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Les volumes d'informations qui circulent chaque jour dans les entreprises ou organisations publiques ne cessent de grossir: il y a toujours plus de données à gérer. Et cela fait déjà plus de 20 ans que les projets de dématérialisation se sont accélérés. Heureusement, il existe de nombreux outils qui permettent d'accompagner les entreprises dans cette transition parfois longue et laborieuse. Gestion documentaire en entreprise du. Mais quels sont les enjeux cachés de la dématérialisation de la gestion documentaire? Dématérialisation de la gestion documentaire: kézako? La dématérialisation de la gestion documentaire consiste à transformer la capture, la circulation et le partage de documents en les faisant basculer du format papier au format électronique. Elle implique également d'archiver de manière électronique des documents papier. Mais ce n'est évidemment pas tout puisqu'en parallèle, la dématérialisation de la gestion documentaire doit également faire en sorte que les documents s'intègrent parfaitement aux applications métiers.

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Actuellement et depuis plusieurs années, les entreprises sont confrontées à des transformations profondes qui ont un impact sur leur activité ainsi que sur les relations avec les clients, les fournisseurs et l'administration. Ces transformations sont directement imputables à l'évolution des technologies numériques, permettant une plus grande centralisation des flux documentaires et de données. Une question se pose alors, notamment pour les structures en situation de transition: comment réussir pleinement la dématérialisation des contenus, et se libérer peu à peu des archives papiers? Comment optimiser la gestion de documents dans mon entreprise ?. Gestion électronique et archivage papier: une réflexion historique L'idée-même de « gestion électronique » remonte à de nombreuses années. En 1945, l'ingénieur américain Vannevar Bush imagine ainsi une machine appelée Memex, permettant d'archiver, de lier et d'annoter des documents multimédia. Cette seule logique préfigure déjà ce que sera bien plus tard la GED documentaire, puis les liens hypertexte par la suite.

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La diffusion: il est nécessaire d'établir des droits d'accès et de modification selon la nature et la confidentialité du document. Les étapes de mise en place d'une gestion électronique des documents dans l'entreprise La mise en place de la GED au sein de l'entreprise se déroule en cinq étapes. Ce mémoire sur la mise en place de la GED au sein des entreprises vous permettra d'avoir des informations détaillées sur la mise en place d'une GED dans une entreprise. Étape 1: le rassemblement des documents C'est une étape très importante, car, une fois la numérisation effectuée, vous n'aurez plus jamais besoin de le faire. Étape 2: le traitement des documents L'indexage des documents numérisés permet de faciliter les opérations des moteurs de recherche par type et par concepts ou mots clés. Gestion documentaire en entreprise des. Étape 3: archivage des documents Pour cette étape, il faut archiver les documents en veillant au respect des principes suivant: L'authenticité: les copies doivent être conformes et identiques aux originaux La durabilité: les données doivent être exploitables à long terme La confidentialité: les données sensibles sont protégées Étape 4: l'organisation de la diffusion des documents La gestion électronique des documents permet la diffusion des documents dans l'entreprise selon les procédures et les méthodes de travail.

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L'article 1316-1 du code civil régi par la loi du 13 mars 2000 stipule que: « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier ». Gestion documentaire en entreprise la. Alors que le zéro papier apparaît de plus en plus comme incontournable dans une démarche RSE cohérente, la GED peut représenter une véritable valeur ajoutée. Selon une étude Ipsos, en moyenne 31 pages sont imprimées par jour et par salarié en Europe. Si la France reste sous la moyenne avec 28 pages, des progrès peuvent encore être faits.

D'autres raisons peuvent motiver les entreprises à opter pour la GED, notamment l'envie d'être plus vert en réduisant le papier. Comment la GED optimise la gestion de documents? Avec la gestion de documents traditionnelle, on monopolise beaucoup de temps dans la recherche de documents. Les dossiers qui décorent votre bureau prennent de la place et ne permettent pas une organisation optimale. SIMPLIFIER LA GESTION DU FLUX DOCUMENTAIRE EN ENTREPRISE : LA BONNE RÉSOLUTION 2022 - AEC Narbonne. L'avantage numéro 1 de la GED, c'est qu'elle centralise tous les documents. #1 Centraliser les documents Les visas, les plans, les contrats et tous les documents administratifs sont stockés et rangés dans un seul et même endroit. Un gain de temps incroyable pour retrouver facilement un document en particulier. Via la plateforme GED, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des documents. #3 Partager les documents La GED favorise le travail collaboratif en permettant de partager les documents avec vos collaborateurs. Là encore, on gagne du temps car plus besoin d'aller à la rencontre du collaborateur pour transmettre le document en question.

Ce logiciel possède de nombreux avantages, mais également certains inconvénients. Sa mise en place au sein d'une entreprise nécessite le respect de cinq étapes. Le mode de fonctionnement d'une gestion électronique dans l'entreprise La GED au sein d'une entreprise est effectuée à l'aide d'un logiciel dédié qui peut être disponible en mode Saas ou le serveur d'un logiciel dédié. Ce logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) permet à tous les collaborateurs d'avoir accès aux documents selon les règles de l'entreprise. Un logiciel de GED propose plusieurs fonctionnalités: L'acquisition et la numérisation des documents: il s'agit de numériser les documents papier. Le document papier est numérisé à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères. Le traitement: il consiste à traiter les documents numériques pour mieux les retrouver, c'est-à-dire classifiés, référencés, et index. GED : la simplification des processus documentaires devient prioritaire -. Le stockage: les documents traités sont stockés dans un entrain entièrement sécurisé. Ce stockage permet de recevoir la quantité de documents numériques dont l'entreprise a besoin.

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