a bien compris la nécessité de proposer un accompagnement à la conduite du changement prenant en compte les enjeux spécifiques à la Digital Workplace. Dans cette optique, l'ESN a d'ailleurs créé son propre centre de formation avec pour mission d'apporter un savoir-faire et un savoir-être adaptés, qui soient gages de réussite.
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On remarquera que lors de ces instances, sont aussi présents les experts métiers pour intégrer les processus et règles de gestion métier. Ceci permet aux approbateurs et responsables du projet de porter des décisions éclairées. Garder les utilisateurs informés de l'état d'avancement permet, comme au reste de l'équipe projet, de garder à jour le niveau de contexte pour mieux s'intégrer aux actions et au calendrier. La communication reste le maître mot. Le management de proximité d'une équipe sur une durée donnée La particularité d'un projet est son caractère temporaire. Si l'objet est la création d'une application, après le projet, celui-ci « rentre » en phase de maintenance technique et/ou maintenance évolutive. De la même manière, l'équipe projet est une instance temporaire. Le manager de l'équipe projet de la maîtrise d'œuvre (MOE) est le chef de projet MOE. Le rapport entre chef de projet et les utilisateurs est circonstancié et pas hiérarchique, cependant les utilisateurs retenus pour participer aux comités utilisateurs restent des utilisateurs après la fin du projet.
Le rôle du manager consiste ensuite à répartir les rôles des membres de l'équipe pour faire émerger une intelligence collective ainsi qu'exploiter au maximum les qualités individuelles de chacun. De plus, la mise en place d'objectifs individuels complémentaires à l'objectif commun permet de maintenir la motivation des collaborateurs. La répartition des tâches doit être effectuée de manière juste et équitable pour ne pas donner le sentiment que certains membres sont plus favorisés que d'autres. Favoriser la communication Les managers en charge de la conduite de projet ont la responsabilité d' encourager la communication au sein des équipes. Une circulation des informations optimale favorise les connaissances de chacun sur l'avancée des opérations, cela permet aux collaborateurs de connaître les priorités et d'ajuster leurs travaux pour se concentrer sur les tâches prioritaires. Il est important de définir les actions de communications à mettre en place, à quel moment et comment les diffuser.
Pendant la phase d'accompagnement, les utilisateurs ont été formés aux logiciels via des parcours de formation personnalisés. Pour préparer l'après, un glossaire des termes techniques a été conçu afin d'accompagner les collaborateurs ainsi qu'un questionnaire de retours, directement intégrés à la solution. 3. Former au nouveau logiciel Qui dit nouveaux logiciels, dit formation. Mais dans le domaine de la formation aux logiciels, il y a des indispensables: dites bonjour à la formation 2. 0. Désormais, la formation doit être adaptée aux nouveaux besoins des utilisateurs: digitalisation, actualisation et surtout personnalisation. La formation doit être pensée sur-mesure afin d'offrir une meilleure expérience de l'apprentissage et du numérique. Mais ce n'est pas tout. Désormais, la formation aux logiciels doit être effectuée depuis les outils. Vous vous demandez comment? 🍋 La méthode Lemon Learning: le Learning by Doing Si vous deviez apprendre à cuisiner un plat pour la première fois, vous préféreriez cuisiner la recette pas à pas plutôt que de l'apprendre par coeur n'est-ce pas?