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Saturday, 20 July 2024

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Aussi, cela favorise la rationalisation du contenu du serveur par l'organisation des dossiers de façon ordonnée. Un bon plan de classement facilite les échanges au sein des différentes équipes de l'entreprise et simplifie la tâche du service d'archives qui pourra récupérer et traiter plus aisément les documents pour leur conservation définitive. Le plan de conservation a pour but principal de structurer et ordonner la production des documents dès leur création. Cela rend leur conservation plus facile. Il faut à cet effet tenir compte de plusieurs principes de structuration permettant l'organisation et la ventilation des données entre les serveurs personnels et les serveurs du service. Aussi, cela impose une hiérarchisation de l'information dans un plan de classement thématique traduisant les activités du service. Dans la définition plan de classement, il est nécessaire de veiller à ce qu'aucun document important n'échappe à la vigilance des agents. Les fonctions de la GED (Gestion électronique des documents). C'est là tout l'intérêt de l'application des principes de structuration qui sont pensées pour éviter toute perte de données, une situation à craindre lorsqu'il y a surabondance de sous-dossiers et en cas de classement inadapté.

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Les documents qui ne sont pas créés au format numérique doivent être compilés en fichiers utilisables par la plateforme. Ces prestations sont généralement inclues dans la mise en place de votre GED: La numérisation par lots des documents papier L'acquisition de masse de documents issus de répertoires, de fax ou de photocopieurs multifonctions Une gestion de lots De nombreuses options de traitement de documents et d'indexation automatique Une indexation assistée et contrôlée Le classement dans des bases documentaires, dans des dossiers électroniques et l'injection dans des procédures de workflow. Classement automatique des e-mails et des documents bureautiques d'Office Le processus capture des documents bureautiques et des courriels. Classement electronique des documents authentiques. Classification et indexation automatiques des documents bureautiques issus de Microsoft Office Classification et indexation automatiques des courriels issus d'IBM Lotus Notes, Microsoft Exchange et des autres messageries Intégration totale à la suite Microsoft Office et à l'explorateur Windows Classement automatiquement en fonction des propriétés et du contenu des documents et des courriers électroniques Gestion des états éditiques Le module regroupe l'ensemble des fonctions nécessaires à l'acquisition, la conservation et la diffusion des états d'impression et des sorties de l' Editique.

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Les avantages d'une Gestion électronique des documents La gestion électronique des documents recèle de multiples avantages. Elle permet de: rendre l'information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail; limiter au minimum la circulation des documents papier afin d'éviter les pertes des données; rassembler dans un unique dossier informatisé l'ensemble des documents disséminés dans toute l'organisation; éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour; sécuriser le stockage et l'accès aux documents et aux dossiers; favoriser la sauvegarde des documents sensibles. La GED au service des démarches ISO (qualité, sécurité et/ou environnement) Dans la cadre de la maîtrise documentaire attendue par la norme ISO 9001, l'entreprise doit définir et respecter les modalités d'élaboration, de codification, de diffusion, de gestion des versions périmés des documents ainsi que les modalités de conservation (accessibilité, durée, lieux) des enregistrements.

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Vous pouvez numériser vos documents au format papier, capturer vos documents électroniques et les archiver, le tout en s'adaptant à vos outils existants. Aller sur iguana ‍ ‍ • Intalio ‍ Intalio est une GED qui facilite la transformation numérique dans le domaine de la gestion et l'automatisation des processus ainsi que la Gouvernance des données. Aller sur Intalio ‍ ‍ • ProGEDoc ‍ ProGEDoc est un acteur dans la dématérialisation, la numérisation de documents, la gestion électronique de documents (GED), qui permet aux TPE, associations et PME, d'optimiser leur transformation digitale. Classement des documents | Gestion Electronique des Documents. Aller sur progedoc

À partir du nom du client, vous retrouverez aisément le dossier qui lui est associé. Une autre manière d'utiliser le classement alphabétique est d'octroyer un numéro à chaque dossier. À l'aide du numéro de dossier, vous pourrez naviguer aisément à travers les différents dossiers client pour trouver l'information dont vous avez besoin.