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Le règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données, dit « Règlement Général de Protection des Données » (RGPD), entrera en vigueur en France à compter du 25 mai prochain. Ce règlement intervient dans un contexte global de numérisation et, plus précisément, dans un mouvement général de dématérialisation. Dématérialisation des dossiers du personnel et. L'occasion de faire un point sur les possibilités offertes aux entreprises en termes de dématérialisation de la gestion de leur personnel. Les documents de gestion du personnel pouvant faire l'objet d'une dématérialisation Outre les déclarations sociales, dématérialisées dans le cadre de la norme 4DS (Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales), ou les titres restaurants, dématérialisés en application du Décret n°2014-294; il existe plusieurs axes de dématérialisation à la disposition de l'employeur. La dématérialisation des données du personnel La CNIL (déclaration de norme simplifiée n°46) détaille quatre finalités permettant de recourir à un traitement automatisé de données personnelles: La gestion administrative, La mise à disposition d'outils informatiques au bénéfice du personnel, La gestion des carrières, La mobilité et la formation des salariés.

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Dans les entreprises, même de tailles importantes, les dossiers du personnel sont encore très souvent gérés sous forme de documents papiers rangés dans des chemises et sous chemises. Cette gestion pose des problèmes d'encombrement, de sécurité, de confidentialité et d'accessibilité de l'information. Qu'apporte potentiellement la dématérialisation des dossiers du personnel? Documents Ressources Humaines : Quelles sont les durées légales de conservation ? - Locarchives. La disparition du dossier physique des armoires apporte la sécurisation du stockage et la possibilité de partager facilement certains documents avec des responsables opérationnels, la Direction Générale et les collaborateurs RH. Selon le degré de sophistication du Système d'Information (SI) et plus particulièrement du SIRH, des passerelles d'interopérabilité permettent des transferts automatiques de documents ou des synchronisations de données. Les processus RH peuvent être revisités, améliorés ou complétés en prenant avantage de la circulation instantanée des documents, des fonctionnalités de validation et de travail collaboratif.

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Aujourd'hui, quel état des lieux de la digitalisation RH de la fonction publique peut-on dresser? Quels sont les bénéfices attendus de ce virage numérique pour les gestionnaires RH comme pour les agents? Dématérialisation RH dans la fonction publique: un état des lieux La digitalisation des processus RH n'a pas été le premier chantier de modernisation de la fonction publique. Bien que le virage du numérique ait été pris dès les années 2000-2010, les innovations mises en place à l'époque visaient principalement le citoyen et non l'agent. Dématérialisation des dossiers du personnel quebec. À partir de 2000, il a par exemple été possible de déclarer ses revenus en ligne et de consulter le site officiel, créé la même année. Ce n'est qu'environ 10 ans plus tard que les premières mesures de dématérialisation des processus internes, et notamment des processus RH, ont vu le jour. La première brique a été posée grâce au décret du 15 juin 2011 qui autorise la dématérialisation du dossier individuel de l'agent 1. Depuis cette date, chaque collectivité peut décider de gérer de manière dématérialisée l'ensemble des pièces qui constituent les dossiers de ses agents (ou une partie seulement).

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Pragmatique aussi pour mesurer les changements opérationnels et les besoins de formation ou de refonte des processus. Pragmatique enfin pour démontrer rapidement les bénéfices de la solution retenue et atteindre les objectifs de productivité. La dématérialisation des dossiers du personnel est une étape significative dans l'évolution des modes de fonctionnement des organisations. Dématérislisation du dossier du personnel | Numéria. Elle doit être guidée par le « bon sens » et une bonne connaissance de ce que les technologies et les solutions logicielles peuvent apporter. Cette connaissance exige souvent l'intervention de professionnels pour guider les choix. Patrice Méda Fondateur de Primascan () Pour en savoir plus, visitez notre blog

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Nous vous laissons vous faire votre propre opinion, mais sachez que ce n'est pas pour rien qu'aujourd'hui, la tendance est à la transformation digitale. Comme dans le cas du bulletin de paie dématérialisé, vous avez aussi tout à gagner en dématérialisant vos autres documents RH. Ne plus avoir à passer par l'étape papier vous fait gagner du temps et de l'argent (notamment sur des impressions qui coûtent cher à la longue). Dématérialisez les dossiers du personnel : c’est simple, efficace et rentable ! - Le Blog Offiscénie. Votre personnel RH se trouve déchargé des tâches chronophages et répétitives (impression et envoi de chaque document à chaque salarié). De plus, cela facilite les échanges avec vos salariés: meilleure réactivité (lorsqu'une signature de document est nécessaire, par exemple), traçabilité garantie (fort pratique en cas de désaccord), archivage simple et sécurisé (fini les documents perdus). Bref, avec la dématérialisation, les interactions relatives aux documents administratifs se gèrent en quelques clics et de n'importe où. Outre le gain de productivité et la baisse des coûts, la dématérialisation valorise votre marque employeur et votre RSE (responsabilité sociétale des entreprises): c'est une démarche qui répond aux enjeux de la transition écologique.

Cette condition est, notamment, présumée remplie par l'usage d'un horodateur qualifié, d'un cachet électronique qualifié ou d'une signature électronique qualifiée au sens du règlement (UE) n°910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014. La copie électronique est conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu. Dématérialisation des dossiers du personnel. Les empreintes et traces générées en application des alinéas précédents sont conservés aussi longtemps que la copie électronique et dans des conditions ne permettant pas leur modification. Ainsi, la gestion du personnel n'échappe pas au processus global d'informatisation et de numérisation qui touche l'ensemble des acteurs de la vie économique. Cette dématérialisation a vocation à s'exprimer toujours plus largement et dans le cadre des relations individuelles et collectives de travail. Dans ce contexte, la Chambre sociale de la Cour de cassation a par exemple récemment reconnu la validité d'une opposition à l'entrée en vigueur d'un accord d'entreprise par voie électronique (Soc.

La gestion des dossiers administratifs du personnel regroupe plusieurs tâches administratives qui peuvent faire perdre un temps non négligeable au service RH. Compte tenu de l'évolution constante des réformes du gouvernement, il est indispensable que votre logiciel de gestion administrative soit doté d'une mise à jour automatique. De cette manière, votre entreprise sera toujours en conformité légale. Le contenu du dossier du personnel Le dossier personnel d'un employé regorge de renseignements pour ne citer que les informations relatives à son identité (nom, prénom, sexe, âge, téléphone, RIB, numéro de sécurité sociale, DPAE…) et à sa vie professionnelle (copie des diplômes, dossier de candidature, contrat de travail…). Outre cela, un tel dossier retrace les demandes de congés et absences, les avis d'arrêt de travail, les données relatives aux entretiens annuels, etc. Peuvent également y figurer les informations en lien avec le départ du salarié: les courriers de rupture du contrat de travail, le solde de tout compte, l'attestation Pôle emploi, etc.

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