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Tuesday, 6 August 2024

En archivistique [ modifier | modifier le code] Le plan de classement comprend des classes qui sont des entrées dans le plan de classement et constituent « un ensemble d'objets couverts par une même activité » [ 14]. Il est généralement divisé en deux catégories soit les documents de fonction et les documents de gestion. Chacun des documents et dossiers est classé selon une codification pouvant prendre trois formes ( numérique, alphabétique ou alphanumérique) et permettant de repérer rapidement l'information [ 7]. Il n'y a pas de plan de classement universel, bien qu'il existe des plans de classification type, par exemple le Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux [ 15]. Il existe plusieurs façons d'organiser le plan de classement soit par activité, par thèmes et par typologie documentaire [ 16]. Le modèle structurel le plus répandu est de type hiérarchique, car « il est plus simple à construire et à utiliser par le personnel administratif [ 17] ». Cependant, il y a aussi le modèle en liste et le modèle à facettes [ 18].

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On trouve ce type de plan de classement dans les serveurs de fichiers partagés, les serveurs de messagerie, les systèmes de gestion électronique de documents (GED), les systèmes d'archivage électronique (SAE), etc. Sont concernés ici tout autant les plans de classement personnels que les plans de classement partagés, jusqu'aux plans de classement dits «institutionnels », c'est-à-dire d'utilisation officielle dans le cadre d'organisations publiques ou privées. 1 Version allégée de celle produite par le groupe interassociation AAF-ADBS «records management » du 17 juin 2011. La version intégrale comprenant de nombreux schémas et exemples est disponible sur le site de l'AAF ( archivistes. org/ Groupes-de-travailet-commissions), dans la rubrique «Zoom sur certains groupes métiers ».

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Identifiez la nature du document pour savoir où le ranger, puis mettez-le immédiatement au bon endroit. Archivez: soyez attentif à la durée de conservation légale… Le stockage des documents « sensibles » en outre doit être sécurisé. Une fois le délai de conservation passé, vous pouvez éliminer le document. Archivage numérique ou physique? Les pièces numérisées ont désormais la même valeur probante que les papiers. Votre choix au moment d'organiser le classement de vos documents est donc très personnel… Quelques pistes pour vous aider à arbitrer: En cas de volume important, le classement numérique est une bonne option pour gagner de la place. Le papier offre un meilleur confort de lecture – notamment pour les documents sur plusieurs pages (bilan annuel, par exemple): un argument en faveur du classement physique. Dématérialiser vos pièces administratives reçues sous format papier peut être contraignant. A moins de confier la tâche de numérisation à un prestataire, mais à charge d'en payer le coût… De bons outils et une bonne méthode pour le classement papier Pour ranger vos documents sous format papier, soyez méthodique dans votre organisation: Classez vos papiers par nature: votre administratif concerne différents interlocuteurs.

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Quelle répartition des ouvrages par catégories Dewey? » Il faut aussi analyser l'espace occupé par la collection: les contraintes de l'espace, la volumétrie et les flux (documents entrants, sortants, rotation). Souvent, un désherbage est effectué, surtout si cela permet de réduire le nombre d'ouvrage. Une enquête de satisfaction peut également être menée afin de connaître les insatisfactions passées dans l'organisation du classement et les désirs futurs. La création d'un plan de classement est contrainte par l'espace, l'architecture du CDI et de son mobilier. En plus de présenter le manuel de cotation, le plan de classement doit présenter les particularités de chaque pôle et de son organisation, son placement dans le CDI. Vous pouvez placer les pôles sur un plan du CDI pour avoir une vision d'ensemble de la répartition des collections. Une fois l'analyse de la collection effectuée, les catégories ainsi que leurs contenus vont pouvoir être définis sous forme de pôle. A la suite de cette répartition par pôle, il faut préciser les catégories et sous catégories en essayant de garder un équilibre, de ne pas surcharger ou appauvrir certaines catégories.

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Pour de plus amples conseils, vous pouvez vous référer aux nombreux guides sur la rédaction d'un rapport de stage disponibles en ligne (l'Etudiant propose par exemple un Plan type d'un rapport de stage).

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Ne sont pas retenus les titres de noblesse, les particules de et d'. Négociant Lucie Du Gorde sera indexé à Du Gorde: Du Gorde (Négociant Lucie) Les docks de Sainte Musse sera indexé à Sainte Musse: Sainte Musse (Les docks de) Matériaux Léonard de Vinci sera indexé à Vinci: Vinci (Matériaux Léonard de) – La rubrique contient-elle un prénom employé seul? Dans ce cas, le mot directeur est le prénom Matériaux Sébastien est indexé à Sébastien: Sébastien (Matériaux) – La rubrique contient-elle un nom géographique? Dans ce cas, le mot directeur est le premier nom géographique (pays, région, département, ville…). Enrobés de l'Essonne est indexé à Essonne: Essonne (Enrobés de l') – La rubrique contient-elle un nom publicitaire ou un sigle? Dans ce cas, le mot directeur est le premier nom publicitaire (sauf si l'ensemble est placé entre guillemets) ou le premier sigle. Matériaux RVTP est indexé à RVTP: RVTP (Matériaux) – La rubrique contient-elle un adjectif pris substantivement? Dans ce cas, le mot directeur est le premier adjectif pris comme nom.

Il faut distinguer: – les documents et dossiers de travail (souvent consultés, ils seront rapidement accessibles); – les documents consultés rarement ou partagés avec d'autres utilisateurs. Les différents types de mobiliers permettent de classer des dossiers adaptés à l'emplacement qui leur est réservé. 2. 2 Les procédés de classement Dans l'entreprise, plusieurs procédés de classement peuvent être utilisés: 2. 3 Le matériel de classement La secrétaire utilise différents matériels de classement en fonction de la nature des éléments à classer, du mobilier et de l'espace disponible. Une partie du matériel peut être disposée sur le mobilier. 3. L'organisation d'un dossier Les dossiers sont, le plus souvent, utilisés par plusieurs personnes. L'organisation d'un dossier permet de trouver plus rapidement l'information et de repérer facilement les éléments recherchés. Tout classement erroné peut entraîner une erreur préjudiciable à l'entreprise. Lexique Classement: stockage d'un document suivant une méthode qui permet de le retrouver ultérieurement.

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