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Sunday, 4 August 2024

Les volumes d'informations qui circulent chaque jour dans les entreprises ou organisations publiques ne cessent de grossir: il y a toujours plus de données à gérer. Et cela fait déjà plus de 20 ans que les projets de dématérialisation se sont accélérés. Heureusement, il existe de nombreux outils qui permettent d'accompagner les entreprises dans cette transition parfois longue et laborieuse. Mais quels sont les enjeux cachés de la dématérialisation de la gestion documentaire? Dématérialisation de la gestion documentaire: kézako? La dématérialisation de la gestion documentaire consiste à transformer la capture, la circulation et le partage de documents en les faisant basculer du format papier au format électronique. Elle implique également d'archiver de manière électronique des documents papier. Mais ce n'est évidemment pas tout puisqu'en parallèle, la dématérialisation de la gestion documentaire doit également faire en sorte que les documents s'intègrent parfaitement aux applications métiers.

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La plateforme de gestion documentairese porte bien. Content Services Platform, avec une croissance de plus de 30% de son chiffre d'affaires annuel récurrent pour l'année 2021. « L'accélération de notre croissance en 2021 est la preuve que de plus en plus d'organisations sont prêtes à adopter notre approche unique de la gestion de l'information, reposant sur les métadonnées, afin de prendre une longueur d'avance dans leur transformation digitale «, a déclaré Antti Nivala, le fondateur et CEO de M-Files. « Nous avons augmenté notre effectif de 20% en 2021, un record. Cela nous permet de mieux répondre aux besoins des collaborateurs et d'améliorer notre plateforme innovante pour une meilleure expérience client, une meilleure qualité de travail et moins de risque. » Innovations et développement des partenaires M-Files évoque plusieurs raisons à sa croissance, à commencer par les innovations apportées à sa solution. L'investissement de 80 millions de dollars (67 millions d'euros), réalisé en début d'année 2021 par le fonds européen Bregal Milestone, a permis en effet à M-Files d'améliorer sa plateforme.

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La bonne gestion des documents d'une entreprise reste un point capital pour son bon fonctionnement. Toute personne doit en effet être en mesure de retrouver un document, quelle que soit sa nature. Ce qui n'est pas toujours le cas avec le système traditionnel d'archivage des documents. Pour cette raison, les entreprises se tournent dorénavant vers la Gestion électronique des Documents (GED). Apprenez-en davantage sur cette technique moderne de gestion de documents. En quoi consiste la gestion électronique des documents? La Gestion électronique des Documents (GED) est un procédé informatique qui déploie des moyens électroniques pour rendre plus facile la gestion des documents. Elle regroupe les techniques servant à gérer les flux de documents entrant, sortant ou circulant au sein de l'entreprise. Sa réalisation implique la mise en œuvre de diverses actions et opérations. La GED se charge de créer et de rassembler les documents numériques, de les indexer, de les classer, d'en faire l'archivage, de les diffuser et de rendre l'accès à ses documents plus facile.

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L'an dernier, M-Files a fait 34 mises à jours de fonctionnalités, en particulier pour rendre plus efficace le travail hybride et à distance, dont u ne nouvelle interface utilisateur moderne et simplifiée pour une prise en main facile et plus intuitive avec M-Files Web, et l a possibilité de partager et de collaborer avec des équipes externes grâce à l'acquisition d' Hubshare en avril. Par ailleurs, en 2021, M-Files a développé son programme de partenariat, dont il résulte une hausse de 30% d'une année sur l'autre des revenus annuels récurrents. « Ces partenaires ayant accru leur maîtrise de la plateforme M-Files, la valeur moyenne des nouveaux contrats signés par les partenaires a bondi de près de 20% et les déploiements dans le Cloud ont augmenté cinq fois plus vite que les déploiements sur site «, a précisé l'entreprise.

Pour rappel, la GED intègre d'autres solutions telles que l'EDI (Échange de Données Informatisé) ou bien encore le SAE (Système d'Archivage Électronique). Elle permet l'optimisation et l'exploitation des documents et données associés. Plus concrètement, elle est utilisée dans toutes les étapes-clés du cycle de vie d'un document numérique: Création ou acquisition du document. Par exemple: numérisation, Stockage et indexation du document électronique, Gestion de la sécurité des données, Recherche, consultation du document électronique et échange des informations, Archivage électronique. La GED permet ainsi aux utilisateurs de se consacrer à leurs tâches à valeur ajoutée tout en réduisant les risques d'oubli et d'erreur. Pourquoi utiliser des règles de nommage dans la commande publique? Dans le secteur public aucune règle n'existe dans la façon dont les organisations doivent nommer leurs fichiers dans la GED. Cependant, il subsiste une règle dans le cadre de l'envoi des fichiers. Effectivement, selon le guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics, il est recommandé: « Indiquez clairement les noms des fichiers (Ex: RC pour « règlement de la consultation » …) et le numéro de version.

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