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Il a déclaré la séance ouverte et a rappelé les questions inscrites à l'ordre du jour. Ces questions ont été examinées et les administrateurs ont procédé aux votes des résolutions suivantes: Première résolution [Texte de la résolution] Au choix selon le cas: Cette résolution est adoptée par [nombre de voix favorables à la résolution] sur [nombre total de voix]. Cette résolution est adoptée à l'unanimité. Deuxième résolution Troisième résolution Quatrième résolution Les administrateurs décident d'adopter le procès verbal de la dernière réunion du Conseil d'administration qui a eu lieu le [date de la réunion]. Cette résolution est adoptée à l'unanimité. Guide pour rédiger efficacement les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration | Digiboard. Le président constate que l'ordre du jour est épuisé et il déclare que la séance est levée. Le présent procès-verbal est signé par le président et par un administrateur. Le Président [signature] [prénom et nom] Un Administrateur nom]
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Le déroulé de la réunion Le formalisme et la conformité de la réunion Comme évoqué précédemment, une des étapes clef consiste à consigner les personnes présentes dans votre PV du conseil d'administration ainsi que leur heure d'arrivée (en cas de retard d'un participant, son vote à une mention passée ne pourra pas être pris en compte). Grâce à votre préparation en amont, il sera plus aisé d'identifier les présents, absents ou remplaçants. Plusieurs méthodes s'offrent à vous: Une checklist où vous pourrez « pointer » les personnes que vous connaissez dès leur entrée en salle de réunion Une feuille de présence à faire circuler. Cette méthode semble plus risquée car ce n'est plus vous qui maîtrisez la consignation. Le Guide pour une meilleure rédaction du procès-verbal du conseil d'administration - iBabs. Un tour de table pour bien identifier chaque personne avant de démarrer la séance. Les outils digitaux vous facilitent la prise de note et leur mise en page, il est conseillé de les utiliser avec parcimonie lors de l'enregistrement des conversations au risque d'être beaucoup moins concis dans la rédaction du procès-verbal.
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Le secrétaire d'assemblée La nomination d'un secrétaire est le prélude obligatoire aux délibérations. C'est en principe le règlement de l'immeuble qui précise la personne responsable de prendre en note les débats des réunions du conseil d'administration, de rédiger et de signer le procès-verbal. Le mode de rédaction Le procès-verbal doit être rédigé avec impartialité et précision, en suivant l'ordre chronologique du déroulement de la réunion. Il importe ainsi de transcrire intégralement le contenu de chaque résolution présentée, ainsi que les motifs qui supportent son adoption ou son rejet, et d'indiquer le résultat du vote. De plus, il est requis d'y faire mention des dissidences et des réserves exprimées par les administrateurs opposants sur la régularité des décisions. Procès verbal de conseil d administration de la banque centrale. Bien que le procès-verbal doive refléter la réalité des débats, il n'est pas requis, ni même souhaitable, que l'ensemble des propos ayant été tenus pendant la réunion soit intégralement rapporté. Signature du procès-verbal Il incombe généralement au président et au secrétaire de signer les procès-verbaux.
Ces signatures ont pour objet de confirmer que le contenu du procès-verbal reflète les délibérations et le résultat de chacune des décisions prises par le conseil d'administration. Sa valeur probante Le procès-verbal constitue la preuve matérielle de l'existence du contenu de chaque résolution. C'est ainsi que tout intéressé qui en conteste l'exactitude doit en faire la preuve. Le procès-verbal confère ainsi une valeur probante aux décisions valablement prises lors de la réunion du conseil d'administration, à défaut d'une contestation faite dans les délais. Conservation Une fois signé, il doit être déposé au registre de la copropriété, afin que les copropriétaires puissent y avoir accès. L'article 1070 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat a l'obligation de tenir à la disposition des copropriétaires une copie des procès-verbaux. Procès verbal de conseil d administration unibank. Le conseil d'administration est le gardien des registres contenant les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration. Il est ainsi tenu d'en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande.