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Les entreprises, petites ou grandes, ont pour obligation de tenir une comptabilité. Cette tenue comptable peut se faire au sein de l'entreprise ou être externalisée auprès d'un cabinet d'expertise comptable. Découvrez quelques conseils pour bien externaliser votre comptabilité. 1 – Faites une analyse des processus au sein de votre organisation Avant de pouvoir externaliser votre comptabilité, vous devez faire un diagnostic de votre tenue actuelle: Quelles méthodes comptables utilisez-vous au sein de votre société: comptabilité analytique, comptabilité budgétaire? Quels sont vos délais? Externalisation de la comptabilité : définition, avantages et inconvénients. Quel volume de pièces traitez-vous chaque mois ou chaque année? Quelles déclarations réalisez-vous chaque année? Quelle est leur fréquence? Quels tableaux de bord utilisez-vous et combien de temps prenez-vous pour leur mise à jour? Combien de fiches de paie éditez-vous? En bref, analysez tout ce que vous réalisez au niveau comptable. 2 – Listez les tâches que vous souhaitez externaliser Maintenant que vous êtes au clair sur l'ensemble des processus comptables de votre entreprise, voici une liste des principaux travaux comptables que vous pourriez externaliser: La saisie comptable: comptabilisation des achats, des frais généraux, des opérations de ventes, de trésorerie, comptabilisation de la paie, etc.
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– Le client type est en grande majorité des cabinets comptables voulant sous traiter une partie de leur production (multi-clients), départements comptables de grosses PME & grands groupes. Ce type de prestation est facturée à l'heure ou à la ligne lettrée et rapprochée selon les cas. La sous traitance comptable simplifiée Par sous traitance comptable simplifiée nous parlons d'une sous traitance des factures (90% des dépenses) vers des logiciels de gestion commerciale SAAS qui ne sont pas à proprement parlé des logiciels comptables: type Artinove, Notilus, Idylis etc… Ces logiciels permettent un enregistrement simple des flux (ventes et achats) sans forcement les catégoriser d'un point de vue comptable (norme comptable avec plan comptable). Saisie comptable externalisée de la. Ce type de prestation représente 20% des dossiers. la majorité des flux sont des factures d'achats et tickets ( dépenses quotidiennes) avec: – Catégorisation de la facture selon des catégories pré-établies – Enregistrement des montants – Enregistrement du fournisseur – Date d'échéance – En option liaison ou non vers la facture numérique (PDF ou autres).
Les documents comptables reçus font l'objet d'une vérification d'exhaustivité, de non redondance et de lisibilité. Un retour est systématiquement envoyé en cas de non-conformité. Les données comptables sont ensuite saisies. Les libellés sont standardisés afin de faciliter les révisions ultérieures. Un suivi en temps réel vous est adressé lorsque des informations sont manquantes ou nous semblent erronées et ce, pour réduire au strict minimum les comptes d'attente et ainsi assurer la meilleure fiabilité possible à la saisie. Saisie comptable externalisée sur. Les saisies comptables sont restituées dans votre logiciel ou sur votre serveur directement. A la fin de chaque dossier traité, un tableau de suivi vous est transmis vous permettant de visualiser pour chaque dossier, le nombre de pièces reçues et le nombre de pièces comptabilisées.