Comment Classer Ses Documents ? – Petite-Entreprise.Net | Ballon Pour Chevaux À Vendre

Ses critères d'efficacité Pour arriver à un archivage performant, il convient de mettre en place un plan de classement.

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Dans les logiciels de gestion de données et de documents, mettre en place une logique d'ordonnancement est essentiel pour retrouver aisément ses documents et données et tout simplement structurer son référentiel documentaire. Dans certains cas, la gestion de configuration documentaire peut être nécessaire, en particulier lorsqu'il faut gérer les équipements liés aux installations. On peut ainsi gérer la documentation applicable en fonction des équipements. Cependant, dans un nombre important de projets un plan de classement efficace suffit. Plan de classement et stockage de documents La problématique du stockage est incontournable. La non prise en compte de cet aspect peut entraîner des situations critiques. Les problématiques sont les suivantes: Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un faible temps d'accès. Plan de classement entreprise exemple 2019. L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image, etc. ) de leurs provenances, états, types, etc.

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La méthode de classement structurel est parfait pour les entreprises à l'organisation stable. C'est-à-dire que les structures ne sont pas modifiées souvent. Les inconvénients d'un classement de document structurel Lors d'un changement de structure administrative, tout est à repenser. Exemple: un service ferme, les compétences sont redistribuées, d'autres services sont ouverts, des attributions naissent. Le plan de classement structurel est à refaire pour refléter chaque changement. Plan de classement entreprise exemple cv. Également, où classer des dossiers transversaux qui sont suivis par plusieurs services? Le classement de dossier par objet Pour avoir une vue d'ensemble de chaque sujet traité en entreprise, le classement thématique (ou systématique) par objet est un bon exemple. Un tel type de classement permet de rassembler sous une même rubrique tous les dossiers d'un même sujet. : Emploi 1. 1: Contrats 1. 1: Statutaires Les avantages d'un classement de dossier thématique Le principal avantage est très simple. Il permet de ne pas tenir compte du contexte administratif.

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Ce ne sont ici que des suggestions que vous pourrez adapter à votre situation et à votre secteur d'activité: « réf…. » pour les documents de référence « pro…. » pour les documents relatifs à un projet « adm…. » pour les documents administratifs etc. Cette nomenclature peut être suivie d'une numérotation ou d'un système de datation. Comment réaliser un plan de classement ?. Par exemple, un devis datant du 03 avril 2009, pourrait être classé « dev03042009 ». Conserver les documents sous forme papier ou les numériser? Conserver ses documents papier présente des avantages, notamment au niveau du confort de lecture et pour les documents de grande dimensions. Cependant, n'écartez pas l' éventualité de numériser systématiquement tout ou partie de vos documents. Classer vos documents sur informatique permet une recherche facilitée par mots clés et référence. Très important: pensez à sauvegarder toutes vos données sur des supports durables et sécurisés. Mobilier et accessoires Le mobilier de rangement disponible sur le marché est très varié.

Une fois la classification définie, lorsqu'un utilisateur crée un document il sélectionne la bonne combinaison de classement pour le document. Automatiquement les personnes peuvent ainsi retrouver visuellement leurs documents dans une vision arborescente ordonnée selon les différents niveaux de classement. Comme cas d'exemple on peut prendre un classement par Famille/sous-domaine/Domaine/Zone.

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