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Les données peuvent alors être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées; Archivage définitif En raison de leur « valeur » et intérêt, certaines informations sont archivées de manière définitive et pérenne. À la différence de la conservation en base active, les deux dernières étapes ne sont pas systématiquement mises en place. Leur nécessité doit être évaluée pour chaque traitement, et, pour chacune de ces phases, un tri sera opéré entre les données. L'identification de la durée de conservation des traitements La définition de la durée de conservation relève de l'analyse de conformité que le responsable doit mener pour son traitement. Dans certains cas, la durée de conservation est fixée par la règlementation (par exemple, l'article L3243-4 du Code du travail impose à l'employeur de conserver un double du bulletin de paie du salarié pendant 5 ans). Toutefois, pour de nombreux traitements de données, la durée de conservation n'est pas fixée par un texte.
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Les données personnelles des salariés doivent, comme toute autre catégorie de données à caractère personnel, être conservées pendant une durée « qui n'excède pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » [1]. Cette règle, dont la méconnaissance peut être lourdement sanctionnée [2] s'applique notamment aux données figurant sur les bulletins de paie, notamment lorsqu'ils sont sous forme électronique. L'article L. 3243-4 du Code du travail, issu de la loi n°2009-526 du 12 mai 2009, prévoit une durée de conservation du « double des bulletins » ou des « bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique ». Cette durée est une durée de cinq ans. Notons que cette durée de cinq ans n'est nullement une durée absolue à ne pas dépasser, même pour les bulletins de paie sur support papier, puisque ces documents sont également des pièces comptables qui, en tant que telles, doivent, selon l'article L. 123-22 du Code de commerce, être conservées par l'employeur pendant une durée de 10 ans à compter de la clôture des comptes annuels.
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Précision: le point de départ de ces différentes durées est la date de transmission de la fiche de paie au salarié. Bon à savoir La transmission des bulletins de paie peut se faire par voie postale, par voie électronique ou par une remise en main propre. Conservation et sanction en cas de manquement Lors d'un contrôle de l'inspection du travail, l'employeur doit être en mesure de produire le double des bulletins de paie de l'ensemble de ses salariés, en version dématérialisée ou en version papier. Attention: le manquement à l'obligation de conservation des bulletins de paie par l'employeur constitue une contravention de 3ème classe. Il est sanctionné par le paiement d'une amende égale à 450 € au maximum. Conservation sécurisée La sécurisation de la paie est l'un des piliers sur lequel s'appuie la gestion de la paie d'une entreprise. Elle implique l'utilisation d'outil d'informatique fiable tel que l'utilisation d'un: cloud: il s'agit d'un espace de stockage numérique où les données sont conservées et cryptées; coffre-fort numérique pour bulletin de paie: cet espace répond à des exigences plus élevées en termes de sécurisation des données.
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Au demeurant, la CNIL [7] considérait, en 2004, que si les motifs des absences ne devaient pas être conservés au-delà du temps nécessaire à l'établissement des bulletins de paie, « les informations nécessaires à l'établissement des droits du personnel (droits à la retraite.. ) », pouvaient être « conservées sans limitation de durée ». L'on en déduisait, en pratique, l'obligation, pour les employeurs, de conserver les bulletins de paie jusqu'à la date de liquidation des droits à la retraite. Si cette pratique n'a jamais été validée par un texte législatif ou réglementaire, la très longue durée de conservation des bulletins de paie sous forme électronique vient, en quelque sorte, la valider a posteriori. Pascal ALIX, avocat associé et DPO externe [1] Article 5. 1 e) du RGPD [2] Article 83. 5 du RGPD [3] D'où le nom du décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 « relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité » [4] Article D.
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Les bulletins de salaire (ou fiches de paie) vous permettent de corriger d'éventuelles erreurs et oublis de périodes de travail dans le calcul de votre retraite. Si vous êtes retraité, cela signifie que le calcul de votre pension a déjà été réalisé. Vous pouvez donc jeter ces documents à la poubelle… sauf si vous êtes en désaccord sur le montant de la pension que vous percevez. À quoi servent les fiches de paie? Le calcul de votre retraite se fonde en partie sur vos trimestres cotisés. Il arrive que certains trimestres soient oubliés ou mal intégrés dans le calcul de votre pension. Les bulletins de salaire sont alors des preuves qui vous permettent de rectifier les erreurs de calcul auprès de votre(vos) caisse(s) de retraite. Les erreurs de calculs ne sont pas rares. En 2020, la Cour des comptes relève qu'un dossier de retraite sur 6 comporte une anomalie. C'est pourquoi il est important de bien comprendre et vérifier son relevé de situation individuelle (RIS), qui estime vos droits à la retraite et que vous recevez tous les 5 ans à partir de vos 35 ans.
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(2) C: conservation définitive et intégrale dans le service public d'archives compétent en raison de leur intérêt historique.
Les doubles de bulletin de paie doivent impérativement être conservés au sein de l'entreprise. S'il y a plusieurs établissements, ils seront conservés dans chaque établissement distinct. En savoir + sur notre cabinet comptable
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