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Une fine analyse de ses exigences génère un appel d'offres qualitatif. Pour ce faire, l'appel d'offres se doit d'être explicite en étant simple à lire et facile à comprendre, sans oublier qu'il doit se faire l'écho d'un certain professionnalisme. Le respect de cette procédure vise à limiter les risques de recevoir des propositions jugées inintéressantes du point de vue de vos attentes entrepreneuriales. Vous perdriez du temps et en feriez d'ailleurs perdre au service achat ainsi qu'à ses fournisseurs. Le but étant de mettre en concurrence plusieurs entreprises pour fournir un produit ou un service. Et ce, pour obtenir la meilleure offre. Comment lancer un appel d'offres? Il existe deux méthodes pour lancer un appel d'offres. La première consiste à diffuser publiquement un avis de projet de marché, électroniquement, au moyen du Service électronique d'appels d'offres du gouvernement disponible sur la plateforme de l'état. La deuxième consiste, quant à elle, à adresser l'appel d'offres ou la demande de proposition directement aux entreprises inscrites dans une liste de fournisseurs compétents ou diffuser un avis dans des journaux spécialisés ou professionnels.
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2. Le contenu du dossier d'appel d'offres Le dossier d'appel d'offres ou DAO peut être accompagné d'additifs qui appuient les critères de réponse à l'annonce et qui sont issus de modifications apportées durant la réunion préparatoire. Il contient obligatoirement les instructions relatives aux conditions de soumission de candidature. Dans l'éventualité où le candidat ne parvient pas à assimiler l'ensemble des instructions données, il peut demander des éclaircissements sur les documents à remettre auprès de l'Autorité contractante ou soumissionnaire. La réponse est envoyée par écrit en lettre recommandée avec accusé de réception. Les données particulières de l'appel d'offres ou DPAO sont jointes au DAO. Elles énoncent obligatoirement les connaissances techniques exigées pour l'attribution du marché public, l'adresse de l'Autorité contractante, le chiffre d'affaires annuel du candidat pendant une période déterminée, le nombre de marchés, les équipements requis, l'adresse et la date de limite de dépôt des offres.
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Préparation et envoi du document d'appel d'offres Vous pouvez opter pour l'e-mail ou encore le fax pour ce qui est de l'envoi de l'appel d'offres aux fournisseurs. Si des normes particulières ne viennent pas imposer des moyens traditionnels, le mailing reste la solution la plus pratique. Votre appel d'offres doit contenir les éléments suivant: une description de la société que l'on représente; une description du contexte général du déroulement de l'appel d'offres; l'invitation aux réunions d'informations et un plan d'accès; le cahier des charges des prestations attendues; les volumes/quantités en jeu; les dates de livraisons; les règles du déroulement du processus de choix fournisseur et la deadline pour répondre; une grille de cotation afin que tout le monde côte d'une façon comparable; un formulaire d'accusé de réception. Plus précisément, on peut résumer l'élaboration d'un appel d'offres par 6 étapes: la rédaction du cahier des charges; la création de lots; la définition des critères de choix; le choix des soumissionnaires et diffusion de l'appel d'offres; la réception et l'analyse des appels d'offres et évaluation des soumissionnaires; ainsi que le choix du prestataire et la contractualisation.
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Il est le plus souvent dans des marchés de travaux de génie civil (terrassements, chaussées, etc. ). ce document est généralement intégré aux pièces contractuelles. À noter l'acheteur peut décider de ne pas appliquer une ou plusieurs dispositions du CCTG. Cahier des clauses administratives particulières (CCAP) Ce cahier des clauses détaille les conditions de facturation, de règlement, de révision des prix, de résiliation du marché ainsi que les pénalités de retard. Il complète ou remplace le CCAG. Le CCAP est obligatoire pour les procédure formalisées (appel d'offres, procédure avec négociation, dialogue compétitifs). À savoir le CCAP et le CCTP peuvent être réuni au sein du cahier de clauses particulières (CCP) Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) contient la description technique du besoin. Il complète ou remplace les CCTG. Le CCTP est obligatoire pour les procédure formalisées (appel d'offres, procédure avec négociation, dialogue compétitifs).
À noter lorsqu'un acheteur demande un certificat, une attestation ou un document de preuve, il ne peut demander que les pièces justificatives référencées dans la base de données e-Certis de la Commission européenne.