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À travers celle-ci, l'État encourage les collectivités à rattraper leur retard en matière de transformation digitale de la fonction RH. Dématérialiser les processus RH pour répondre aux enjeux principaux de la fonction publique La feuille de route SIRH 2022 liste plusieurs objectifs: « Les capacités des systèmes d'information en termes de dématérialisation constituent un levier essentiel de modernisation. La dématérialisation permet en effet de faciliter le partage et l'échange d'informations et de documents, d'envisager de nouveaux usages et amène à revoir les processus et les organisations dans une optique de rationalisation et de simplification […] des données publiques » 2. Comment digitaliser les dossiers du personnel ? - Apogea. Concrètement, pour les services RH, la dématérialisation des documents RH et des processus est tout d'abord synonyme de productivité. Elle permet ainsi de mettre fin à un certain nombre de tâches répétitives et chronophages: impression des documents, mise sous pli, affranchissement, classement manuel dans les dossiers des agents… À la clé, plusieurs heures de travail économisées chaque mois au sein de l'équipe RH et une capacité à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour les agents.
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En pratique, Locarchives suggère de le conserver de manière illimitée. Toutefois, certains documents, comme les contrats, les primes et indemnités, sont soumis à des règles spécifiques et doivent être conservés 5 ans à compter de la fin du contrat de travail (Article 2224 du Code Civil). Les autres documents soumis à des durées légales de conservation REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL: selon l'article L 1221-26 du Code du Travail, le registre unique du personnel est à garder pendant 5 ans minimum à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'entreprise. Dématérialisez les dossiers du personnel : c’est simple, efficace et rentable ! - Le Blog Offiscénie. BULLETINS DE PAIE: selon l'Article L 3243-4 du Code du Travail, les bulletins de paie électroniques ou physiques doivent être conservés 5 ans minimum à compter de l'arrivée du salarié dans l'entreprise. Cette durée légale de conservation des bulletins de paie est la même pour les pièces comptables relatives aux traitements et salaires, les doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales, les documents concernant les salaires, les primes et les indemnités (article 2224 du Code Civil).
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Dématérialisez vos documents RH Développée par COTRANET, la solution de gestion documentaire CotraTEAM, est un logiciel collaboratif de dématérialisation des dossiers employés et autres documents du personnel, avec une gestion 100% numérique. Grâce à cette plateforme multilingue de gestion, les salariés retrouveront l'intégralité des documents numériques (fichiers PDF, Word, Excel, e-mails, etc.. ) et des documents papiers dématérialisés (contrats, compte-rendus d'entretiens, notes de frais, demande de congés…) dans leur propre dossier. Dématérialisation des dossiers du personnel coronavirus. CotraTEAM est accessible en mode SaaS ( Software as a Service) hautement sécurisé, avec un hébergement exclusivement en France, en utilisant une simple connexion internet via tout support (PC, tablette, mobile…)
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L'importance du classement du dossier du personnel dans la gestion du service RH n'est plus à démontrer. Jusqu'à une période récente, les entreprises n'avaient que la possibilité de classer leurs documents au format papier: tel contrat de travail à ranger ici, les données bancaires d'un collaborateur à sécuriser par là ou encore les formations demandées et suivies par le collaborateur à mettre ailleurs… Ce mode de gestion du service RH est dépassé. Gestion du personnel et dématérialisation - Actance Avocats - Société d'avocats. Aujourd'hui avec la digitalisation des process RH, numériser et digitaliser les documents des collaborateurs permet de gagner du temps, d'éviter les pertes des documents papiers, de stocker en ligne, de sécuriser les documents et d'investir moins d'argent dans l'achat de papiers et d'envoi. Les dossiers du personnel Considérés comme un outil privilégié dans la gestion du personnel, ces dossiers du personnel permettent d'avoir un aperçu sur les compétences de l'entreprise en même temps qu'ils rendent possible un suivi individuel de chaque employé.
Vous pouvez dématérialiser toute la gestion administrative de vos collaborateurs avec le Portail RH: registre du personnel, contrats de travail et avenants, suivi des entrées et sortie, effectifs par établissement, … avec la possibilité d'exporter toutes les données en un clic, au format Excel et suivant vos besoins. Des relations facilitées La dématérialisation donne une plus grande autonomie au salarié (impression des bulletins de paie, demandes d'attestations et d'autorisation). Elle réduit également les délais de réponses à ses questions. Ce faisant, elle fluidifie et améliore les relations entre les collaborateurs et les services RH. Dématérialisation des dossiers du personnel. Les Ressources Humaines peuvent alors être vues comme telles et non plus comme des ressources administratives. En automatisant les envois de mails et en vous proposant différentes alertes sur les dates critiques, les différents modules du SIRH Eurécia participent à une circulation rapide de l'information entre vos collaborateurs et vos services RH. Des gains non négligeables Les bénéfices de la dématérialisation ne sautent pas forcément aux yeux et ne sont pas simples à calculer.