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Si un conflit survient ou si une personne quitte la salle rapidement, par exemple, notez-le de la manière la plus neutre possible. 6. Assurez-vous que votre procès-verbal soit lisible Ça peut être facile de tomber dans les tics d'écriture en rédigeant ce genre de document. Voici une liste de termes pour mettre un brin de piquant dans votre procès-verbal: Décider Déclarer Pris en compte Arrangé Croire Identifier Détailler Exprimer Garantir Informer 7. Lisez les documents informatifs Cette habileté vient bien sûr avec l'expérience, mais tentez dès que possible de vous familiariser avec les détails et les documents reliés aux réunions. Secretaire pour les nuls. En comprenant mieux les enjeux, vous serez plus en mesure de rendre un procès-verbal efficace. 8. Utilisez un bon temps de conjugaison Le passé simple à la troisième personne. Voici le bon temps de verbe pour écrire des procès-verbaux. Allez-y également avec des initiales plutôt que des noms complets pour sauver du temps. 9. N'ajoutez pas des détails inutiles Si un rapport ou un document a été passé en réunion, inutile d'inclure ces détails dans le procès-verbal.
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La secrétaire apportera tous ses soins à l'installation de l'éclairage artificiel qui reste même, indispensable et s'assurera: _ Qu'il n'est pas éblouissant (filaments et ampoules cachés); _ Qu'il est bien suffisant; _ Qu'il est bien réparti. Secretaire pour les nuls collection. Il est souhaitable que l'éclairage comprenne à la fois: • Un éclairage général (qui évite normalement des ombres trop marquées) assuré: _ Par des ampoule cachées qu'il convient d'essuyer souvent; _ Ou par un ou plusieurs tubes fluorescent • Un éclairage individuel, par incandescence, au moyen de lampes portatives donnant une lumière convenable sur les plans de travail Notons enfin que des murs clairs, des boiseries pâles n'absorbent pas la lumière, ajoutent une note plaisante et rendent l'atmosphère plus agréable. LA CLIMATISATION La climatisation des bureaux permet l'aération par insufflage d'air à température et à humidité à peu près constantes (air conditionné). Quand la climatisation n'existe pas, il est nécessaire: _ De maintenir dans les salles de travail, une température d'environ 20° (le chauffage central est, alors, le meilleur procédé à employer, à condition toutefois qu'il soit distribué par radiateurs munis d'humidificateurs); _ D'ouvrir les fenêtres en dehors des heures de travail, en particulier pendant le repas de midi et, s'il y a lieu, pendant les pauses LA LUTTE CONTRE LE BRUIT Le bruit, tant intérieur qu'extérieur, doit être banni des bureaux.
LES AIDES- MEMOIRES Sur le bureau de la secrétaire, on trouve, par conséquent, un ou plusieurs aide- mémoire qui lui sont indispensables. Citons en premier lieu: • L'agenda, sorte de carnet broché ou feuillets mobiles qui permet, grâce à ses divisions horaires plus ou moins rapprochées (quart d'heure par quart d'heure ou demi-heure par demi-heure), de noter les rendez-vous et tous les travaux à exécuter à une date déterminée, en termes suffisamment clairs et d'une écriture très lisible. Un Secrétaire général, c'est quoi?. La secrétaire biffe, au fur et à mesure et de façon très apparente ce qui n'a pu être exécuté le jour même. remarquons qu'en général la secrétaire tient, pour contrôle et par sécurité, un agenda personnel qui double celui de son chef, en assurant leur parfaite coordination. L'agenda est un outil de travail essentiel pour la secrétaire. • Le semainier est un agenda condensé qui, au lieu de consacrer une page par journée, groupe une semaine entière sur deux pages vis- à-vis l'une de l'autre. • Le « tikler » est un agenda perpétuel très commode; c'est également un classeur chronologique qui permet de remettre en mémoire, jour par jour, ce qu'il faut faire et qui peut servir d'échéancier; il est appelé parfois auto rappel.
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